PAGE企業(yè)各部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門檔案的管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、報表、圖紙、照片、錄像等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的全過程管理。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分級負責(zé)原則：各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并指定專人負責(zé)檔案管理工作。3.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的組織和實施。3.指導(dǎo)各部門檔案管理工作，對各部門檔案管理人員進行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對公司檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期向綜合管理部移交本部門的檔案。3.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，積極提供檔案利用線索。4.指定專人負責(zé)本部門檔案管理工作，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責(zé)本部門或綜合管理部檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等。3.對檔案進行定期清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。5.做好檔案管理的保密工作，嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息泄露。6.參加公司組織的檔案管理培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、報告、計劃、總結(jié)等。2.公司在工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)等項目中形成的圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、實驗報告等。3.公司在行政管理、黨群工作、人力資源管理、財務(wù)管理等方面形成的文件、資料、記錄等。4.公司在對外交往中形成的各類文件、信函、合同、協(xié)議、會議紀要等。5.公司在設(shè)備采購、物資管理、固定資產(chǎn)管理等方面形成的文件、資料、記錄等。6.公司在文化建設(shè)、宣傳報道、教育培訓(xùn)等方面形成的文件、資料、記錄等。7.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時、準(zhǔn)確。2.檔案收集應(yīng)做到全面、完整，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案應(yīng)進行初步審核，確保檔案的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。4.收集的檔案應(yīng)及時移交檔案管理人員，不得擅自留存或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等。2.編號：對分類后的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.裝訂：對紙張較小、較薄或破損的文件進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案的安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，便于查找和管理。2.對重要的檔案應(yīng)采取備份保管的方式，備份檔案可采用電子存儲或紙質(zhì)打印等方式，備份檔案應(yīng)與原件分開保管，并定期進行檢查和維護。3.對聲像檔案、電子檔案等特殊載體的檔案，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進行保管，確保檔案的安全和完整。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對公司檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的安全和完整。2.檔案清查應(yīng)包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面的檢查，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理。3.檔案清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報告應(yīng)包括清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等內(nèi)容。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等特征，對檔案進行逐件鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.對涉及公司重大利益、重要業(yè)務(wù)活動或具有歷史價值的檔案，應(yīng)進行重點鑒定，確保檔案的留存價值。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，銷毀人員應(yīng)嚴格按照檔案銷毀清單進行銷毀，確保銷毀工作的安全、準(zhǔn)確。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，嚴禁將檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并填寫檔案銷毀記錄，記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清單和檔案銷毀記錄應(yīng)作為檔案資料進行保存，保存期限為永久。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案利用工作的安全、有序進行。2.充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供及時、有效的信息支持。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱、借閱檔案的，但應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部檔案庫房查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.外借：公司外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱檔案時，應(yīng)按照公司規(guī)定的范圍和程序進行，不得擅自擴大查閱、借閱范圍，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容應(yīng)包括利用時間、利用部門、利用人員、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息。2.檔案利用登記應(yīng)定期進行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料進行保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的電子文件收集齊全，并按照公司檔案管理規(guī)定進行整理。2.電子文件的整理應(yīng)遵循電子文件的形成規(guī)律和特點，保持電子文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。3.電子文件應(yīng)按照分類、編號順序進行存儲，存儲載體應(yīng)選用質(zhì)量可靠、便于長期保存的存儲設(shè)備。（二）電子檔案的保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的電子檔案存儲服務(wù)器，對公司電子檔案進行集中存儲和管理。2.電子檔案存儲服務(wù)器應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保電子檔案的安全。3.電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲載體應(yīng)與原存儲載體分開保管，并定期進行檢查和維護。4.對電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)進行定期監(jiān)測，確保存儲環(huán)境的溫度、濕度等條件符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）電子檔案的利用1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱電子檔案，應(yīng)按照公司檔案利用程序辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱電子檔案時，應(yīng)使用公司規(guī)定的電子檔案管理系統(tǒng)進行操作，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。2.公司外部單位查閱、借閱電子檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱電子檔案時，應(yīng)按照公司規(guī)定的范圍和程序進行，不得擅自擴大查閱、借閱范圍，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播電子檔案內(nèi)容。（四）電子檔案的安全保密1.加強電子檔案的安全保密管理，建立健全電子檔案安全保密制度，明確電子檔案管理人員的安全保密職責(zé)。2.對電子檔案的存儲設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)等進行安全防護，采取加密、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露和被篡改。3.嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，對不同級別的人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案信息的安全。4.定期對電子檔案的安全保密情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題，確保電子檔案的安全保密。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的聲像文件收集齊全，并按照公司檔案管理規(guī)定進行整理。2.聲像文件的整理應(yīng)遵循聲像文件的形成規(guī)律和特點，保持聲像文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。3.聲像文件應(yīng)按照分類、編號順序進行存儲，存儲載體應(yīng)選用質(zhì)量可靠、便于長期保存的存儲設(shè)備。（二）聲像檔案的保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的聲像檔案存儲庫房，對公司聲像檔案進行集中存儲和管理。2.聲像檔案存儲庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保聲像檔案的安全。3.聲像檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲載體應(yīng)與原存儲載體分開保管，并定期進行檢查和維護。4.對聲像檔案的存儲環(huán)境應(yīng)進行定期監(jiān)測，確保存儲環(huán)境的溫度、濕度等條件符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）聲像檔案的利用1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱聲像檔案，應(yīng)按照公司檔案利用程序辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱聲像檔案時，應(yīng)使用公司規(guī)定的聲像檔案管理設(shè)備進行播放，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播聲像檔案內(nèi)容。2.公司外部單位查閱、借閱聲像檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱聲像檔案時，應(yīng)按照公司規(guī)定的范圍和程序進行，不得擅自擴大查閱、借閱范圍，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播聲像檔案內(nèi)容。（四）聲像檔案的安全保密1.加強聲像檔案的安全保密