PAGE小學課桌凳檔案管理制度一、總則（一）目的為加強小學課桌凳的管理，確保課桌凳的合理配置、規(guī)范使用、定期維護及有效更新，保障學校教學工作的正常開展，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有年級的課桌凳管理工作，包括課桌凳的采購、驗收、發(fā)放、使用、維護、維修、報廢等環(huán)節(jié)所涉及的相關檔案資料管理。（三）管理原則1.完整性原則：全面收集課桌凳管理過程中的各類信息，確保檔案資料的完整性。2.準確性原則：檔案記錄應真實、準確、清晰，如實反映課桌凳的實際情況。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和流程進行檔案的整理、歸檔和保管，保證檔案管理的規(guī)范性。4.保密性原則：對涉及課桌凳管理的敏感信息，如采購價格、使用狀況等予以保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）學校后勤管理部門1.負責制定課桌凳檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌課桌凳檔案的建立、整理、歸檔和保管工作。3.協(xié)調各部門之間的工作，確保課桌凳檔案管理工作的順利進行。（二）年級組1.負責本年級課桌凳的日常使用管理，及時反饋課桌凳的使用狀況和問題。2.協(xié)助后勤管理部門進行課桌凳的清查、盤點等工作。（三）班主任1.負責本班課桌凳的具體管理，督促學生愛護課桌凳，發(fā)現(xiàn)問題及時上報。2.配合學校完成與本班課桌凳相關的檔案信息收集工作。（四）財務部門1.負責課桌凳采購資金的管理和核算，提供相關財務資料。2.參與課桌凳采購預算的編制和審核工作。三、檔案內容及分類（一）采購檔案1.采購計劃：包括年度采購計劃、臨時采購申請等，詳細記錄采購課桌凳的數(shù)量、規(guī)格、型號、預算等信息。2.采購合同：與供應商簽訂的采購合同副本，包含合同編號、簽訂日期、雙方信息、產(chǎn)品明細、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.采購發(fā)票：采購課桌凳的發(fā)票復印件，作為資金支出的憑證。（二）驗收檔案1.驗收報告：驗收人員對采購的課桌凳進行驗收后出具的報告，記錄驗收時間、驗收人員、驗收標準、驗收結果（合格、不合格及整改情況）等。2.質量證明文件：供應商提供的課桌凳質量合格證明、檢測報告等相關資料。（三）發(fā)放檔案1.發(fā)放記錄：詳細記錄課桌凳發(fā)放的年級班級、數(shù)量、發(fā)放時間、領取人簽字等信息。2.領用憑證：領用人員簽字確認的領用單據(jù)。（四）使用檔案1.日常檢查記錄：由班主任或相關管理人員定期對課桌凳進行檢查的記錄，包括檢查時間、檢查人員、課桌凳外觀、結構、功能等方面的檢查情況及發(fā)現(xiàn)的問題。2.損壞維修記錄：記錄課桌凳損壞的時間、地點、原因、維修情況（維修時間、維修人員、維修內容、更換部件等）。（五）維護檔案1.維護計劃：制定的課桌凳定期維護計劃，包括維護周期、維護內容、責任人等。2.維護記錄：每次維護工作的記錄，如維護時間、維護人員、維護過程及效果等。（六）維修檔案1.維修申請：使用部門或人員提交的課桌凳維修申請，注明維修原因、維修內容、預計維修時間等。2.維修工單：維修人員填寫的維修工單，記錄維修工作的具體情況，如維修時間、維修人員、維修成本等。（七）報廢檔案1.報廢申請：提出課桌凳報廢申請的文件，說明報廢原因、報廢數(shù)量、報廢時間等。2.報廢鑒定報告：由相關部門或專業(yè)人員對擬報廢課桌凳進行鑒定后出具的報告，確認是否符合報廢條件。3.報廢處理記錄：記錄課桌凳報廢后的處理方式（如變賣、回收等）及處理結果。四、檔案建立與整理（一）檔案建立1.在課桌凳管理工作開展過程中，各相關部門和人員應及時收集、整理各類檔案資料，并按照檔案分類要求進行初步分類。2.對于紙質檔案資料，應確保字跡清晰、內容完整；對于電子檔案資料，應進行規(guī)范命名和分類存儲，保證數(shù)據(jù)的準確性和可查性。（二）檔案整理1.定期對收集到的檔案資料進行整理，去除重復、無效的信息，確保檔案資料的簡潔性和有效性。2.按照檔案分類標準，對各類檔案進行進一步細分和排序，便于查找和使用。3.對于同一類檔案中的多份資料，應按照時間順序或重要程度進行編號和裝訂，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案資料應及時歸檔，歸檔時應填寫檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.將檔案資料按照檔案柜的編號和存放位置進行存放，確保檔案存放有序，便于查找。（二）檔案保管1.設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全存放。2.制定檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案資料的完整性和安全性。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期更換，并存放在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.因工作需要查閱課桌凳檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，交檔案保管人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案保管人員應在指定地點提供檔案查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱課桌凳檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等。2.申請表經(jīng)學校主管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案保管人員應對借閱的檔案資料進行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得在檔案資料上圈劃、批注、污損，確保檔案資料的完好無損。借閱期滿后，應按時歸還檔案資料。七、檔案保密與安全（一）檔案保密1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對課桌凳檔案中的敏感信息進行保密管理。2.檔案管理人員應與學校簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.限制檔案查閱和借閱的范圍，未經(jīng)批準，不得向無關人員透露檔案內容。（二）檔案安全1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案保管場所的安全。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止因設備故障導致檔案資料損壞或丟失。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案資料，并按照應急預案進行處理。八、檔案清理與銷毀（一）檔案清理1.定期對課桌凳檔案進行清理，根據(jù)檔案保管期限，剔除已過保管期限且無留存價值的檔案資料。2.在清理檔案時，應填寫《檔案清理登記表》，注明清理檔案的名稱、編號、日期、清理原因等信息。（二）檔案銷毀1.對于擬銷毀的檔案資料，應進行嚴格的鑒定和審批。經(jīng)學校主管領導批準后，方可進行銷毀處理。2.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚