PAGE派出所檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)派出所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本派出所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本派出所各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于公安業(yè)務(wù)檔案、文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則派出所設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映派出所各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集、整理派出所工作中形成的各類(lèi)檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、警務(wù)秘密等重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)全所檔案的集中管理和日常工作。檔案管理室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程，明確各環(huán)節(jié)的工作要求和責(zé)任。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)對(duì)派出所各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高全所檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.在檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保本部門(mén)檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，及時(shí)提供本部門(mén)檔案利用情況的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公安業(yè)務(wù)檔案包括案件檔案、戶(hù)籍檔案、出入境檔案、治安管理檔案、交通管理檔案、消防管理檔案等。2.文書(shū)檔案包括上級(jí)文件、本所文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通報(bào)等各類(lèi)文書(shū)材料。3.人事檔案包括民警個(gè)人檔案、輔警檔案等，內(nèi)容涵蓋個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資等方面。4.財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)文件等。5.聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等，記錄派出所重要活動(dòng)、案件現(xiàn)場(chǎng)、領(lǐng)導(dǎo)視察等情況。6.其他檔案如實(shí)物檔案（警械、裝備等）、電子檔案（各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等）等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，整理分類(lèi)，移交本部門(mén)兼職檔案員。3.對(duì)于重要文件、緊急文件或涉及多個(gè)部門(mén)的文件，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，確保檔案收集的準(zhǔn)確性和完整性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，編制案卷目錄。2.公安業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，按照案件性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案信息庫(kù)。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分年度、類(lèi)別裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.聲像檔案按照時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注相關(guān)信息，建立聲像檔案索引。6.實(shí)物檔案對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，注明名稱(chēng)、來(lái)源、日期、保管期限等信息，妥善保管。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法。2.公安業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分為不同類(lèi)別，如刑事偵查類(lèi)、治安管理類(lèi)等，每類(lèi)再按照案件辦理流程進(jìn)行細(xì)分。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定的十大類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，即履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資、任免、出國(guó)（境）等材料。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類(lèi)別。5.聲像檔案按照照片、錄音、錄像等不同載體形式進(jìn)行分類(lèi)。6.實(shí)物檔案按照警械、裝備、榮譽(yù)證書(shū)等不同實(shí)物類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案年度用公元紀(jì)年全稱(chēng)，如“20XX”；保管期限分為“永久”“長(zhǎng)期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼根據(jù)本所實(shí)際情況編制。案卷編號(hào)格式為：年度保管期限代碼機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼案卷順序號(hào)，如“2023Y01001”。2.公安業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)別編制代碼，如刑事偵查類(lèi)用“XZ”表示，治安管理類(lèi)用“ZA”表示等。案件編號(hào)格式為：業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼年份案件順序號(hào)，如“XZ2023001”。3.人事檔案每類(lèi)材料按照順序編號(hào)，如履歷材料編號(hào)為“1”，自傳材料編號(hào)為“2”等。個(gè)人檔案編號(hào)格式為：類(lèi)別代碼順序號(hào)，如“1001”。4.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證編號(hào)按照年度和月份順序，如“202301001”表示2023年1月份第1號(hào)會(huì)計(jì)憑證；會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)為“ZB年份”，如“ZB2023”表示2023年會(huì)計(jì)賬簿；財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為“BG年份報(bào)告期”，如“BG2023年度”。5.聲像檔案照片編號(hào)格式為：年度照片順序號(hào)，如“2023001”；錄音、錄像編號(hào)格式為：年度錄制日期順序號(hào)，如“20230501001”。6.實(shí)物檔案編號(hào)格式為：實(shí)物類(lèi)別代碼年份順序號(hào)，如“JX2023001”表示2023年第1號(hào)警械實(shí)物檔案。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備適宜的保管條件，保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用裝訂成冊(cè)、裝盒上架保管的方式。不同年度、保管期限、類(lèi)別分別存放，便于管理和查閱。2.電子檔案采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立電子檔案目錄和索引，便于檢索和利用。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.聲像檔案照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后分類(lèi)保存；錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等應(yīng)標(biāo)注相關(guān)信息，妥善存放于專(zhuān)門(mén)的聲像檔案保管設(shè)備中，防止磁帶變形、光盤(pán)劃傷等。4.實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)物特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如警械應(yīng)存放在專(zhuān)用的保管庫(kù)中，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；榮譽(yù)證書(shū)等應(yīng)放置在安全的展示柜或檔案盒中。（三）保護(hù)措施1.防火檔案管理室應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案管理室內(nèi)吸煙和使用明火，確保檔案安全。2.防盜安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)檔案管理室的安全防范。檔案管理人員離開(kāi)時(shí)應(yīng)關(guān)好門(mén)窗，鎖好檔案柜。3.防潮、防蟲(chóng)、防鼠采取防潮措施，如放置干燥劑、保持室內(nèi)通風(fēng)等；定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取防治措施；設(shè)置防鼠設(shè)施，防止老鼠咬壞檔案。4.防光、防塵檔案管理室應(yīng)采用防光窗簾，避免陽(yáng)光直射檔案；定期打掃檔案管理室，保持室內(nèi)清潔，防止灰塵對(duì)檔案的損害。5.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本所民警因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理室辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本所檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)派出所分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國(guó)家機(jī)密、警務(wù)秘密等重要檔案的，須經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)。3.公民個(gè)人查閱檔案的，應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，并經(jīng)派出所相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱與本人相關(guān)的檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、頁(yè)數(shù)等信息。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要長(zhǎng)期借閱檔案的，須經(jīng)派出所主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、圈劃、污損檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查。（四）利用統(tǒng)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括查閱、借閱時(shí)間、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用效果等。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本所實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本所工作實(shí)際，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、歷史事件、法律糾紛等檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》，經(jīng)派出所主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，