PAGE土地登記檔案管理制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司土地登記檔案管理，確保土地登記檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于土地登記檔案的查閱、利用和保護(hù)，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及土地登記檔案管理的部門和人員，包括土地登記業(yè)務(wù)辦理部門、檔案管理部門以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：土地登記檔案應(yīng)如實(shí)反映土地登記業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理土地登記過程中形成的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.系統(tǒng)性原則：對土地登記檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性，便于管理和查詢。5.安全性原則：采取有效措施確保土地登記檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、土地登記檔案的范圍（一）土地登記申請書包括申請人提交的土地登記申請表格、身份證明材料、土地權(quán)屬來源證明等相關(guān)文件。（二）地籍調(diào)查表記錄土地的位置、界址、面積、用途等基本信息的調(diào)查表格及相關(guān)附圖。（三）土地權(quán)屬審核文件1.土地權(quán)屬來源的證明文件，如土地出讓合同、劃撥決定書、繼承證明、贈與協(xié)議等。2.土地權(quán)屬變更的相關(guān)文件，如土地轉(zhuǎn)讓協(xié)議、企業(yè)改制文件、法院判決書等。（四）土地登記審批表記載土地登記申請審批過程及結(jié)果的表格，包括各級審批意見、批準(zhǔn)文號等。（五）土地證書土地所有權(quán)證、土地使用權(quán)證、土地他項權(quán)利證明書等相關(guān)證書的存根及副本。（六）其他相關(guān)文件1.土地登記過程中的公告、通知、公示材料等。2.土地登記業(yè)務(wù)辦理過程中形成的會議紀(jì)要、來往信函、請示報告等文件。3.與土地登記相關(guān)的測繪報告、評估報告等專業(yè)資料。三、土地登記檔案的收集與整理（一）收集要求1.土地登記業(yè)務(wù)辦理部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理過程中及時收集相關(guān)文件資料，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于涉及多個部門的土地登記業(yè)務(wù)，各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時將本部門形成的文件資料移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對土地登記檔案的收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作按時完成。（二）整理流程1.分類：按照土地登記檔案的類別，將收集到的文件資料分為土地登記申請書、地籍調(diào)查表、土地權(quán)屬審核文件、土地登記審批表、土地證書及其他相關(guān)文件等類別。2.編號：為每一份土地登記檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。編號規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，例如采用年份+流水號的方式。3.裝訂：對整理好的文件資料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的順序和完整性，避免出現(xiàn)文件丟失或損壞的情況。4.編目：編制土地登記檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、形成日期、保管期限等信息，以便于快速查找和核對檔案。四、土地登記檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的土地登記檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管期限1.土地登記檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括土地所有權(quán)證、土地使用權(quán)證等重要證書的存根及副本，以及涉及重大土地權(quán)屬糾紛、土地違法案件等具有重要?dú)v史價值和法律意義的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為30年，包括土地登記申請書、地籍調(diào)查表、土地權(quán)屬審核文件、土地登記審批表等主要業(yè)務(wù)檔案。4.短期保管的檔案保管期限一般為10年，包括土地登記過程中的公告、通知、公示材料等一般性文件。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對土地登記檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。銷毀檔案時應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全、完整和可利用。五、土地登記檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱土地登記檔案的，應(yīng)填寫《土地登記檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。3.涉及土地登記檔案機(jī)密信息的，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，并簽署保密承諾書。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何第三方披露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.土地登記檔案的利用方式主要包括查閱、復(fù)印、摘錄等。查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.對于重要的土地登記檔案或涉及多個部門的檔案查閱需求，檔案管理部門可組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合查閱，并做好查閱記錄。3.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱土地登記檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)在確保檔案安全和保密的前提下，提供必要的查閱服務(wù)。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立土地登記檔案查閱記錄制度，對每一次查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與相應(yīng)檔案的保管期限一致。查閱記錄可采用紙質(zhì)或電子形式進(jìn)行保存，以便于查詢和統(tǒng)計。六、土地登記檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立土地登記檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)土地登記檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)土地登記檔案信息的共享和交換，為公司內(nèi)部各部門提供便捷的檔案查詢服務(wù)，促進(jìn)土地登記業(yè)務(wù)的協(xié)同辦理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照土地登記檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對土地登記檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時錄入新產(chǎn)生的檔案信息，刪除失效或已銷毀的檔案記錄，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)土地登記檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.建立系統(tǒng)用戶管理制度，對系統(tǒng)操作人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，嚴(yán)格控制用戶對系統(tǒng)的訪問權(quán)限。操作人員應(yīng)定期更換密碼，并妥善保管個人賬號信息。3.定期對土地登記檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時，制定系統(tǒng)應(yīng)急處理預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障檔案管理工作的正常開展。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立土地登記檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、查閱利用、信息化管理等方面。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。同時，配合公司內(nèi)部審計、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核評價1.制定土地登記檔案管理工作考核評價標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理部門及相關(guān)工作人員的工作業(yè)績進(jìn)行考核評價?？己嗽u價結(jié)果應(yīng)與個人績效掛鉤，激勵工作人員積極履