PAGE檔案管理工作規(guī)章制度牌一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度牌。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案的形成應真實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準確，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理工作的具體實施。（二）主要職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理規(guī)章制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全完整。5.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。6.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。7.開展檔案業(yè)務培訓和指導工作，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。8.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。9.完成公司/組織領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質量管理檔案、技術研發(fā)檔案、客戶服務檔案等。3.項目檔案針對公司/組織的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目計劃、項目合同、項目報告、項目驗收文件等。4.聲像檔案包括公司/組織的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.電子檔案存儲在電子介質上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等電子資料。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保檔案編號的科學性和實用性。2.檔案編號采用層次編碼法，由全宗號、年度號、類別號、項目號、案卷號、件號等組成。3.全宗號：由公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標識公司/組織的檔案全宗。4.年度號：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。5.類別號：根據(jù)檔案分類方案，用大寫字母或數(shù)字表示各類檔案的類別，如“A”表示行政檔案，“B”表示業(yè)務檔案等。6.項目號：針對項目檔案，用數(shù)字或字母表示項目的編號，如“項目001”。7.案卷號：按照檔案整理的順序，對每一案卷編制唯一的案卷號，用三位數(shù)字表示，如“001”。8.件號：在案卷內(nèi)，對每份文件或資料編制唯一的件號，用兩位數(shù)字表示，如“01”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案資料收集齊全，移交檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括紙質文件、電子文件、聲像資料等，應確保檔案的完整性和準確性。3.對于公司/組織重大活動、重要項目等形成的檔案資料，相關部門應在活動結束或項目完成后及時整理收集，并移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和指導，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行整理。2.紙質檔案的整理包括分類、編號、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。分類應按照檔案分類方案進行，編號應按照檔案編號規(guī)則進行，編目應編制檔案目錄，裝訂應確保檔案整齊、牢固。3.電子檔案的整理應按照電子文件管理規(guī)范進行，確保電子文件的格式統(tǒng)一、命名規(guī)范、存儲安全。電子檔案應與紙質檔案相對應，建立電子檔案與紙質檔案的關聯(lián)關系。4.聲像檔案的整理應按照聲像資料管理要求進行，對照片、錄音、錄像等資料進行分類、編號、編目，并配以文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。5.檔案整理過程中，應剔除重復、無效的檔案資料，確保檔案的精煉和有效。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.公司/組織應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合國家有關檔案保管的標準和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度控制設備、消防設備、通風設備、防蟲防鼠設備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應布局合理，便于檔案的管理和利用。（二）檔案保管措施1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、質量完好。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施。2.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行有序排列，存放在檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。3.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案管理人員應定期記錄庫房的溫濕度情況，并采取相應的措施進行調(diào)節(jié)。4.檔案庫房應做好防火、防盜工作，配備必要的消防器材和防盜設備，如滅火器、消火栓、防盜門、防盜窗、監(jiān)控設備等。檔案管理人員應熟悉消防器材的使用方法，定期進行消防演練，確保檔案庫房的消防安全。5.檔案庫房應做好防蟲、防鼠工作，定期進行檢查和清理，采取必要的防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等，防止檔案受到蟲害和鼠害的破壞。6.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案管理人員進入檔案庫房時，應做好登記記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案鑒定工作應成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組應按照檔案鑒定標準和方法，對檔案進行全面、客觀、公正的鑒定。3.檔案鑒定的主要內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等，根據(jù)檔案的重要性、完整性、時效性等因素，確定檔案的保存價值和保管期限。4.檔案鑒定小組應形成檔案鑒定報告，明確檔案的鑒定結論和處理意見。檔案鑒定報告應經(jīng)公司/組織領導審批后生效。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀工作應嚴格按照審批程序進行，確保檔案銷毀的合法性和嚴肅性。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊應經(jīng)公司/組織領導審批后存檔。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。七、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司/組織外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應提前向公司/組織提出申請，經(jīng)公司/組織領導批準后，方可查閱檔案，并按照檔案管理部門的要求辦理查閱手續(xù)。3.涉及公司/組織機密、敏感信息的檔案，查閱權限應嚴格控制，需經(jīng)公司/組織高層領導審批后方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.檔案查閱申請人應持有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應核對申請人的身份信息和查閱申請審批表。2.檔案管理人員應根據(jù)申請人的查閱需求，提供相應檔案，并在檔案查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。3.查閱檔案時，申請人應在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱結束后，申請人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應核對檔案的完整性和準確性，并在檔案查閱登記表上注明歸還時間。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司/組織的利益和形象。2.檔案利用過程中，如需對檔案進行加工、整理、改編等操作，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照檔案管理的相關規(guī)定進行。3.檔案利用產(chǎn)生的成果，如研究報告、論文、宣傳資料等，如需引用檔案內(nèi)容，應注明檔案的出處和來源。4.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解檔案利用的需求和趨勢，為檔案管理工作的改進提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立健全公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過檔案信息化管理，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和優(yōu)化配置，為公司/組織的各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門應制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確檔案信息化建設的目標、任務、步驟和措施。2.加強檔案信息化基礎設施建設，配備必要的計算機設備、存儲設備、網(wǎng)絡設備等，確保檔案信息化管理工作的順利開展。3.建立檔案數(shù)字化加工平臺，對紙質檔案進行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。4.完善檔案管理信息系統(tǒng)功能，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱利用、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的自動化水平。5.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。6.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性，及時解決系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.檔案管理部門應定期對各部門檔案管理工作進行檢查和指導，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。3.公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對檔案管理工作進行審計，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準確性、檔案的安全保管等方面的情況。（二）考核評價1.公司/組織應建立檔案管理工作考核評價制度，對檔案管理部門和各部門的檔案管