PAGE運(yùn)輸公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)運(yùn)輸公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運(yùn)輸公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在運(yùn)營(yíng)過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等提供檔案信息支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.接受上級(jí)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常組織和協(xié)調(diào)，按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交公司檔案室。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱、保密等制度，在檔案形成、使用過程中做好保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極配合公司檔案室開展檔案管理工作，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類運(yùn)輸公司檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等六大類。1.文書檔案：包括公司在行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的各種文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋運(yùn)輸業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案，如運(yùn)輸合同、運(yùn)輸計(jì)劃、調(diào)度指令、貨物運(yùn)單、行車路單、運(yùn)輸統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.人事檔案：主要是公司員工的個(gè)人檔案，包括員工履歷、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲任免、職稱評(píng)定等方面的材料。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司財(cái)務(wù)活動(dòng)形成的各種憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案資料。5.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動(dòng)、業(yè)務(wù)場(chǎng)景、設(shè)備設(shè)施等內(nèi)容的檔案。6.實(shí)物檔案：公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中獲得的具有保存價(jià)值的各類實(shí)物，如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、紀(jì)念品等。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類編號(hào)，如運(yùn)輸合同編號(hào)為YSHT年份序號(hào)，其中YSHT表示運(yùn)輸合同，年份為合同簽訂年份，序號(hào)為該年份內(nèi)合同的流水號(hào)。3.人事檔案編號(hào)：按照員工個(gè)人身份證號(hào)碼進(jìn)行編號(hào)，確保一人一號(hào)，便于管理和查詢。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為KJPC年份月份冊(cè)號(hào)，其中KJPC表示會(huì)計(jì)憑證，年份為憑證所屬年份，月份為憑證形成月份，冊(cè)號(hào)為該月份憑證的冊(cè)數(shù)。5.聲像檔案編號(hào)：按照形成時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行編號(hào)，如照片檔案編號(hào)為ZP年份序號(hào)，錄像檔案編號(hào)為L(zhǎng)X年份序號(hào)，錄音檔案編號(hào)為L(zhǎng)Y年份序號(hào)等。6.實(shí)物檔案編號(hào)：根據(jù)實(shí)物的類別和獲得時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，如獎(jiǎng)杯編號(hào)為JB年份序號(hào)，證書編號(hào)為ZS年份序號(hào)等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)、完整地收集起來。2.對(duì)于公司外部接收的文件材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、與其他單位簽訂的合同協(xié)議等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)及時(shí)登記、簽收，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理后移交檔案室。3.員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作成果報(bào)告、項(xiàng)目文檔等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交至所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交檔案室。4.公司組織的重要活動(dòng)、會(huì)議等形成的聲像檔案，由活動(dòng)組織部門或相關(guān)人員負(fù)責(zé)拍攝、錄制，并及時(shí)整理、標(biāo)注相關(guān)信息后移交檔案室。5.對(duì)于實(shí)物檔案，由獲得實(shí)物的部門或個(gè)人負(fù)責(zé)填寫實(shí)物檔案登記表，詳細(xì)記錄實(shí)物的名稱、來源、獲得時(shí)間、保存期限等信息，并及時(shí)移交檔案室。（二）檔案整理1.檔案室按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.文書檔案整理：按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，去除無關(guān)的附件和重復(fù)文件，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄，裝訂成冊(cè)，并編制卷內(nèi)目錄。3.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案類別，對(duì)運(yùn)輸合同、運(yùn)輸計(jì)劃等業(yè)務(wù)文件進(jìn)行分類整理，按照一定的順序排列，編寫頁(yè)碼，編制檔案目錄，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。4.人事檔案整理：按照人事檔案管理規(guī)定，對(duì)員工檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目，剔除不符合歸檔要求的材料，確保人事檔案的真實(shí)、完整和規(guī)范。5.財(cái)務(wù)檔案整理：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案的保管期限和存放位置。6.聲像檔案整理：對(duì)照片、錄像、錄音等聲像資料進(jìn)行分類編號(hào)，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息，制作聲像檔案目錄，并將聲像資料存儲(chǔ)在合適的介質(zhì)上，妥善保管。7.實(shí)物檔案整理：對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行清理、登記，注明實(shí)物名稱、規(guī)格、材質(zhì)、來源、獲得時(shí)間等信息，根據(jù)實(shí)物特點(diǎn)進(jìn)行妥善保存，并建立實(shí)物檔案目錄。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放文書檔案區(qū)、業(yè)務(wù)檔案區(qū)、人事檔案區(qū)、財(cái)務(wù)檔案區(qū)、聲像檔案區(qū)、實(shí)物檔案區(qū)等，每個(gè)區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。2.文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，以節(jié)省空間，提高檔案存放的安全性和規(guī)范性。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等重要檔案應(yīng)單獨(dú)存放，設(shè)置專柜保管，并采取必要的保密措施。4.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，如光盤、硬盤等，并按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，同時(shí)建立相應(yīng)的電子目錄，便于查詢和利用。5.實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)物的特點(diǎn)和保存要求，采用合適的方式進(jìn)行存放，如陳列展示、密封保存等，并在實(shí)物檔案存放區(qū)域設(shè)置標(biāo)識(shí)牌，注明實(shí)物名稱、來源、獲得時(shí)間等信息。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。具體保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)運(yùn)輸業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)，參照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)確定，一般為10年至30年不等。3.人事檔案的保管期限為員工在職期間及離職后一定期限，具體按照國(guó)家人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。4.財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行，會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年等。5.聲像檔案的保管期限根據(jù)其記錄內(nèi)容的重要性和保存價(jià)值確定，一般為10年至30年。6.實(shí)物檔案的保管期限根據(jù)實(shí)物本身的價(jià)值和紀(jì)念意義確定，一般為長(zhǎng)期保存。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。2.在每年的檔案整理期間，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.檢查過程中應(yīng)做好記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。六、檔案的利用（一）檔案借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室工作人員對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核后，按照規(guī)定提供檔案，并在《檔案借閱登記簿》上登記借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)按照約定的時(shí)間及時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人必須愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃筆記、污損、拆散、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)印檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，可直接到檔案室進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，幫助查閱人員查找所需檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印操作。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（三）檔案出具證明1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要，要求公司檔案室出具檔案證明的，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，注明出具證明的用途、所需證明的檔案內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。2.檔案室工作人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核后，根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具證明，并在證明上加蓋檔案室印章。3.出具的檔案證明應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、表述規(guī)范，不得擅自更改檔案原始記錄。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案室應(yīng)定期組織對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案兼職管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應(yīng)詳細(xì)填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案室應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案?名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批