PAGE扶貧檔案室管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧檔案室管理，確保扶貧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在扶貧工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：扶貧檔案由專門的檔案室集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理扶貧工作中形成的各類檔案，包括文件、資料、報表、照片、音像等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為扶貧決策提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門扶貧檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并配合檔案室做好檔案的整理、編目等工作。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，提出改進(jìn)措施和建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級有關(guān)扶貧工作的文件、政策法規(guī)、指示、通知等。2.本公司/組織制定的扶貧工作計(jì)劃、方案、措施、總結(jié)、報告等。3.扶貧項(xiàng)目申報、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件、資料、報表等。4.扶貧對象的基本信息、幫扶記錄、脫貧情況等。5.扶貧工作中的會議記錄、紀(jì)要、簡報等。6.扶貧工作中的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在扶貧工作中形成的檔案資料收集齊全，并移交檔案室。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，確保字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、項(xiàng)目類、對象類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等，便于查閱和管理。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于查找和利用。四、檔案保管（一）保管期限扶貧檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：具有重要憑證和歷史查考價值的檔案，如上級有關(guān)扶貧工作的重要文件、本公司/組織制定的扶貧工作長期規(guī)劃、扶貧項(xiàng)目的重大決策等。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)具有查考價值的檔案，如扶貧項(xiàng)目的年度計(jì)劃、總結(jié)、報表等，保管期限為10年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)具有查考價值的檔案，如扶貧工作中的一般性文件、簡報等，保管期限為1年至5年。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案數(shù)字化為提高檔案管理效率和利用水平，應(yīng)逐步推進(jìn)扶貧檔案的數(shù)字化工作。1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.選擇專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)，確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和安全。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份和存儲，建立數(shù)字化檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧檔案。2.上級主管部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢部門等因工作需要查閱扶貧檔案。3.其他單位或個人因工作需要查閱扶貧檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱扶貧檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.上級主管部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢部門等查閱扶貧檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.其他單位或個人查閱扶貧檔案，應(yīng)出具單位介紹信或個人身份證明，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案室印章。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管狀況等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保管期限和價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行分析比較，確定其保管期限和價值。3.效益評估法：對檔案的利用效益進(jìn)行評估，確定其保管期限和價值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定失去保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，列出檔案的編號、名稱、日期、保管期限等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督。4.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報表，向上級主管部門和本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報告檔案工作情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）移交工作1.本公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因，需要對檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應(yīng)編制《檔案移交清冊》，列出檔案的編號、名