PAGE營養(yǎng)餐學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)營養(yǎng)餐學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障學(xué)校營養(yǎng)餐工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校營養(yǎng)餐工作中形成的各類檔案資料，包括但不限于營養(yǎng)餐食材采購記錄、配送記錄、試餐留樣記錄、學(xué)生反饋記錄、營養(yǎng)食譜制定資料、食品安全檢查記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映營養(yǎng)餐工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與營養(yǎng)餐工作相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)清晰、可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)營養(yǎng)餐學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，以滿足檔案管理工作的需要。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集、整理營養(yǎng)餐工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照檔案管理的規(guī)范要求，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。4.檔案利用：負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱、復(fù)印等服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，保證檔案的合理利用。5.檔案統(tǒng)計(jì)：定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定程序，對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。（三）各部門職責(zé)1.采購部門：負(fù)責(zé)提供營養(yǎng)餐食材采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、采購發(fā)票等相關(guān)檔案資料，并及時(shí)將采購過程中的各類文件移交檔案管理室。2.配送部門：整理配送過程中的車輛運(yùn)輸記錄、配送路線、配送時(shí)間等檔案資料，按時(shí)送交檔案管理室。3.食堂管理部門：提供試餐留樣記錄、食品安全檢查記錄、學(xué)生就餐情況反饋記錄等檔案，確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確。4.營養(yǎng)膳食部門：負(fù)責(zé)營養(yǎng)食譜制定資料、營養(yǎng)分析報(bào)告等檔案的整理和歸檔工作，并移交檔案管理室。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.采購檔案類：包括食材采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商評估記錄、采購發(fā)票等。2.配送檔案類：涵蓋配送車輛信息、配送路線規(guī)劃、配送時(shí)間記錄、配送簽收單等。3.食品安全檔案類：包含試餐留樣記錄、食品安全自查報(bào)告、食品檢測報(bào)告、食品處理記錄等。4.學(xué)生反饋檔案類：學(xué)生對營養(yǎng)餐的意見、建議、滿意度調(diào)查等相關(guān)記錄。5.營養(yǎng)食譜檔案類：營養(yǎng)食譜制定過程中的各類資料，如食材營養(yǎng)成分分析、食譜調(diào)整記錄等。6.其他檔案類：與營養(yǎng)餐工作相關(guān)的其他文件、資料，如上級部門的通知、學(xué)校的相關(guān)規(guī)定等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。年份為檔案形成的公元紀(jì)年，取后兩位數(shù)字；類別代碼根據(jù)上述檔案分類設(shè)置，分別用兩位大寫字母表示，如“CG”代表采購檔案類，“PS”代表配送檔案類等；流水號為該類別檔案的順序號，用四位數(shù)字表示。例如，2023年形成的第5份采購檔案，編號為“23CG0005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.檔案資料應(yīng)在形成后及時(shí)收集，不得拖延積壓。對于重要的檔案資料，應(yīng)隨時(shí)收集并移交檔案管理室。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，并確保其真實(shí)性和完整性，不得隨意涂改、偽造或損毀。（二）整理流程1.分類：檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.編號：為每一份檔案資料賦予唯一的編號，編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注在檔案資料上。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查詢和管理。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案資料的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應(yīng)放置在遠(yuǎn)離火源、水源和陽光直射的地方，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案柜的安全可靠。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案盒存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的分類和編號進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子檔案索引，方便查詢。（三）檔案保管期限1.永久保管：涉及學(xué)校營養(yǎng)餐工作重大決策、長期規(guī)劃、重要合同協(xié)議等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要，分別確定保管期限為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并詳細(xì)記錄清查結(jié)果。六）檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱營養(yǎng)餐學(xué)校檔案。2.上級主管部門、相關(guān)監(jiān)管部門及其他有關(guān)單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案資料。（二）利用程序1.校內(nèi)查閱與借閱：校內(nèi)各部門如需查閱或借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。檔案管理人員根據(jù)申請表，為查閱或借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》或《檔案借閱登記表》上做好記錄，注明查閱或借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、查閱或借閱人簽字等信息。查閱人員應(yīng)在檔案管理室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.校外查閱與借閱：上級主管部門、相關(guān)監(jiān)管部門及其他有關(guān)單位如需查閱或借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、用途等信息，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。檔案管理人員按照規(guī)定程序，為查閱或借閱單位提供相應(yīng)的檔案資料，并做好記錄。查閱或借閱單位應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，如需復(fù)印或帶走部分檔案資料，應(yīng)經(jīng)學(xué)校同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。校外查閱或借閱檔案的單位應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案用于其他非指定用途。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的合理利用和安全歸還。2.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中有違反規(guī)定的行為，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)制止，并向上級報(bào)告。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容涉及學(xué)校營養(yǎng)餐工作的重大決策、重要事件、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等，具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的，應(yīng)繼續(xù)保存。2.時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)：超過保管期限且已失去現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。3.完整性標(biāo)準(zhǔn)：檔案資料不完整、無法反映營養(yǎng)餐工作全貌或重要信息缺失的，應(yīng)謹(jǐn)慎鑒定其存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，填寫《檔案銷毀鑒定表》。《檔案銷毀鑒定表》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見、鑒定人員簽字等內(nèi)容。2.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員編制《檔案銷毀清單》，《檔案銷毀清單》應(yīng)詳細(xì)列出擬銷毀