PAGE保衛(wèi)部檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)保衛(wèi)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在保衛(wèi)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保衛(wèi)部各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是保衛(wèi)部在履行職責(zé)過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：保衛(wèi)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保衛(wèi)工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、利用。二、檔案管理職責(zé)（一）保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)保衛(wèi)部檔案管理工作，將檔案管理工作納入部門工作計劃，定期檢查檔案管理工作情況。2.審批檔案管理工作制度、工作計劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等重要事項。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和本制度，負(fù)責(zé)保衛(wèi)部檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，組織實(shí)施檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。4.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為保衛(wèi)工作提供檔案資料支持，積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料和大事記等。（三）各科室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交工作，確保本科室檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓、丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.積極配合檔案管理人員做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與保衛(wèi)工作有關(guān)文件材料，包括指示、通知、通報、規(guī)定等。2.保衛(wèi)部制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、會議記錄、統(tǒng)計報表等文件材料。3.各類保衛(wèi)工作方案、預(yù)案、措施、辦法等文件材料。4.涉及保衛(wèi)工作的案件材料，包括案件報告、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、處理決定等。5.保衛(wèi)部人員的人事檔案材料，包括履歷表、考核表、獎懲材料、任免文件等。6.保衛(wèi)部開展活動的照片、錄像、錄音等聲像材料。7.其他與保衛(wèi)工作有關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等項目，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，對重要檔案應(yīng)同時保存紙質(zhì)和電子兩種版本。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：保衛(wèi)部制定的重要規(guī)章制度、涉及重大案件的檔案、具有歷史價值的文件材料等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括：一般性的保衛(wèi)工作文件材料、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括：臨時性的文件材料、一般性的統(tǒng)計報表等。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限等項目，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行處理。3.對清查結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)，形成檔案清查報告，報保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人審閱。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合保衛(wèi)部檔案的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其價值和保管期限。2.綜合分析法：對檔案進(jìn)行綜合分析，考慮檔案的整體情況和利用需求，確定其價值和保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清冊進(jìn)行銷毀，銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊存檔。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本制度規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則：圍繞保衛(wèi)工作中心任務(wù)，積極主動提供檔案信息服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作指導(dǎo)和案件查處等提供支持。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.保衛(wèi)部內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)查閱檔案的單位或個人。（三）利用手續(xù)1.保衛(wèi)部內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.上級機(jī)關(guān)、有關(guān)部門查閱檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，需出具相關(guān)法律文書，經(jīng)保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照法律程序提供查閱服務(wù)。4.其他單位或個人查閱檔案，需經(jīng)保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案查閱申請表》，辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案庫房內(nèi)查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，經(jīng)批準(zhǔn)后可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)加蓋保衛(wèi)部檔案專用章。（五）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱檔案內(nèi)容等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的保衛(wèi)部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為保衛(wèi)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合保衛(wèi)部檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、檢索、利用等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）