PAGE大學(xué)人事檔案管理支制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)大學(xué)人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大學(xué)全體教職工及各類人事檔案相關(guān)的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映教職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集教職工在各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的材料，保證檔案材料的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保人事檔案信息不泄露，維護(hù)教職工的個(gè)人隱私。4.集中統(tǒng)一管理原則：人事檔案由學(xué)校人事部門集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自保存、銷毀或涂改人事檔案材料。二、檔案內(nèi)容與分類（一）履歷材料1.個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.參加工作后的任職經(jīng)歷、崗位變動(dòng)等材料。（二）自傳材料教職工撰寫的自傳及相關(guān)補(bǔ)充材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核、聘期考核、專項(xiàng)考核等材料。2.干部選拔任用、評(píng)先評(píng)優(yōu)等考察材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書：畢業(yè)證書、學(xué)位證書及相關(guān)學(xué)歷認(rèn)證材料。2.培訓(xùn)材料：參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)總結(jié)等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：任職資格評(píng)審表、聘任文件、職稱證書等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書及相關(guān)審批材料。日期：[具體日期]編號(hào)：[編號(hào)]起草部門：人事處審核部門：[審核部門名稱]批準(zhǔn)人：[批準(zhǔn)人姓名]實(shí)施日期：[實(shí)施日期]2.政治歷史問(wèn)題審查結(jié)論及相關(guān)材料。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員的組織關(guān)系介紹信、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等。2.黨團(tuán)組織活動(dòng)記錄及個(gè)人在黨團(tuán)組織中的表現(xiàn)材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。2.獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料及相關(guān)證明。（八）處分材料1.受到黨紀(jì)、政紀(jì)處分的決定書、處分調(diào)查報(bào)告等。2.處分解除的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資發(fā)放記錄等。2.職務(wù)任免文件、任免審批表等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照使用記錄等。（十）其他可供組織參考的材料1.個(gè)人重要成果、著作、論文發(fā)表情況等材料。2.社會(huì)兼職、榮譽(yù)稱號(hào)等相關(guān)材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及教職工的各類材料收集齊全，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交人事部門。2.教職工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)配合人事部門，如實(shí)提供本人相關(guān)材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。（二）整理流程1.人事部門收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類目錄進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份材料進(jìn)行核對(duì)，確保材料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.按照檔案裝訂要求，將每份材料依次排列，左側(cè)打孔，用線繩裝訂成冊(cè)，并在每?jī)?cè)檔案首頁(yè)填寫檔案目錄。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的人事檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管方式1.按照檔案類別和保管期限，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、查閱、借閱等情況。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、人事部門及相關(guān)部門因工作需要，可以查閱人事檔案。2.其他人員因特殊情況需要查閱人事檔案的，須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人在人事部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱人事檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[具體期限]，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，到人事部門辦理借閱手續(xù)。2.人事部門對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，并向借閱人提供檔案副本或復(fù)印件，原件一般不得外借。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，人事部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案內(nèi)容分類，將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。七、檔案轉(zhuǎn)遞與銷毀（一）檔案轉(zhuǎn)遞1.教職工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，人事部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，人事部門應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案，并在封口處加蓋騎縫章。4.接收檔案的單位應(yīng)在收到檔案后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)將回執(zhí)寄回人事部門。（二）檔案銷毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的人事檔案，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案銷毀過(guò)程的安全和保密。3.檔案銷毀前，應(yīng)編制《人事檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。4.檔案銷毀后，銷毀人員應(yīng)在《人事檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）問(wèn)題處理