PAGE學(xué)校文印檔案室相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文印檔案室的管理，確保學(xué)校文件資料的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門在文印、檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保文印檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障文印檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止文件資料的丟失、損壞、泄露。3.高效利用原則：優(yōu)化文印檔案管理流程，提高文件資料的處理效率和利用價(jià)值，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持。二、文印管理（一）文印設(shè)備管理1.學(xué)校應(yīng)配備必要的文印設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)等，并指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)和管理。2.設(shè)備管理人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并記錄故障情況和維修結(jié)果。3.文印設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清潔和消毒，防止病毒感染和細(xì)菌滋生，保障使用人員的健康安全。（二）文印材料管理1.文印材料的采購(gòu)應(yīng)遵循學(xué)校相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。采購(gòu)的文印材料應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合質(zhì)量要求。2.文印材料應(yīng)妥善存放，分類保管，防止受潮、變質(zhì)、損壞。建立文印材料出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門等信息。3.定期對(duì)文印材料進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與賬目是否一致。如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）文印工作流程1.各部門如需文印服務(wù)，應(yīng)填寫文印申請(qǐng)單，注明文件名稱、數(shù)量、格式、緊急程度等要求，并提交給文印室。2.文印室接到申請(qǐng)單后，應(yīng)及時(shí)安排文印工作。在文印過程中，工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保文印質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通。3.文印完成后，工作人員應(yīng)按照申請(qǐng)單上的要求進(jìn)行整理、裝訂，并通知申請(qǐng)部門領(lǐng)取。申請(qǐng)部門領(lǐng)取文件時(shí)，應(yīng)在文印登記本上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于緊急文件，文印室應(yīng)優(yōu)先處理，確保及時(shí)交付使用。（四）文印安全與保密1.文印室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。在文印過程中，如涉及機(jī)密文件，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如專人負(fù)責(zé)、單獨(dú)存放等。2.文印室應(yīng)保持整潔、安靜，無(wú)關(guān)人員不得隨意進(jìn)入。嚴(yán)禁在文印室內(nèi)吸煙、飲食、大聲喧嘩等。3.文印設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源，妥善保管好設(shè)備和文件資料。下班時(shí)，應(yīng)檢查門窗是否關(guān)好，確保文印室安全。三、檔案管理（一）檔案收集1.學(xué)校各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門形成的具有保存價(jià)值的文件資料收集整理，移交至學(xué)校文印檔案室。2.檔案收集范圍包括但不限于教學(xué)檔案、科研檔案、行政管理檔案、學(xué)生檔案等。各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意文件資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.文印檔案室應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)將文件資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，裝訂應(yīng)整齊、牢固。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）檔案保管1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便檔案管理人員和利用人員快速定位檔案。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)做好登記記錄。（四）檔案利用1.學(xué)校各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，并提交給文印檔案室。2.文印檔案室接到申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)提供必要的協(xié)助，安排查閱場(chǎng)所和查閱人員。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的。4.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。（五）檔案鑒定與銷毀1.學(xué)校應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。2.對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和相關(guān)部門人員共同進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯?、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等內(nèi)容，保存期限不少于規(guī)定年限。四、人員職責(zé)（一）文印室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文印設(shè)備的日常操作、維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.按照文印工作流程，認(rèn)真完成文印任務(wù)，保證文印質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守文印安全與保密制度，不得泄露文件內(nèi)容，確保文印室安全。4.負(fù)責(zé)文印材料的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管和發(fā)放工作，做好出入庫(kù)登記。5.協(xié)助學(xué)校各部門做好文件資料的整理和裝訂工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)學(xué)校各部門的檔案管理工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.積極提供檔案利用服務(wù)，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供支持。5.參與檔案鑒定工作，提出檔案保管期限的建議。（三）各部門檔案收集責(zé)任人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理和初步審核工作。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門的檔案移交至學(xué)校文印檔案室。3.協(xié)助檔案管理人員做好檔案整理和利用工作，提供必要的檔案信息。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校應(yīng)建立文印檔案室監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)文印檔案管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括文印設(shè)備管理、文印材料管理、文印工作流程、檔案收集整理、檔案保管利用等方面。2.監(jiān)督檢查人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，如實(shí)記錄檢查情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.學(xué)校應(yīng)將文印檔案管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核評(píng)