PAGE新疆人事檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了加強新疆地區(qū)人事檔案管理，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效利用，特制定本數(shù)字化制度。（二）適用范圍本制度適用于新疆地區(qū)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織的人事檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案數(shù)字化工作合法合規(guī)。2.真實性原則：保證數(shù)字化后的人事檔案信息真實、準(zhǔn)確、完整，與原始檔案一致。3.安全性原則：采取有效的安全防護措施，保障人事檔案數(shù)字化信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則：規(guī)范人事檔案數(shù)字化的流程、標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和一致性。5.便捷性原則：通過數(shù)字化手段，提高人事檔案的查閱、利用效率，為組織和個人提供便捷的服務(wù)。二、人事檔案數(shù)字化工作流程（一）檔案收集與整理1.各部門負(fù)責(zé)將本部門的人事檔案按照規(guī)定的時間和要求收集齊全，并進行初步整理，確保檔案材料完整、有序。2.檔案管理人員對收集到的人事檔案進行詳細(xì)核對，檢查檔案材料是否齊全、完整，有無破損、涂改等情況。對不符合要求的檔案，及時通知相關(guān)部門進行補充或更正。3.根據(jù)人事檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案材料進行分類整理，確定檔案的保管期限和密級。（二）檔案掃描1.選擇具備專業(yè)資質(zhì)和技術(shù)能力的掃描機構(gòu)，按照規(guī)定的掃描設(shè)備、掃描分辨率、圖像格式等要求進行檔案掃描。2.掃描過程中，要確保圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊不清等現(xiàn)象。對掃描后的圖像進行逐頁檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時重新掃描。3.建立掃描圖像與原始檔案的對應(yīng)關(guān)系，確保圖像的準(zhǔn)確性和完整性。（三）圖像處理1.對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、去底色等處理，提高圖像的質(zhì)量。2.采用專業(yè)的圖像處理軟件，對圖像進行加密存儲，防止圖像被非法篡改。3.對圖像進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用安全可靠的設(shè)備，并定期進行檢查和維護。（四）數(shù)據(jù)錄入1.根據(jù)人事檔案的內(nèi)容，按照規(guī)定的數(shù)據(jù)錄入格式和要求，將檔案信息準(zhǔn)確錄入計算機系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)錄入人員要認(rèn)真核對錄入的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對錄入的數(shù)據(jù)進行多次審核，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正。3.建立數(shù)據(jù)錄入審核機制，由專人對錄入的數(shù)據(jù)進行審核，審核通過后的數(shù)據(jù)方可進入系統(tǒng)存儲。（五）數(shù)據(jù)掛接與存儲1.將圖像處理后的檔案圖像與錄入的檔案數(shù)據(jù)進行掛接，確保檔案信息與圖像的一致性。2.采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)，對人事檔案數(shù)字化信息進行存儲。存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，保障數(shù)據(jù)的安全。3.定期對存儲的數(shù)據(jù)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（六）檔案數(shù)字化成果驗收1.成立檔案數(shù)字化成果驗收小組，負(fù)責(zé)對人事檔案數(shù)字化工作的成果進行驗收。2.驗收小組按照規(guī)定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案數(shù)字化的流程、質(zhì)量、數(shù)據(jù)等進行全面檢查。3.對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時通知相關(guān)部門進行整改，整改合格后再次進行驗收。驗收合格的檔案數(shù)字化成果方可正式投入使用。三、人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)功能要求1.具備檔案信息錄入、查詢、修改、刪除等基本功能，方便檔案管理人員對人事檔案信息進行管理。2.支持檔案圖像的上傳、下載、查看、打印等功能，實現(xiàn)檔案信息與圖像的一體化管理。3.具備權(quán)限管理功能，能夠根據(jù)不同的用戶角色設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.提供數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、統(tǒng)計分析等功能，方便對人事檔案數(shù)字化信息進行管理和利用。（二）系統(tǒng)安全保障1.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和服務(wù)器設(shè)備，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.對系統(tǒng)進行定期的安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)安全漏洞。3.采用數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等安全技術(shù)，保障人事檔案數(shù)字化信息的安全。（三）系統(tǒng)維護與升級1.建立系統(tǒng)維護管理制度，定期對系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.根據(jù)人事檔案管理工作的需要和技術(shù)發(fā)展的趨勢，及時對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的功能和性能。3.加強對系統(tǒng)維護人員的培訓(xùn)和管理，提高系統(tǒng)維護人員的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。四、人事檔案數(shù)字化信息安全管理（一）安全管理制度1.建立健全人事檔案數(shù)字化信息安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程。2.對涉及人事檔案數(shù)字化信息的人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。3.制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時、有效地進行處理。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，保障人事檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的安全。2.對人事檔案數(shù)字化信息進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。3.建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，定期對人事檔案數(shù)字化信息進行備份，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（三）安全監(jiān)督與檢查1.加強對人事檔案數(shù)字化信息安全工作的監(jiān)督和檢查，定期對安全管理制度的執(zhí)行情況、安全技術(shù)措施的落實情況等進行檢查。2.對發(fā)現(xiàn)的安全問題及時進行整改，對違反安全規(guī)定的行為進行嚴(yán)肅處理。3.建立安全審計機制，對人事檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的操作日志進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。五、人事檔案數(shù)字化工作的組織與實施（一）組織架構(gòu)1.成立人事檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)人事檔案數(shù)字化工作的開展。領(lǐng)導(dǎo)小組由組織、人事、檔案等部門的負(fù)責(zé)人組成。2.設(shè)立人事檔案數(shù)字化工作辦公室，負(fù)責(zé)具體組織實施人事檔案數(shù)字化工作。辦公室設(shè)在檔案管理部門，配備專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化的各項工作。3.各部門要明確專人負(fù)責(zé)本部門人事檔案的收集、整理和移交工作，配合檔案管理部門做好檔案數(shù)字化工作。（二）人員培訓(xùn)1.對參與人事檔案數(shù)字化工作的人員進行專業(yè)培訓(xùn)，使其熟悉人事檔案數(shù)字化的流程、標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識、圖像處理技術(shù)、數(shù)據(jù)錄入技巧、系統(tǒng)操作方法等。3.通過培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，確保人事檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。（三）經(jīng)費保障1.人事檔案數(shù)字化工作所需經(jīng)費納入單位預(yù)算，確保工作的順利開展。2.經(jīng)費主要用于掃描設(shè)備購置、圖像處理軟件購買、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備建設(shè)、人員培訓(xùn)、安全防護等方面。3.加強對經(jīng)費的管理和監(jiān)督，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)。六、人事檔案數(shù)字化后的利用與服務(wù)（一）利用方式1.提供在線查詢服務(wù)，授權(quán)用戶通過人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)查詢相關(guān)人事檔案信息。2.提供檔案圖像打印服務(wù)，根據(jù)用戶需求打印人事檔案圖像。3.開展檔案信息統(tǒng)計分析工作，為組織決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）服務(wù)規(guī)范1.制定人事檔案數(shù)字化信息利用服務(wù)規(guī)范，明確服務(wù)流程和要求。2.工作人員要熱情、周到地為用戶提供服務(wù)，及時解答用戶的疑問。3.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案數(shù)字化信息的安全。（三）反饋與改進1.建立用戶反饋