PAGE福利院老人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強福利院老人檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福利院全體老人檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映老人的實際情況。2.完整性原則：全面收集與老人相關(guān)的各類信息，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護老人檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一標準和規(guī)范進行檔案的整理、歸檔和保管。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個人身份信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號碼等。2.家庭信息：家庭成員姓名、關(guān)系、聯(lián)系方式等。3.入住信息：入住福利院時間、入住原因、原居住地址等。（二）健康信息1.身體狀況：既往病史、現(xiàn)有疾病、殘疾情況等。2.體檢報告：定期體檢結(jié)果、各項生理指標數(shù)據(jù)。3.醫(yī)療記錄：就診病歷、用藥情況、治療方案等。（三）生活信息1.生活習(xí)慣：飲食偏好、作息時間、個人衛(wèi)生習(xí)慣等。2.興趣愛好：老人喜歡的活動、娛樂項目等。3.心理狀況：心理健康評估結(jié)果、情緒狀態(tài)等。（四）服務(wù)記錄1.護理服務(wù)：護理級別、護理內(nèi)容、護理時間等。2.康復(fù)服務(wù)：康復(fù)訓(xùn)練計劃、實施情況、效果評估等。3.文化娛樂活動記錄：參與活動的內(nèi)容、時間、表現(xiàn)等。（五）財務(wù)信息1.費用繳納記錄：入住費用、各項服務(wù)費用的繳納情況。2.財務(wù)補貼信息：享受的政府補貼、社會捐贈等情況。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.老人入住福利院時，由接待工作人員負責(zé)收集基本信息，并填寫《福利院老人檔案登記表》。2.醫(yī)療部門負責(zé)收集健康信息，包括安排體檢、記錄病史等。3.護理人員和活動組織人員分別收集生活信息和服務(wù)記錄。4.財務(wù)部門負責(zé)提供財務(wù)信息。（二）資料收集要求1.收集的資料應(yīng)真實、準確、完整，不得遺漏重要信息。2.資料應(yīng)及時整理，確保時效性。3.對于缺失的資料，應(yīng)及時與老人或相關(guān)部門溝通補充。四、檔案整理與歸檔（一）分類標準按照檔案內(nèi)容分為基本信息類、健康信息類、生活信息類、服務(wù)記錄類、財務(wù)信息類等類別。（二）整理方法1.對收集到的資料進行分類排序，同一類別的資料按照時間順序排列。2.去除重復(fù)、無效的資料，確保每份資料具有唯一性。3.對資料進行編號，便于查找和管理。（三）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案按照類別分別裝訂成冊，電子檔案按照統(tǒng)一命名規(guī)則存儲在服務(wù)器上。2.建立檔案目錄，明確各類檔案的存放位置和編號，方便查閱。五、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。（二）保管期限1.基本信息、健康信息等永久性檔案長期保管。2.服務(wù)記錄、財務(wù)信息等檔案根據(jù)相關(guān)規(guī)定保存一定期限，一般為[X]年。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案數(shù)量與目錄一致，無丟失、損壞情況。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限福利院內(nèi)部工作人員因工作需要可查閱老人檔案，但需經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準。（二）查閱流程1.填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.將申請表提交給檔案管理部門負責(zé)人審批。3.審批通過后，在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱檔案，特殊情況確需借閱的，需由福利院負責(zé)人批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人需妥善保管檔案，按時歸還。3.借閱期間如檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得隨意泄露檔案信息。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.查閱和借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱和借閱過程，確保信息安全。（二）責(zé)任追究對于違反保密制度，泄露老人檔案信息的人員，將依法依規(guī)追究責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立福利院老人檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。（二）數(shù)據(jù)維護定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。及時更新檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和時效性。九、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，經(jīng)檔案管理部門審核，福利院負責(zé)人批準后進行銷毀。（二）銷毀流程1.編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等。2.采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷