PAGE學(xué)校成套檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校成套檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的成套檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)成套檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理檔案，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置學(xué)校設(shè)立檔案管理室，作為學(xué)校檔案管理的職能部門，歸口管理全校的成套檔案。（二）檔案管理室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校成套檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。4.負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。6.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。（三）各部門檔案工作職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照學(xué)校檔案管理室的要求，定期將本部門形成的檔案移交檔案管理室集中保管。3.積極配合檔案管理室做好檔案的查閱、利用等工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位之間形成的往來(lái)文件材料。3.學(xué)校教職工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案。4.學(xué)校舉辦的各類活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議文件、活動(dòng)方案、總結(jié)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門形成的檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要文件材料。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件材料。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案移交檔案管理室。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)移交檔案管理室。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.紙質(zhì)文件整理按照文件材料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，編制分類方案。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄。將文件材料按照卷內(nèi)文件目錄順序排列，裝訂成冊(cè)，編制案卷封面、卷內(nèi)備考表等。2.電子文件整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，建立電子文件分類體系。對(duì)電子文件進(jìn)行命名、編號(hào)，填寫電子文件元數(shù)據(jù)。將電子文件存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。3.聲像文件整理按照聲像文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，建立聲像文件分類體系。對(duì)聲像文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫聲像文件元數(shù)據(jù)。將聲像文件存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、編目規(guī)范、排列有序。3.電子文件和聲像文件的整理應(yīng)與紙質(zhì)文件的整理相協(xié)調(diào)，確保檔案信息的一致性。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過(guò)整理的學(xué)校各部門形成的具有保存價(jià)值的成套檔案。2.學(xué)校舉辦的各類活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議文件用、活動(dòng)方案、總結(jié)報(bào)告等。3.學(xué)校教職工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案。（二）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案移交檔案管理室歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)移交檔案管理室歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，整理規(guī)范，符合檔案管理的要求。2.檔案管理室應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類存放，便于保管和利用。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)建立檔案目錄，記錄檔案的編號(hào)、名稱、保管期限等信息，便于檢索和查詢。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，用于存放學(xué)校的成套檔案。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存放，便于保管和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，對(duì)電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)采用專門的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。（三）保管期限1.學(xué)校成套檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。2.各部門應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。（四）保管要求1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.對(duì)電子檔案和聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自涂改、銷毀檔案。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案管理人員的基本情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。3.檔案管理人員的基本情況應(yīng)進(jìn)行登記，定期進(jìn)行更新。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行匯總和分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校成套檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理室負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等方面的內(nèi)容。（三）鑒定程序1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出檔案鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)組織有關(guān)人員對(duì)檔案管理室提出的檔案鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀工作的安全。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的憑證。九、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.學(xué)校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱本人的業(yè)務(wù)檔案和學(xué)校的相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.學(xué)校教職工查閱本人業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.學(xué)校教職工查閱學(xué)校其他檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。3.外單位查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理室查閱。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。2.查閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）利用方式1.檔案管理室應(yīng)根據(jù)查閱者的需求，提供檔案的復(fù)印件、摘錄等服務(wù)。2.對(duì)重要檔案的利用，檔案管理室應(yīng)進(jìn)行登記，并跟蹤利用效果。十、檔案保密（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案查閱室，對(duì)檔案查閱進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案泄露。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全。2.對(duì)電子