PAGE城建檔案館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建檔案館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在城市建設(shè)和管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本館實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城建檔案館全體工作人員及涉及檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)，依法管理檔案。2.集中統(tǒng)一原則：檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映城市建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為城市建設(shè)和社會發(fā)展提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）館領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)城建檔案館檔案管理工作，貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和方針政策。2.審定檔案管理工作計(jì)劃、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)劃，并組織實(shí)施。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備。4.監(jiān)督檢查檔案管理工作的開展情況，對檔案管理工作進(jìn)行考核和評價(jià)。（二）檔案業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本館所管理的各類檔案。2.指導(dǎo)和監(jiān)督本館業(yè)務(wù)范圍內(nèi)各部門的文件材料形成、積累和歸檔工作。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。4.參與檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為城市建設(shè)和社會發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和本館檔案管理制度，履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。5.協(xié)助開展檔案編研工作，提供檔案信息資料。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像檔案等。2.與城市建設(shè)相關(guān)的各類工程檔案，如工程項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.城市建設(shè)領(lǐng)域重大活動、重要事件形成的檔案。4.本館在業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會議記錄等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度和類別進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物等信息，并進(jìn)行相應(yīng)的整理和歸檔。（三）收集渠道1.接收各部門和單位按照規(guī)定移交的檔案。2.通過征集、購買、交換等方式收集社會各界與城市建設(shè)相關(guān)的檔案資料。3.接收公民、法人和其他組織捐贈的檔案。（四）收集程序1.檔案業(yè)務(wù)部門制定檔案收集計(jì)劃，明確收集范圍、時(shí)間要求和責(zé)任人。2.向相關(guān)部門和單位發(fā)送檔案移交通知，告知其檔案移交的時(shí)間、要求和注意事項(xiàng)。3.對接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案及時(shí)退回并要求補(bǔ)充完善。4.將審核合格的檔案進(jìn)行整理和登記，納入本館檔案管理體系。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，分為城市規(guī)劃檔案、城市建設(shè)檔案、城市管理檔案等大類。2.在大類下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)分小類，如城市規(guī)劃檔案可分為總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等小類。3.對工程檔案，按照工程項(xiàng)目的類別和階段進(jìn)行分類，如建筑工程檔案可分為工程前期文件、土建工程文件、安裝工程文件等。（三）整理要求1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作，編制檔案目錄和檢索工具。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的有序管理。3.對聲像檔案進(jìn)行整理，編寫文字說明，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。4.定期對檔案整理情況進(jìn)行檢查和核對，確保檔案整理的質(zhì)量。五、檔案保管（一）保管場所1.城建檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存儲1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在檔案密集架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.建立檔案存儲位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便檔案的查找和調(diào)閱。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格控制非檔案管理人員進(jìn)入庫房。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件進(jìn)行應(yīng)急處置，確保檔案的安全。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合城市建設(shè)和管理的實(shí)際需要，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由館領(lǐng)導(dǎo)、檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合城建檔案的特點(diǎn)，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行鑒定并提出銷毀意見。（四）鑒定程序1.檔案業(yè)務(wù)部門對保管期限已滿的檔案進(jìn)行初步整理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案業(yè)務(wù)部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地查看和查閱相關(guān)資料。3.鑒定小組根據(jù)審核結(jié)果，形成檔案鑒定報(bào)告，對確無保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。4.將檔案鑒定報(bào)告報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（五）銷毀程序1.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、載體形式等基本情況。3.檔案鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案管理的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.利用信息化手段，提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，不得延誤。3.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用原則依法依規(guī)開展檔案利用工作，確保檔案利用的安全性和合法性，同時(shí)方便利用者獲取所需檔案信息。（二）利用范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門及相關(guān)單位在工作中需要查閱利用檔案。2.公民、法人和其他組織因?qū)W術(shù)研究、文化交流、工程建設(shè)等需要查閱利用檔案。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案業(yè)務(wù)部門對利用申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.利用者按照批準(zhǔn)的范圍和方式查閱利用檔案，檔案工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。4.利用者查閱利用檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案利用登記簿上簽字確認(rèn)。（四）利用方式1.提供檔案原件查閱利用。2.提供檔案復(fù)印件或電子副本查閱利用。3.根據(jù)利用者的需求，提供檔案編研資料。（五）特殊利用規(guī)定1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，利用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和管理。2.對珍貴檔案和重要檔案的利用，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，確保檔案的安全。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的城建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：搭建檔案管理局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享和遠(yuǎn)程訪問。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)對電子檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制用戶對電子檔案數(shù)據(jù)的訪問。（四）信息化設(shè)備管理1.配備必要的信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、存儲設(shè)備等。2.定期對信息化設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.對信息化設(shè)備的使用進(jìn)行規(guī)范管理，防止設(shè)備損壞和數(shù)據(jù)丟失。十、檔案編研（一）編研目的通過對檔案信息的加工整理和研究分析，開發(fā)檔案信息資源，為城市建設(shè)和社會發(fā)展提供有價(jià)值的參考資料。（二）編研內(nèi)容1.城市建設(shè)大事記：記錄城市建設(shè)領(lǐng)域的重大事件、重要決策和發(fā)展歷程。2.城市建設(shè)專題資料：圍繞城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等方面的專題，收集整理相關(guān)檔案資料，形成專題資料集。3.工程檔案匯編：對重要工程項(xiàng)目的檔案進(jìn)行匯編，為工程建設(shè)和管理提供參考。4.檔案利用案例選編：收集整理檔案利用的典型案例，為檔案利用工作提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。（三）編研程序1.確定編研選題，