PAGE派出所檔案規(guī)章制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)派出所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合派出所工作實(shí)際，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本派出所全體民警、輔警及其他工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本規(guī)章制度所指檔案是派出所工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于案件卷宗、戶籍檔案、人事檔案、行政管理檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：派出所檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映派出所工作實(shí)際情況，保證檔案的完整性，不得遺漏、篡改重要信息。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立派出所檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)接收、征集本派出所各部門和個(gè)人移交的檔案材料，確保檔案收集齊全、完整。定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，指導(dǎo)相關(guān)人員做好檔案材料的整理和歸檔工作。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房清潔、整齊、通風(fēng)良好，確保檔案存放安全。配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)。建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。4.檔案利用負(fù)責(zé)辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。根據(jù)工作需要，積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為公安工作提供信息支持。5.檔案鑒定與銷毀根據(jù)檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案銷毀工作的合法性、嚴(yán)肅性。做好檔案鑒定與銷毀的記錄工作，將鑒定和銷毀情況整理歸檔。6.檔案信息化管理負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、掃描、存儲(chǔ)等信息化處理工作，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止檔案信息丟失和泄露。利用檔案管理軟件，提高檔案管理工作的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、智能化。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.案件卷宗：包括各類刑事案件、治安案件、行政案件的立案、偵查、調(diào)查、處理等過程中形成的所有材料，如案件受理登記表、立案決定書、詢問筆錄、證據(jù)材料、法律文書等。2.戶籍檔案：常住人口登記表、居民身份證申領(lǐng)登記表、出生醫(yī)學(xué)證明、戶口遷移證、注銷戶口證明等戶籍管理相關(guān)材料。3.人事檔案：民警、輔警的個(gè)人履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、培訓(xùn)等人事管理材料。4.行政管理檔案：派出所工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等行政管理工作中形成的材料。5.其他檔案：與派出所工作相關(guān)的聲像資料、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)移交電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）歸檔時(shí)間1.案件卷宗應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.戶籍檔案應(yīng)在辦理完畢相關(guān)業(yè)務(wù)后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.人事檔案應(yīng)在相關(guān)人事變動(dòng)手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.行政管理檔案應(yīng)在次年[X]月底前歸檔。（四）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)審核合格的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)，按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行整理和裝訂。3.編制檔案目錄，將檔案材料的題名、日期、保管期限等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，存入檔案庫(kù)房。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，即同一年度形成的檔案集中在一起。2.機(jī)構(gòu)分類法：按照派出所內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的類別，如刑偵部門檔案、治安部門檔案、戶籍管理部門檔案等。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題，將檔案分為若干類別，如刑事案件、治安案件、行政管理等。（三）編號(hào)規(guī)則1.全宗號(hào)：本派出所檔案全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。2.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“20XX”。3.保管期限號(hào)：短期檔案保管期限號(hào)為“1”，長(zhǎng)期檔案保管期限號(hào)為“2”，永久檔案保管期限號(hào)為“3”。4.類別號(hào)：根據(jù)檔案分類方法，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示不同的類別，如“1”表示刑事案件檔案，“2”表示治安案件檔案等。5.案卷順序號(hào)：在同一類別、年度、保管期限內(nèi)，按檔案排列順序依次編號(hào)，從“001”開始。（四）編目要求1.編制案卷目錄：案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，按照檔案排列順序依次填寫。2.編制卷內(nèi)文件目錄：卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，一份文件填寫一條記錄。3.編目字跡應(yīng)清晰、工整，不得隨意涂改：編目完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保目錄信息準(zhǔn)確無誤。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找和利用。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，不得混放。3.磁性載體檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開存放，并有防磁、防潮、防塵等保護(hù)措施。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。2.做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲藥品，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生。3.加強(qiáng)檔案的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本派出所民警、輔警因工作需要查閱檔案。2.公安系統(tǒng)內(nèi)部其他單位因工作需要查閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案在借閱期間發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由派出所領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定依據(jù)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本派出所檔案保管期限表進(jìn)行。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，將已到保管期限的檔案列出清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義，確定檔案的存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)、文號(hào)等信息。《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)一式三份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)派出所領(lǐng)導(dǎo)審批，一份送上級(jí)檔案管理部門備案。4.經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)將檔案鑒定與銷毀的過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)派出所現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的題名、日期、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用：利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化、智能化。4.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止檔案信息泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.加強(qiáng)對(duì)檔案