PAGE青海會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)青海地區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理，提高會(huì)計(jì)檔案管理效率和質(zhì)量，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合青海實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于青海省內(nèi)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“單位”）的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.真實(shí)性原則保證數(shù)字化后的會(huì)計(jì)檔案與原始檔案內(nèi)容一致，真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.完整性原則涵蓋會(huì)計(jì)檔案的各個(gè)門(mén)類(lèi)和載體，確保數(shù)字化過(guò)程中檔案信息無(wú)遺漏。4.安全性原則采取有效措施保障數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案在存儲(chǔ)、傳輸、使用過(guò)程中的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.便利性原則方便會(huì)計(jì)檔案的查閱、利用和管理，提高工作效率，降低管理成本。二、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化工作的規(guī)劃、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。3.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的立項(xiàng)、招標(biāo)、驗(yàn)收等工作。4.對(duì)數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)、保管和利用進(jìn)行日常管理。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供會(huì)計(jì)檔案的原始資料，并對(duì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化前的整理、核對(duì)等工作。3.參與會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的需求調(diào)研、方案審核等工作。（三）信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障。2.承擔(dān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)工作。3.制定數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)安全策略，確保數(shù)據(jù)安全。（四）其他部門(mén)職責(zé)按照各自職責(zé)配合檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化相關(guān)工作。三、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.每年終了，財(cái)務(wù)部門(mén)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)將當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)移交的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對(duì)不符合要求的會(huì)計(jì)檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（二）數(shù)字化前處理1.對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行去污、修復(fù)、拆卷、裝訂等預(yù)處理，確保檔案質(zhì)量符合數(shù)字化要求。2.按照會(huì)計(jì)檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入會(huì)計(jì)檔案的基本信息，包括檔案名稱(chēng)、日期、保管期限、卷號(hào)等。（三）數(shù)字化掃描1.根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的紙張類(lèi)型、幅面大小等選擇合適的掃描設(shè)備和掃描參數(shù)。2.掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像格式應(yīng)為清晰、完整、可長(zhǎng)期保存的通用格式，如TIFF、PDF等。3.對(duì)掃描圖像進(jìn)行逐頁(yè)檢查，確保圖像清晰、完整，無(wú)黑邊、白邊、偏斜、模糊等現(xiàn)象。（四）圖像處理1.對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。2.對(duì)圖像進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保圖像信息安全。3.建立圖像索引數(shù)據(jù)庫(kù)，將圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，方便查詢(xún)和利用。（五）數(shù)據(jù)掛接1.將數(shù)字化后的會(huì)計(jì)檔案圖像數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和定位。2.對(duì)掛接后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性和準(zhǔn)確性檢查，確保數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)正確。（六）存儲(chǔ)與備份1.數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，確保數(shù)據(jù)安全。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（七）驗(yàn)收與移交1.會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目完成后，由檔案管理部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)字化流程的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)與備份的安全性等。3.驗(yàn)收合格后，檔案管理部門(mén)將數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案移交至檔案庫(kù)房進(jìn)行長(zhǎng)期保管，并辦理交接手續(xù)。四、數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的利用與安全管理（一）利用管理1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)制、下載、傳播檔案信息。3.單位外部人員查閱數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）安全管理1.建立健全數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息系統(tǒng)等的安全管理。2.采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等安全措施，防止數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案信息被非法獲取、篡改和泄露。3.定期對(duì)數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和防范能力。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.財(cái)政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)青海省內(nèi)單位的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化流程的規(guī)范性和數(shù)據(jù)質(zhì)量。3.數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)、保管和利用情況。4.數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全管理措施落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)定期組織對(duì)單位的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：對(duì)重點(diǎn)單位或存在問(wèn)題的單位進(jìn)行不定期抽查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理中的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的單位，財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部