PAGE檔案三合一制度交流一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在各個工作環(huán)節(jié)形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管公司各部門及所屬單位移交的各類檔案，對檔案進行分類、編號、編目等工作。3.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。6.做好檔案的安全保護工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門在工作活動中形成的各類文件、資料的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交綜合檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整和安全。3.配合綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案形成人員職責1.在工作過程中，及時將形成的文件、資料進行整理，確保文件材料的齊全、完整、準確。2.按照檔案管理要求，對文件材料進行分類、編號，并在規(guī)定時間內(nèi)移交本部門檔案管理人員。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類會議文件、記錄、紀要等。2.公司制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。3.公司的工作計劃、總結(jié)、報告等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。6.公司的技術(shù)文件、圖紙、專利等。7.公司的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等。8.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。9.公司的設備檔案、儀器檔案、固定資產(chǎn)檔案等。10.其他具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應保持文件材料的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要文件和資料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的一致性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號方法可采用年度類別順序號的形式，如2023行政管理001。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案（1）公司制定的規(guī)章制度、重要會議記錄、年度工作計劃和總結(jié)等。（2）公司與外部單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。（3）公司的財務報表、審計報告等重要財務資料。（4）公司的技術(shù)專利、核心技術(shù)文件等。（5）公司的人事任免、獎懲等重要人事檔案。2.定期保管的檔案（1）保管期限為30年的檔案公司一般性的會議文件、記錄，一般性的工作計劃、總結(jié)，一般性的合同、協(xié)議等。（2）保管期限為10年的檔案公司臨時性的文件、資料，短期的工作計劃、總結(jié)等。（二）保管要求1.綜合檔案室應配備專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。（三）檔案數(shù)字化1.為提高檔案的利用效率和管理水平，逐步推進檔案數(shù)字化工作。2.按照檔案數(shù)字化的標準和規(guī)范，對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強電子檔案的管理，確保電子檔案的安全和完整，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應關(guān)系，便于查閱和利用。五、檔案的鑒定與處置（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行鑒定。鑒定時應考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、價值等因素。（三）鑒定程序1.綜合檔案室定期對已滿保管期限的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后進行銷毀。（四）處置方式1.銷毀對已到保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定、公司領(lǐng)導批準后，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。2.移交對已到保管期限但仍具有一定保存價值的檔案，可移交上級主管部門或相關(guān)檔案館保存。3.繼續(xù)保管對一些重要的檔案，雖已到保管期限，但公司認為仍需繼續(xù)保管的，可延長保管期限。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱公司員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱時應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。2.內(nèi)部借閱公司員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱外部單位查閱公司檔案，應出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、目的等，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。查閱過程中，不得將檔