PAGE檔案室物品登記管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室物品的管理，確保檔案室物品的安全、完整和有序存放，便于查詢和使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案室，包括但不限于綜合檔案室、專業(yè)檔案室等，以及在檔案室存放、使用的各類物品。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的制定和執(zhí)行合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：物品登記信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、去向等情況。3.完整性原則：涵蓋檔案室所有物品的登記管理，確保無(wú)遺漏、無(wú)死角。4.保密性原則：對(duì)于涉及機(jī)密的檔案物品，嚴(yán)格做好保密措施，防止信息泄露。5.可追溯性原則：通過(guò)詳細(xì)的登記記錄，能夠?qū)ξ锲返牧鬓D(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行全程追溯。二、物品分類及登記要求（一）檔案資料類1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為行政管理檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。行政管理檔案包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案等。財(cái)務(wù)檔案涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人事檔案包含員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等資料?；n案涉及公司/組織的建筑工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等方面的文件。設(shè)備檔案針對(duì)公司/組織的各類設(shè)備，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書、維修記錄等。2.登記要求建立檔案資料總登記簿，按類別設(shè)立分登記簿。每份檔案資料應(yīng)詳細(xì)登記其題名、編號(hào)、形成日期、來(lái)源、保管期限、密級(jí)等信息。檔案資料的編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查找。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況制定，例如采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式。對(duì)于電子檔案，除上述信息外，還應(yīng)登記存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)介質(zhì)類型等信息。（二）辦公用品類1.分類辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備。筆、紙張、文件夾、訂書機(jī)等辦公文具。清潔用品，如掃帚、拖把、清潔劑等。其他辦公用品，如飲水機(jī)、碎紙機(jī)等。2.登記要求設(shè)立辦公用品登記臺(tái)賬，記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置日期、購(gòu)置價(jià)格、供應(yīng)商等信息。對(duì)于辦公設(shè)備，應(yīng)詳細(xì)登記設(shè)備的序列號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)等，以便進(jìn)行資產(chǎn)管理和盤點(diǎn)。辦公用品的領(lǐng)用、歸還應(yīng)及時(shí)在臺(tái)賬上記錄，注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、歸還日期等。定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）存儲(chǔ)設(shè)備類1.分類檔案柜、貨架、保險(xiǎn)柜等用于存放檔案資料的存儲(chǔ)設(shè)備。磁帶、光盤、硬盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)。2.登記要求建立存儲(chǔ)設(shè)備登記簿，登記存儲(chǔ)設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置日期、使用部門、存放位置等信息。對(duì)于電子存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)詳細(xì)記錄其存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)日期、存儲(chǔ)期限等信息。存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)、維修情況也應(yīng)進(jìn)行記錄，包括維護(hù)維修日期、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等。定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)，確保其正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和恢復(fù)。（四）其他物品類1.分類檔案室的消防器材、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施。用于檔案整理、裝訂等工作的工具，如裝訂機(jī)、裁紙刀等。其他不屬于上述分類的物品。2.登記要求設(shè)立其他物品登記簿，對(duì)各類物品進(jìn)行詳細(xì)登記，包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置日期、用途等信息。安全設(shè)施的登記應(yīng)包括設(shè)備型號(hào)、安裝位置、檢查日期、維護(hù)記錄等，確保其始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，保障檔案室的安全。工具類物品的領(lǐng)用、歸還應(yīng)進(jìn)行記錄，注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、歸還日期等，以便及時(shí)掌握工具的使用情況和去向。三、物品登記流程（一）物品入庫(kù)登記1.采購(gòu)部門在物品采購(gòu)?fù)瓿珊?，?yīng)及時(shí)將物品移交檔案室管理人員。2.檔案室管理人員根據(jù)物品的類別，對(duì)照相應(yīng)的登記簿，對(duì)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、購(gòu)置價(jià)格、供應(yīng)商等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。3.對(duì)于新購(gòu)置的檔案資料，應(yīng)在檔案資料總登記簿和相應(yīng)的分登記簿上進(jìn)行登記，并按照編號(hào)規(guī)則賦予唯一編號(hào)。同時(shí)，將檔案資料的相關(guān)信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)。4.對(duì)于辦公設(shè)備，檔案室管理人員應(yīng)會(huì)同使用部門人員，共同對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的外觀、性能等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，在設(shè)備登記臺(tái)賬上登記設(shè)備的序列號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)等信息，并粘貼資產(chǎn)標(biāo)識(shí)。5.存儲(chǔ)設(shè)備入庫(kù)時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)檢查其完好性，并按照存儲(chǔ)設(shè)備登記簿的要求進(jìn)行登記。對(duì)于電子存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)在登記時(shí)注明其存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容清單。（二）物品領(lǐng)用登記1.各部門因工作需要領(lǐng)用檔案室物品時(shí)，應(yīng)填寫物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案室管理人員。3.檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表，在相應(yīng)的登記簿上記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期等信息，并發(fā)放物品。4.對(duì)于辦公設(shè)備和電子存儲(chǔ)介質(zhì)等重要物品的領(lǐng)用，應(yīng)要求領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，并告知其使用和保管的注意事項(xiàng)。5.領(lǐng)用人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還物品，如需延期使用，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）物品歸還登記1.領(lǐng)用人員歸還物品時(shí)，應(yīng)將物品交至檔案室管理人員處。2.檔案室管理人員對(duì)歸還的物品進(jìn)行檢查，確認(rèn)物品的完好性和數(shù)量無(wú)誤后，在相應(yīng)的登記簿上記錄歸還日期、歸還人等信息。3.對(duì)于歸還的檔案資料，應(yīng)檢查其是否有損壞、缺失等情況。如有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與領(lǐng)用人員溝通并查明原因。確認(rèn)無(wú)誤后，將檔案資料歸還原存放位置，并在檔案資料登記簿上更新相關(guān)信息。4.對(duì)于辦公設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備等，歸還時(shí)應(yīng)檢查設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)是否正常。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)安排維修，并記錄維修情況。（四）物品報(bào)廢登記1.當(dāng)檔案室物品因損壞、老化等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫物品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、相關(guān)技術(shù)人員鑒定后，交檔案室管理人員審核。3.檔案室管理人員審核通過(guò)后，在相應(yīng)的登記簿上記錄報(bào)廢物品的信息，并注明報(bào)廢日期、報(bào)廢處理方式（如出售給廢品回收公司、捐贈(zèng)等）。4.對(duì)于報(bào)廢的檔案資料，應(yīng)按照檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并在檔案資料登記簿上注明銷毀日期、銷毀方式等信息。5.報(bào)廢物品的處理過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括處理時(shí)間、處理人員、處理結(jié)果等，確保處理過(guò)程可追溯。四、物品保管與維護(hù)（一）檔案資料保管1.檔案室應(yīng)具備適宜的保管條件，保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案資料應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和使用。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如檔案資料有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱人、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失。（二）辦公用品保管1.辦公用品應(yīng)存放在指定的存儲(chǔ)區(qū)域，保持整齊有序。對(duì)于常用的辦公用品，應(yīng)確保有足夠的庫(kù)存，以滿足工作需要。2.定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查庫(kù)存數(shù)量是否與登記臺(tái)賬相符。如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行補(bǔ)充或更換。3.辦公設(shè)備應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用和維護(hù)，定期進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維修。設(shè)備使用人員應(yīng)熟悉設(shè)備的性能和操作方法，發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障及時(shí)報(bào)告檔案室管理人員。4.對(duì)于電子存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并存儲(chǔ)在安全的位置。同時(shí)，要注意防止存儲(chǔ)介質(zhì)受到磁場(chǎng)、靜電、高溫、潮濕等因素的影響，確保數(shù)據(jù)安全。（三）存儲(chǔ)設(shè)備保管1.檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保其結(jié)構(gòu)牢固、無(wú)損壞。如有變形、松動(dòng)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。2.保險(xiǎn)柜應(yīng)放置在安全可靠的位置，設(shè)置專人負(fù)責(zé)保管鑰匙和密碼。保險(xiǎn)柜的開(kāi)啟和關(guān)閉應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案資料的安全。3.電子存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)盒或存儲(chǔ)柜中，避免受到擠壓、碰撞等損壞。同時(shí)，要定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)介質(zhì)老化、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換。（四）其他物品保管1.檔案室的消防器材、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好、正常運(yùn)行。消防器材應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行更換和充裝。2.用于檔案整理、裝訂等工作的工具應(yīng)妥善保管，放置在固定的位置。使用后應(yīng)及時(shí)清理和歸位，以便下次使用。3.其他物品應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，采取相應(yīng)的保管措施，確保物品的完好和安全。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)物品登記情況進(jìn)行自查，檢查登記簿的記錄是否完整、準(zhǔn)確，物品的實(shí)際情況與登記信息是否相符。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案室物品登記管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查物品的采購(gòu)、領(lǐng)用、保管、報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和管理漏洞。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門領(lǐng)用物品的使用和保管情況進(jìn)行監(jiān)督，確保物品的合理使用和安全保管。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家檔案管理部門、行業(yè)主管部門等相關(guān)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案室物品登記管理的相關(guān)資料和情況。2.根據(jù)外部檢查提出的意見(jiàn)和建議，及時(shí)對(duì)檔案室物品登記管理制度進(jìn)行修訂和完善，不斷提高管理水平。六、責(zé)任追究