PAGE辦公室文書檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公室文書檔案的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及辦公室文書檔案查閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。同時，對涉及公司機(jī)密的檔案要嚴(yán)格保密。3.服務(wù)工作原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為出發(fā)點(diǎn)，為員工提供必要的檔案查閱支持，促進(jìn)工作的順利開展。二、檔案查閱范圍（一）文書檔案分類1.行政管理類：包括公司各類行政文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)管理類：涉及公司各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程文件、合同協(xié)議、市場調(diào)研報(bào)告等。3.人事管理類：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等。4.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算文件、審計(jì)報(bào)告等。（二）具體查閱內(nèi)容1.員工因工作需要，可查閱與本人工作職責(zé)相關(guān)的檔案資料，如業(yè)務(wù)流程文件、項(xiàng)目資料等，以獲取工作所需的信息和參考依據(jù)。2.部門負(fù)責(zé)人在履行管理職責(zé)時，可查閱本部門及相關(guān)部門的行政管理、業(yè)務(wù)管理等方面的檔案，以便進(jìn)行工作指導(dǎo)、決策制定和監(jiān)督檢查。3.公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門在開展工作時，可根據(jù)工作需要查閱相關(guān)檔案資料，以確保公司運(yùn)營的合規(guī)性。4.外部單位因合作、審計(jì)等正當(dāng)理由，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定。三、查閱流程（一）提出申請1.員工如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號、查閱目的、查閱時間等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請，還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案管理部門審核1.檔案管理部門收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)查閱目的的合理性和必要性。2.對于符合查閱條件的申請，檔案管理部門確定檔案的存放位置，并安排專人負(fù)責(zé)查找和提供檔案。3.如申請查閱的檔案涉及多個部門或存在其他復(fù)雜情況，檔案管理部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。（三）查閱檔案1.申請人憑批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)在申請人查閱前，對檔案進(jìn)行必要的檢查和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.查閱過程中，申請人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)事先征得檔案管理部門的同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請人的查閱需求，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保申請人能夠正確查閱檔案。（四）歸還檔案1.查閱完畢后，申請人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完整無缺。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，檔案管理人員應(yīng)及時查明原因，并報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。同時，要求申請人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、檔案查閱權(quán)限（一）普通員工查閱權(quán)限普通員工可查閱與本人工作職責(zé)直接相關(guān)的一般性檔案資料，如業(yè)務(wù)流程文件、日常工作記錄等。對于涉及公司機(jī)密、重要決策等敏感信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）部門負(fù)責(zé)人查閱權(quán)限部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及相關(guān)部門的行政管理、業(yè)務(wù)管理等方面的檔案資料，包括工作計(jì)劃與總結(jié)、項(xiàng)目進(jìn)展情況、員工績效評估等。有權(quán)對本部門檔案的查閱情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)查閱權(quán)限公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)工作需要查閱公司各類檔案資料，全面了解公司的運(yùn)營情況和工作進(jìn)展。對涉及公司發(fā)展戰(zhàn)略、重大決策等重要檔案的查閱，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和審批。（四）特殊情況查閱權(quán)限1.因工作需要，公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門在履行職責(zé)時，有權(quán)查閱相關(guān)檔案資料，但應(yīng)遵循必要的審批程序，并對查閱情況進(jìn)行記錄。2.外部單位因合作、審計(jì)等正當(dāng)理由，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案資料。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并對查閱范圍和查閱方式進(jìn)行嚴(yán)格限制。五、檔案查閱登記與記錄（一）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，對每一次檔案查閱申請進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱申請人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱目的、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，確保查閱活動可追溯。（二）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對申請人的查閱過程進(jìn)行記錄，包括查閱檔案的起止時間、查閱內(nèi)容、查閱方式（如復(fù)印、拍照等）等。2.查閱記錄應(yīng)與查閱登記信息相互印證，并存檔保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。六、檔案安全與保密措施（一）檔案保管環(huán)境安全1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案存放場所的安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.定期對檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放條件符合要求。（二）查閱過程中的保密要求1.檔案管理人員在提供檔案查閱服務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.申請人在查閱檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案資料，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱場所。如需臨時借閱，應(yīng)按照借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)。3.對于涉及公司機(jī)密的檔案，查閱過程中應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱人數(shù)、使用專用設(shè)備進(jìn)行復(fù)印和拍照等。（三）檔案信息的保密責(zé)任1.公司全體員工均有保守檔案信息秘密的義務(wù)，不得擅自傳播、泄露檔案內(nèi)容。2.如因工作需要對外提供檔案信息復(fù)制件或摘錄件，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并注明出處和保密要求。3.對于違反檔案安全與保密規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱情況進(jìn)行自查，檢查查閱登記、查閱記錄是否完整準(zhǔn)確，檔案安全與保密措施是否落實(shí)到位。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并將自查情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案查閱活動是否符合規(guī)定的流程和權(quán)限。2.審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（三）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案查閱資料和情況說明。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究，及時整改，不斷完善檔案查閱制度。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.查閱檔案過程中違反安全保密規(guī)定，如泄露檔案內(nèi)容、擅自涂改或抽取檔案材料等。3.未按規(guī)定進(jìn)行查閱登記和記錄。4.將檔案帶出規(guī)定查閱場所或轉(zhuǎn)借他人。5.其他違反檔案查閱制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定進(jìn)行查閱登記等，檔案管理部門應(yīng)及時提醒相關(guān)人員進(jìn)行糾正，并給予批評教育。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，如擅自泄露檔案機(jī)密等，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理，并依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。