PAGE基金會(huì)檔案管理制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)基金會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合基金會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基金會(huì)及所屬各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：基金會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映基金會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集基金會(huì)在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及基金會(huì)機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)基金會(huì)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善基金會(huì)檔案管理制度。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管等工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。對(duì)所屬各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案的收集、整理和移交工作。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理和歸檔工作，并接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門(mén)檔案的形成、積累和保管等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.基金會(huì)章程、理事會(huì)決議、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)款物接收與使用記錄、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃與總結(jié)等項(xiàng)目相關(guān)檔案。3.財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)管理檔案。4.人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核材料等人力資源管理檔案。5.宣傳資料、活動(dòng)照片、視頻等宣傳推廣檔案。6.與政府部門(mén)、社會(huì)組織、企業(yè)等的往來(lái)文件、合作協(xié)議等對(duì)外關(guān)系檔案。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行整理。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案的完整性。3.檔案收集過(guò)程中，要注意對(duì)檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、項(xiàng)目管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、人力資源管理類(lèi)、宣傳推廣類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序排列上架保管，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立關(guān)聯(lián)，便于查閱和利用。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映基金會(huì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)基金會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映基金會(huì)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)基金會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映基金會(huì)一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)基金會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。2.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出檔案保管期限的建議，報(bào)檔案管理部門(mén)審核確定。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀或繼續(xù)保管的意見(jiàn)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本基金會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)基金會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)基金會(huì)理事會(huì)同意。3.涉及基金會(huì)機(jī)密的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為利用者提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.對(duì)于需要利用檔案進(jìn)行研究、編史修志等工作的，檔案管理部門(mén)應(yīng)給予支持和配合，并根據(jù)實(shí)際情況提供必要的幫助。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重從事的原則。2.對(duì)檔案的鑒定，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀或繼續(xù)保管的意見(jiàn)。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，報(bào)基金會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)。2.檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表應(yīng)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。3.批準(zhǔn)后的檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表應(yīng)作為檔案銷(xiāo)毀的依據(jù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作的記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立基金會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為基金會(huì)的各項(xiàng)工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合基金會(huì)檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、保管、查閱、利用等全過(guò)程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，保障檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息化管理工作。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確