PAGE土地檔案及相應(yīng)規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強公司土地檔案管理，規(guī)范土地檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保土地檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為公司土地管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司所有涉及土地相關(guān)業(yè)務(wù)及檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：土地檔案應(yīng)如實反映土地的取得、變更、使用等實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與土地相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性，涵蓋土地權(quán)屬、規(guī)劃、審批、利用等各個環(huán)節(jié)。3.系統(tǒng)性原則：對土地檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、土地敏感信息等予以保密，防止檔案信息泄露。5.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準和規(guī)范開展土地檔案管理工作，確保各項操作流程標(biāo)準化、規(guī)范化。二、土地檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善土地檔案管理制度、流程和標(biāo)準。2.組織開展土地檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對土地檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對土地檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。5.負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，保障檔案安全。6.對涉及土地檔案的數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實施。（二）土地業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門土地業(yè)務(wù)文件、資料的形成、積累和初步整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好土地檔案的收集、整理、核對等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用土地檔案，及時歸還所借閱的檔案，并確保檔案的安全和完整。4.向檔案管理部門反饋土地檔案管理中存在的問題，提出改進建議。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.土地檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，負責(zé)具體的檔案管理操作工作。2.涉及土地業(yè)務(wù)辦理的工作人員，在業(yè)務(wù)過程中應(yīng)及時形成準確、完整的文件資料，并按要求進行整理和移交。三、土地檔案的收集（一）收集范圍1.土地權(quán)屬文件：包括土地出讓合同、土地劃撥決定書、土地轉(zhuǎn)讓協(xié)議、土地租賃合同、土地權(quán)屬證書等。2.土地規(guī)劃文件：土地利用總體規(guī)劃、控制性詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等相關(guān)文件。3.土地審批文件：建設(shè)用地批準書、建設(shè)項目用地預(yù)審意見、土地征收批復(fù)、農(nóng)用地轉(zhuǎn)用批復(fù)等。4.土地登記文件：土地登記申請書、地籍調(diào)查表、宗地圖、土地登記審批表等。5.土地開發(fā)利用文件：土地開發(fā)項目可行性研究報告、項目規(guī)劃設(shè)計方案、土地開發(fā)建設(shè)相關(guān)合同等。6.土地評估文件：土地評估報告、地價監(jiān)測數(shù)據(jù)等。7.土地糾紛處理文件：涉及土地糾紛的協(xié)商記錄、調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決、法院判決書等。8.其他與土地相關(guān)的文件、資料，如土地測繪成果、土地利用現(xiàn)狀圖、土地變更記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)土地業(yè)務(wù)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實、準確、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。4.收集過程中發(fā)現(xiàn)文件資料存在缺失、損壞等情況，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通，進行補充或修復(fù)。（三）收集時間1.在土地業(yè)務(wù)辦理過程中，相關(guān)部門應(yīng)同步收集形成的文件資料，確保在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時移交檔案管理部門。2.對于定期產(chǎn)生的土地相關(guān)文件，如年度土地利用統(tǒng)計報表等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集并移交。四、土地檔案的整理（一）分類標(biāo)準1.按土地權(quán)屬性質(zhì)分類：國有土地檔案、集體土地檔案。2.按土地用途分類：居住用地檔案、商業(yè)用地檔案、工業(yè)用地檔案、公共設(shè)施用地檔案等。3.按土地業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分類：土地取得檔案、土地變更檔案、土地利用檔案、土地處置檔案等。（二）整理流程1.裝訂：對紙質(zhì)文件資料進行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保整齊牢固。2.編頁：對裝訂后的文件資料進行編頁，標(biāo)注頁碼，便于查找和統(tǒng)計。3.分類：按照分類標(biāo)準對文件資料進行分類，同類文件集中存放。4.編號：為每一份土地檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。5.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檢索和查閱。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)遵循檔案管理的基本原則和方法，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.整理過程中應(yīng)保持文件資料的原始風(fēng)貌，不得擅自涂改、偽造或抽取文件。3.對于不同載體的文件資料，應(yīng)分別進行整理，并建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。五、土地檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司土地產(chǎn)權(quán)歸屬、重大權(quán)益變動、重要歷史事件等具有長遠保存價值的檔案。2.定期保管：根據(jù)土地檔案的重要程度和時效性，分為30年、10年等不同期限保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案保管：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)對電子檔案進行備份存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進行分類管理，并定期進行數(shù)據(jù)維護和備份更新。同時，制定電子檔案的訪問權(quán)限管理規(guī)定，確保電子檔案的安全。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準。2.建立檔案庫房管理制度，嚴格限制非檔案管理人員進入庫房，檔案管理人員進入庫房應(yīng)進行登記。3.定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全保管。六、土地檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因土地管理決策需要查閱土地檔案。2.涉及土地業(yè)務(wù)辦理的外部單位，如政府部門、合作企業(yè)等，按照規(guī)定程序查閱相關(guān)土地檔案。（二）利用流程1.申請：公司內(nèi)部部門或外部單位需要查閱土地檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員使用。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.登記：對檔案查閱情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。5.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確保檔案完整無損。（三）利用要求1.嚴格遵守檔案利用的審批程序，確保檔案利用的合法性和安全性。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取文件。3.對于涉及商業(yè)秘密、敏感信息的土地檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍和使用方式。七、土地檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)土地檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、嚴格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、土地業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負責(zé)土地檔案的鑒定工作。（三）鑒定流程1.初步審查：檔案管理部門對到期檔案進行初步梳理，列出需要鑒定的檔案清單。2.詳細審查：鑒定小組對清單中的檔案進行詳細審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等因素，確定檔案的存毀意見。3.審批：鑒定結(jié)果報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.銷毀：經(jīng)批準銷毀的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。（四）銷毀要求1.銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。八、土地檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的土地檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高土地檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，為公司土地管理提供更加便捷、高效的信息支持。（二）數(shù)字化流程1.掃描錄入：對紙質(zhì)土地檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，按照規(guī)定的格式進行存儲。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立準確的檔案數(shù)據(jù)庫。3.掛接關(guān)聯(lián)：將數(shù)字化檔案與對應(yīng)的電子文件進行掛接關(guān)聯(lián)，形成完整的電子檔案信息。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案。2.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的訪問、修改、刪除等操作進行嚴格控制，確保檔案信息安全。3.統(tǒng)計分析：對土地檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為公司土地管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.備份與恢復(fù)：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以應(yīng)對突發(fā)情況。（四）信息化管理要求1.加強對土地檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。3.對涉及土地檔案信息化管理的人員進行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立土地檔案管理監(jiān)督機制，由公司內(nèi)部審計部門或相關(guān)管理部門定期對土地檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，檢查檔案是否齊全、有無缺失或錯誤信息。3.檔案庫房的安全管理情況，包括設(shè)施設(shè)備的運行狀況、防火防盜措施等。4.檔案信息化管理系