PAGE森林防火檔案管理制度6一、總則（一）目的為加強(qiáng)森林防火檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在森林防火工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與森林防火工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：森林防火檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映森林防火工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善森林防火檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的森林防火檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，為檔案的查詢、借閱和利用提供便利。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員的檔案意識。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門森林防火文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對本部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管、檢索、統(tǒng)計等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案的借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的有關(guān)森林防火的文件、通知、指示、規(guī)定等。2.本公司/組織制定的森林防火工作計劃、方案、預(yù)案、制度、措施等。3.森林防火工作會議記錄、紀(jì)要、報告、總結(jié)等。4.森林防火工作中形成的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、圖表等。5.森林防火宣傳教育活動的資料，如宣傳資料、圖片、影像等。6.森林防火檢查、巡查、督查工作的記錄、報告、整改情況等。7.森林火災(zāi)案件的調(diào)查處理材料，包括案件報告、現(xiàn)場勘查記錄、詢問筆錄、鑒定結(jié)論、處理決定等。8.森林防火設(shè)施設(shè)備建設(shè)、維護(hù)、使用等方面的資料，如規(guī)劃設(shè)計文件、采購合同、驗收報告、運行記錄等。9.與森林防火工作相關(guān)的其他文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照不同的類別和時間順序進(jìn)行排列。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將森林防火檔案分為綜合管理類、預(yù)防工作類、撲救工作類、災(zāi)后處理類、基礎(chǔ)設(shè)施類、宣傳教育類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照編號順序排列，便于檔案的存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、報警器、監(jiān)控設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專柜存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如硬盤、光盤等，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對重要的檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，防止信息泄露。（三）保管期限1.森林防火檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：上級部門下發(fā)的有關(guān)森林防火的重要文件、本公司/組織制定的重要規(guī)章制度、森林火災(zāi)案件的調(diào)查處理材料等。3.長期保管的檔案主要包括：森林防火工作計劃、方案、預(yù)案、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：臨時性的森林防火工作文件、資料等，保管期限為1年至10年。（四）檔案的檢查與清點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面的清點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。3.對檢查和清點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施加以解決，如修復(fù)損壞的檔案、補充缺失的檔案等。五、檔案的利用（一）借閱制度1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對《檔案借閱申請表》進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并將檔案交借閱人。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）查閱制度1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱，檔案管理部門應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.查閱檔案時，查閱人應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.如需復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）檔案利用的登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱、編號等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光、效益原則等。2.全面審查檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.從歷史的角度出發(fā)，考慮檔案在當(dāng)時的作用和對歷史研究的價值。4.以發(fā)展的眼光看待檔案，考慮檔案在未來可能發(fā)揮的作用。5.在確保檔案安全和完整的前提下，提高檔案管理的效益，避免不必要的保存成本。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、時間等方面的差異，判斷其保存價值。3.效益評估法：考慮檔案的利用頻率、利用效果、保存成本等因素，評估其保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等信息。2.《檔案銷毀