PAGE工程保安部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程保安部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程保安部在工作中形成的各類檔案，包括但不限于安全保衛(wèi)工作記錄、人員檔案、設(shè)備檔案、應(yīng)急處置檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程保安部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、丟失和損壞，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：檔案的整理和分類應(yīng)便于查詢和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立工程保安部檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工程保安部各類檔案資料，確保檔案的及時(shí)、完整。2.檔案整理：按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的存儲(chǔ)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。4.檔案利用：根據(jù)工作需要，及時(shí)為相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.檔案統(tǒng)計(jì)：定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理室。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案管理室做好檔案的管理和利用工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.安全保衛(wèi)工作記錄：包括巡邏記錄、門禁記錄、監(jiān)控視頻資料、安全檢查記錄、突發(fā)事件處置記錄等。2.人員檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。3.設(shè)備檔案：工程保安部使用的各類設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、設(shè)備采購(gòu)合同等。4.應(yīng)急處置檔案：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、突發(fā)事件應(yīng)急處置報(bào)告等。5.其他檔案：與工程保安部工作相關(guān)的其他文件、資料、合同等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案資料整理收集，確保檔案的及時(shí)性。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同地點(diǎn)，以防丟失。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如安全保衛(wèi)工作記錄、人員檔案、設(shè)備檔案、應(yīng)急處置檔案等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)律，便于記憶和識(shí)別。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或涂改。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥等。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放于檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和清理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名規(guī)范，以便于管理和查詢。3.聲像檔案：如監(jiān)控視頻資料等，應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行整理，存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引和目錄，以便于查找和調(diào)用。（三）檔案保管期限1.永久保管：涉及工程保安部重要?dú)v史資料、重大事件記錄、長(zhǎng)期保存的法律文件等檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）檔案保管檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。檢查內(nèi)容包括檔案的存放是否整齊、有無(wú)損壞、防蟲(chóng)防潮措施是否有效等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄在案。五、檔案的利用（一）檔案查閱1.本部門人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案，須持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)工程保安部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得將檔案帶出檔案管理室。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、用途等信息。（二）檔案借閱1.本部門人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員一般不得借閱檔案，如因特殊情況確需借閱，須經(jīng)工程保安部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，明確借閱期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)將檔案當(dāng)面清點(diǎn)交給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、公開(kāi)檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱人姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱和編號(hào)、查閱或借閱目的、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存。3.對(duì)涉及重要?dú)v史資料、法律糾紛、未了結(jié)事項(xiàng)等檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，直至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)工程保安部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)工程保安部檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢、共享和利用。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，將各類檔案資料錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和管理。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作和管理檔案管理信息系統(tǒng)的能力。（三）電子檔案管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。