PAGE財(cái)務(wù)檔案保存與管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義財(cái)務(wù)檔案是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種憑證、賬簿、報(bào)表、文件、合同等資料。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)軟件備份等。（二）編號(hào)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法如下：1.會(huì)計(jì)憑證類：按照年份和月份順序編號(hào)，如“20XX年X月記字第X號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬編號(hào)為“總字第X號(hào)”，明細(xì)賬編號(hào)為“明字第X號(hào)”，日記賬編號(hào)為“日字第X號(hào)”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為“固字第X號(hào)”。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：按照年份和報(bào)告期編號(hào)，如“20XX年度第X期”。4.其他類：根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，如“銀調(diào)字第X號(hào)”、“銀對(duì)字第X號(hào)”、“納申字第X號(hào)”等。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及相關(guān)部門形成的財(cái)務(wù)檔案，確保檔案的完整性。2.對(duì)于外部單位提供的財(cái)務(wù)資料，如銀行對(duì)賬單、審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)簽收并歸檔。3.財(cái)務(wù)人員在辦理完畢各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料整理齊全，移交檔案管理人員。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照分類和編號(hào)要求，對(duì)收集到的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理。2.對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并按照編號(hào)順序排列。3.對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)按照賬簿種類和編號(hào)順序整理裝訂。4.對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)告，應(yīng)按照?qǐng)?bào)告期和編號(hào)順序整理成冊(cè)。5.對(duì)于其他類檔案，應(yīng)按照檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類整理。四、財(cái)務(wù)檔案的裝訂與保管（一）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有掉頁、缺號(hào)等現(xiàn)象。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)使用線繩或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺頁等現(xiàn)象。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)使用訂書機(jī)或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、美觀，不得有散頁、缺頁等現(xiàn)象。4.其他類檔案應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)選擇合適的裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊。（二）保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)于重要的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采取備份措施，如存儲(chǔ)在光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。5.財(cái)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)檔案室查閱。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露等，如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱完畢后，借閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿的財(cái)務(wù)檔案，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以銷毀。2.保管期限未滿，但已失去保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以銷毀。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成的財(cái)務(wù)檔案損壞或丟失，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案管理人員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。七、財(cái)務(wù)檔案的保密與安全（一）保密1.財(cái)務(wù)檔案涉及公司的商業(yè)機(jī)密和財(cái)務(wù)信息，檔案管理人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露公司財(cái)務(wù)信息。2.未經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播財(cái)務(wù)檔案。3.對(duì)于涉及公司重大財(cái)務(wù)決策、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保信息安全。（二）安全1.公司應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案室的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案室進(jìn)行安全檢