PAGE企業(yè)檔案室管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高企業(yè)管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護(hù)企業(yè)利益。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置企業(yè)設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)集中管理企業(yè)各類檔案。檔案室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常工作。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定的程序和要求，為企業(yè)各部門及人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息。2.檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。指導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理員的工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，企業(yè)規(guī)章制度，工作計(jì)劃、總結(jié)，各類公文、函件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場營銷、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。4.人力資源類：有員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同等方面的文件。5.基本建設(shè)類：涉及企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。6.科技研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、技術(shù)成果鑒定文件、專利證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本及相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為一級類目、二級類目等，具體分類如下：行政管理類：可分為綜合管理、行政事務(wù)、法務(wù)等二級類目。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：根據(jù)業(yè)務(wù)類型分為市場銷售、采購供應(yīng)、生產(chǎn)管理等二級類目。財(cái)務(wù)審計(jì)類：分為會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督等二級類目。人力資源類：包括人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)等二級類目?；窘ㄔO(shè)類：按項(xiàng)目階段分為項(xiàng)目前期、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工等二級類目。科技研發(fā)類：分為科研項(xiàng)目管理、技術(shù)創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等二級類目。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“XZGL001”表示行政管理類綜合管理中的第1份文件。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和利用檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.對于重大項(xiàng)目或重要活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理員接收各部門移交的檔案材料，按照整理要求進(jìn)行檢查、核對。2.對符合要求的檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目，裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上注明檔案編號、題名、日期等信息。3.將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放索引，便于查找。（三）保管條件1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、溫濕度計(jì)等。3.檔案應(yīng)存放于專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊有序，便于查找和管理。（四）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（15年以上）和短期（15年以下）三種。具體保管期限劃分如下：1.永久保管：企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等重要文件。股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄。企業(yè)年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。涉及企業(yè)重大權(quán)益的合同協(xié)議。重要的科研成果及知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件。2.長期保管：企業(yè)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等行政管理文件。業(yè)務(wù)經(jīng)營中的重要合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。會(huì)計(jì)憑證、賬簿等財(cái)務(wù)檔案。員工人事檔案中的重要材料。3.短期保管：一般性的行政管理文件，如通知、便函等。臨時(shí)性的業(yè)務(wù)文件，如市場調(diào)研資料、短期合同等。一般性的財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料等。（五）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細(xì)記錄清查時(shí)間、范圍、結(jié)果及處理情況等信息。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.優(yōu)先滿足企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的需要，為企業(yè)決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等提供支持。（二）利用方式1.查閱：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要可到檔案室查閱檔案，檔案管理員應(yīng)根據(jù)查閱需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、用途等信息。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案編號、題名、利用目的、歸還時(shí)間等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）歸還與注銷1.借閱檔案到期后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。檔案管理員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究利用者的責(zé)任。2.對于已辦理借閱手續(xù)但未實(shí)際借閱的檔案，應(yīng)及時(shí)注銷借閱登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案管理負(fù)責(zé)人組織鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分析、評估，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.將銷毀清單報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，一般可采用焚燒、粉碎等方式。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)。（五）銷毀記錄建立檔案銷毀記錄，詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的保管期限、密級等信息，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號檢索、按題名檢索、按關(guān)鍵詞檢索等，方便用戶快速查找所需檔案。2.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為企業(yè)檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備