PAGE公安局檔案室室管理制度一、總則（一）目的為加強公安局檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為公安工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公安局機關(guān)各部門及所屬單位檔案的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安局檔案室對全局各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映公安工作的歷史和現(xiàn)狀，保證檔案信息的真實性。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、警務工作秘密等檔案進行保密管理。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公安工作和社會公眾提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案室設(shè)置公安局設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備，負責全局檔案的集中管理。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管全局各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.開展檔案的鑒定工作，定期對檔案進行清理，銷毀已過保管期限且無保存價值的檔案。4.建立檔案檢索體系，編制各類檔案目錄和索引，為檔案利用提供便利。5.根據(jù)工作需要，及時、準確地提供檔案查閱、借閱服務，嚴格履行檔案查閱、借閱手續(xù)。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.對本局各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓和交流活動。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和處理。4.根據(jù)檔案利用需求，迅速、準確地查找和提供檔案資料，并做好檔案查閱、借閱登記工作。5.嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理工作。7.協(xié)助開展檔案鑒定和銷毀工作，對擬銷毀檔案進行審核和登記。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公安業(yè)務工作中形成的各類文件材料，包括案件卷宗、審批文件、會議記錄、統(tǒng)計報表等。2.公安隊伍建設(shè)方面的文件材料，如人事檔案、表彰獎勵材料、教育培訓記錄等。3.公安基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和裝備配備相關(guān)的文件材料，如規(guī)劃設(shè)計文件、采購合同等。4.對外交流與合作中形成的文件材料以及涉及公安工作的各類聲像、電子數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時形成和完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰、簽字蓋章齊全，并按照規(guī)定的格式和要求進行整理。3.對于重要的檔案材料，應及時移交檔案室，不得擅自留存或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.分類科學合理，并保持相對穩(wěn)定，便于檔案的檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制歸檔文件目錄和備考表。2.案件檔案按照案件類別、時間順序進行整理，一案一卷，卷內(nèi)材料排列有序，并編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.聲像檔案按照載體形式、時間順序進行整理，注明拍攝（錄制）時間、地點、內(nèi)容等信息，并編制目錄清單。4.電子檔案按照存儲格式、內(nèi)容主題等進行分類整理，并建立相應的索引和數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管場所檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等要求，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.配備符合標準的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進行分類存放，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應堅固耐用，能夠滿足檔案長期保管的需要，并定期進行檢查和維護。（三）保管措施1.建立檔案庫房管理制度，嚴格控制庫房的溫度、濕度，定期進行監(jiān)測和記錄，確保檔案保管環(huán)境適宜。2.對檔案進行定期盤點，核對檔案數(shù)量、種類和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.加強對檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全防護設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保庫房安全。4.對重要檔案和易損檔案采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放等，防止檔案丟失或損壞五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公安工作實際，對檔案進行科學、準確的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成，負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，結(jié)合公安工作發(fā)展變化情況，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊需經(jīng)檔案室負責人審核、局領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告檔案室備案。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公安內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案，以了解相關(guān)業(yè)務歷史情況、參考工作經(jīng)驗等。2.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法查閱涉及案件辦理、行政管理等方面的檔案。3.其他單位或個人因特殊原因，按照規(guī)定程序查閱公安檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案，查閱時應在查閱登記薄上填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：對于不宜查閱或借閱的檔案，利用者可申請復制部分檔案內(nèi)容。復制檔案應經(jīng)檔案室負責人批準，并按照規(guī)定收取復制費用。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案時，利用者應出示有效證件，并填寫查閱、借閱登記表。2.查閱檔案應在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘錄、復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進行。3.借閱檔案應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自拆卷。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案室，并承擔相應責任。4.利用完畢后，利用者應按時歸還檔案，檔案室管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完好情況，辦理歸還手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的公安檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務水平，為公安工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對館藏檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標準。2.建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，對數(shù)字化加工過程進行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.構(gòu)建涵蓋各類檔案信息的數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享。2.對數(shù)據(jù)庫進行定期維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和時效性。（四）信息安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段保障系統(tǒng)安全。2.建立嚴格的用戶權(quán)限管理制度，對系統(tǒng)操作人員進行身份認證和授權(quán)管理，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.定期進行數(shù)據(jù)備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對各部門檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案室負責對全局檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，檔案庫房的安全狀況等。3.檔案信息化建設(shè)進展情況，檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性等。（三）問題