PAGE財務(wù)部文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強財務(wù)部文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財務(wù)部所有文件檔案的管理，包括但不限于會計憑證、賬簿、報表、合同、協(xié)議、文件、通知等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：財務(wù)部文件檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保文件檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)文件檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：加強文件檔案的安全保密工作，防止文件檔案的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立健全文件檔案的檢索系統(tǒng)，提高文件檔案的利用效率，為財務(wù)部工作提供有力支持。二、文件檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證等。2.賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬等。3.報表類：包括月度報表、季度報表、年度報表等。4.合同協(xié)議類：包括采購合同、銷售合同、借款合同、租賃合同等。5.文件通知類：包括公司文件、部門文件、外部文件等。6.其他類：包括財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料、銀行對賬單等。（二）編號1.文件檔案編號采用“年份+類別+順序號”的方式，例如：2023KJPC001，表示2023年會計憑證類第1號文件。2.編號應(yīng)連續(xù)、唯一，不得重復(fù)使用。3.對于同一類別的文件檔案，應(yīng)按照時間順序進行編號。三、文件檔案的收集與整理（一）收集1.財務(wù)部各崗位人員應(yīng)及時將工作中形成的文件檔案收集齊全，確保文件檔案的完整性。2.對于外來文件，如政府部門文件、銀行文件、稅務(wù)文件等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收，并及時進行登記和分發(fā)。（二）整理1.收集到的文件檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，確保文件檔案的分類準(zhǔn)確、清晰。2.對于會計憑證，應(yīng)按照編號順序進行整理，確保憑證的連續(xù)性和完整性。3.對于賬簿、報表等，應(yīng)進行裝訂成冊，并在封面注明名稱、年度、月份等信息。4.對于合同協(xié)議，應(yīng)進行分類整理，并按照編號順序進行排列，同時在每份合同協(xié)議上注明簽訂日期、合同金額、對方單位等信息。5.對于文件通知，應(yīng)按照發(fā)文單位、發(fā)文日期等進行分類整理，并在每份文件通知上注明標(biāo)題、文號、發(fā)文日期等信息。四、文件檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的文件檔案應(yīng)及時進行歸檔，確保文件檔案的安全存放。2.歸檔時，應(yīng)按照分類編號順序進行存放，并在檔案盒上注明類別、年份、起止編號等信息。3.對于電子文件檔案，應(yīng)進行備份，并按照分類編號順序進行存儲，同時建立電子文件檔案的索引目錄，便于查找和使用。（二）保管1.財務(wù)部應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案保管室，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保文件檔案的安全存放。2.文件檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對于重要的文件檔案，如會計憑證、賬簿、報表等，應(yīng)進行專柜保管，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理。4.文件檔案保管人員應(yīng)定期對文件檔案進行檢查和清點，確保文件檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。5.文件檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，對于超過保管期限的文件檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。五、文件檔案的查閱與借閱（一）查閱1.財務(wù)部內(nèi)部人員因工作需要查閱文件檔案時，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請表》，注明查閱的文件檔案名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱文件檔案時，應(yīng)在指定的地點進行，不得擅自將文件檔案帶出保管室。如需復(fù)印文件檔案，應(yīng)經(jīng)保管人員同意，并進行登記。3.查閱人員應(yīng)愛護文件檔案，不得在文件檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將文件檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.財務(wù)部外部人員因工作需要借閱文件檔案時，應(yīng)填寫《文件檔案借閱申請表》，注明借閱的文件檔案名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱文件檔案時，應(yīng)出具單位介紹信或身份證明，并與保管人員簽訂《文件檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件檔案內(nèi)容。如需復(fù)印文件檔案，應(yīng)經(jīng)保管人員同意，并進行登記。5.借閱人員歸還文件檔案時，應(yīng)進行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文件檔案的保密與安全（一）保密1.財務(wù)部文件檔案涉及公司的財務(wù)信息和商業(yè)秘密，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度規(guī)定，不得泄露文件檔案的內(nèi)容。3.查閱和借閱文件檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將文件檔案的內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。4.對于涉及公司機密的文件檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保文件檔案的安全保密。（二）安全1.財務(wù)部應(yīng)加強文件檔案的安全管理，采取必要的安全措施，防止文件檔案的泄露、丟失和損壞。2.保管人員應(yīng)定期對文件檔案進行安全檢查，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.文件檔案保管室應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保文件檔案的安全存放。4.對于電子文件檔案，應(yīng)采取加密存儲、備份等措施，防止電子文件檔案的丟失和損壞。同時，應(yīng)定期對電子文件檔案進行病毒查殺和維護，確保電子文件檔案的安全運行。七、文件檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限的文件檔案。2.已失去保存價值的文件檔案。3.經(jīng)批準(zhǔn)不再需要保存的文件檔案。（二）銷毀程序1.對于需要銷毀的文件檔案，保管人員應(yīng)填寫《文件檔案銷毀申請表》，注明銷毀的文件檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，保管人員應(yīng)會同相關(guān)人員對需要銷毀的文件檔案進行清點和核對，確保銷毀的文件檔案準(zhǔn)確無誤。3.對于會計憑證、賬簿等重要文件檔案的銷毀，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行處理，并由保管人員和相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保銷毀徹底。4.對于其他文件檔案的銷毀，可采用粉碎、焚燒、出售給廢品回收站等方式進行處理，但應(yīng)確保文件檔案的內(nèi)容無法恢