PAGE網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度公文一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司/組織網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需求，加強(qiáng)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況。2.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織相關(guān)的各類(lèi)檔案資料。3.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.便利性原則：建立網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，便于檔案的查詢(xún)、檢索和利用。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度。組織檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。維護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。提供檔案利用服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、收集和初步整理工作。按規(guī)定向檔案管理部門(mén)移交檔案。配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。二、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類(lèi)型劃分，如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類(lèi)編號(hào)法，每個(gè)類(lèi)別下的檔案按照一定順序編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.編號(hào)格式示例：[類(lèi)別代碼][年份][流水號(hào)]，如“XZ2023001”表示行政檔案類(lèi)別下2023年的第1份檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份。（二）整理方法1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄卡片或錄入網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。3.去除檔案中的金屬物，破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾中。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門(mén)整理好的檔案定期移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專(zhuān)用檔案柜存放，保持庫(kù)房干燥、通風(fēng)，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。2.電子檔案：存儲(chǔ)在服務(wù)器或磁盤(pán)陣列中，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)異地存放。3.建立檔案保管期限表，對(duì)不同類(lèi)型的檔案確定合理的保管期限。五、檔案的利用與借閱（一）利用規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.利用檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱流程1.填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批，重要檔案需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)辦理借閱手續(xù)，借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)進(jìn)行核對(duì)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。2.組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及公司/組織領(lǐng)導(dǎo)代表參加。3.根據(jù)檔案保管期限表和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等。2.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、檔案的安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識(shí)。（二）保密規(guī)定1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案內(nèi)容。3.限制檔案查閱、借閱范圍，對(duì)涉及機(jī)密的檔案實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管。八、檔案管理人員職責(zé)（一）基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案管理日常工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案分類(lèi)、編號(hào)、整理、保管等技能。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（二）具體工作內(nèi)容1.制定檔案工作計(jì)劃和實(shí)施方案。2.組織檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。3.維護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，及時(shí)更新檔案信息。4.辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。6.參與檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作，做好相關(guān)記錄。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組由公司/組織內(nèi)部不同部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、歸檔是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案保管是否符合要求，有無(wú)安全隱患。3.檔案利用與借閱手續(xù)是否規(guī)范。4.檔案管理人員職責(zé)履行情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改意見(jiàn)限期整改，整改情況報(bào)監(jiān)督小組復(fù)查。3.對(duì)違反檔案管理制度的行為，按照公司/組織相關(guān)規(guī)