PAGE農(nóng)民合作社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)民合作社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在合作社生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、文化建設(shè)等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本合作社實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本農(nóng)民合作社及所屬各部門、分社在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。合作社檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映合作社的各項(xiàng)活動，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)合作社的合法權(quán)益。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)合作社檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。3.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案利用工作，為合作社成員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出檔案保管期限的調(diào)整意見。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高合作社成員的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合作社設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如章程、決議、登記證書等。2.生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、生產(chǎn)記錄、銷售臺賬等。3.財務(wù)管理活動中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表等。4.社員管理活動中形成的文件材料，如社員名冊、社員資格證明、社員權(quán)益記錄等。5.教育培訓(xùn)活動中形成的文件材料，如培訓(xùn)計劃、教材、學(xué)員名單等。6.文化建設(shè)活動中形成的文件材料，如社史資料、榮譽(yù)證書、宣傳資料等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、分社應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。（三）整理方法1.分類。按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，形成科學(xué)合理的分類體系。2.編號。為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和檢索。3.編目。對檔案進(jìn)行編目，包括檔案的題名、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒。將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、編號等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重要的臨時性檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核通過的檔案按照分類方案進(jìn)行排列，編制歸檔目錄。3.將檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。4.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置，并建立檔案存放索引。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.根據(jù)檔案的保管期限，對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍合作社成員、管理人員及其他相關(guān)人員因工作需要，可以查閱、借閱檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、內(nèi)容、期限等信息。2.檔案管理人員對申請表進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后提供檔案查閱、借閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。5.利用檔案過程中如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行登記，包括利用時間、利用人員姓名、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合合作社實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限和價值。2.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，填寫《檔案鑒定銷毀清冊》，注明檔案的題名、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.檔案鑒定小組對《檔案鑒定銷毀清冊》進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.在銷毀檔案過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案鑒定銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.銷毀完畢后，應(yīng)將《檔案鑒定銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計方法檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計，填寫《檔案統(tǒng)計報表》，并報送合作社領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。（三）移交1.合作社因合并、分立、解散等原因終止時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給相關(guān)部