PAGE生物實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生物實(shí)驗(yàn)室檔案管理，確保實(shí)驗(yàn)室檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室科研、教學(xué)、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本生物實(shí)驗(yàn)室全體工作人員及與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的各類活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）檔案定義本制度所指生物實(shí)驗(yàn)室檔案是指在實(shí)驗(yàn)室的規(guī)劃建設(shè)、科研項(xiàng)目實(shí)施、教學(xué)實(shí)踐、日常管理等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)驗(yàn)室檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改或偽造。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格按照保密規(guī)定管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理實(shí)驗(yàn)室各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷(xiāo)毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的實(shí)體安全。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和實(shí)驗(yàn)室全體人員的檔案意識(shí)。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確本部門(mén)兼職檔案員，負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)本部門(mén)人員及時(shí)將工作中形成的檔案材料交兼職檔案員集中管理。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、鑒定、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用需求準(zhǔn)確、迅速地提供檔案資料。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案分類與編號(hào)（一）分類1.科研項(xiàng)目檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)方案、研究過(guò)程中的原始數(shù)據(jù)記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、論文發(fā)表、成果鑒定等材料。2.教學(xué)檔案：涵蓋教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教案、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、教學(xué)總結(jié)等。3.儀器設(shè)備檔案：包含儀器設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄、報(bào)廢申請(qǐng)等。4.人員檔案：涉及實(shí)驗(yàn)室工作人員的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱評(píng)定材料、培訓(xùn)記錄、考核情況等。5.行政管理檔案：如實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、對(duì)外交流材料等。6.安全環(huán)保檔案：包括實(shí)驗(yàn)室安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、環(huán)保監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。（二）編號(hào)1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的編號(hào)方式，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.科研項(xiàng)目檔案編號(hào)：以“KY”開(kāi)頭，followedbytheprojectnumber,forexample,KY202301representsthefirstscientificresearchprojectin2023.3.教學(xué)檔案編號(hào)：以“JX”開(kāi)頭，followedbytherelevantcode,suchasJX202302forthesecondbatchofteachingmaterialsin2023.4.儀器設(shè)備檔案編號(hào)：以“SB”開(kāi)頭，followedbytheequipmentserialnumber,likeSB202303forthethirdpieceofequipmentpurchasedin2023.5.人員檔案編號(hào)：以“RY”開(kāi)頭，followedbythepersonalidentificationnumber,e.g.,RY202304forthefourthstaffmemberin2023.6.行政管理檔案編號(hào)：以“XG”開(kāi)頭，followedbythedocumentserialnumber,forinstance,XG202305forthefifthadministrativedocumentin2023.7.安全環(huán)保檔案編號(hào)：以“AH”開(kāi)頭，followedbytherelevantcode,suchasAH四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于科研項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目研究過(guò)程中同步收集相關(guān)資料，項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)將完整的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門(mén)。3.教學(xué)檔案由任課教師和實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)教師按照教學(xué)進(jìn)程及時(shí)整理，學(xué)期結(jié)束后統(tǒng)一移交檔案管理部門(mén)。4.儀器設(shè)備到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案材料移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)將設(shè)備檔案與設(shè)備實(shí)物進(jìn)行核對(duì)。5.人員檔案材料由人事部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理，定期移交檔案管理部門(mén)。6.行政管理檔案由各職能部門(mén)在文件辦理完畢后，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。7.安全環(huán)保檔案由相關(guān)責(zé)任部門(mén)定期收集整理，移交檔案管理部門(mén)。（二）整理1.檔案管理部門(mén)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照分類方案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄卡片，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件名準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，并進(jìn)行備份。五、檔案保管(一)保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。(二)保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理后存儲(chǔ)，并保留原始載體。(三)保管期限1.科研項(xiàng)目檔案：按照科研項(xiàng)目管理規(guī)定和相關(guān)要求確定保管期限，一般不少于項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。2.教學(xué)檔案：長(zhǎng)期保存。3.儀器設(shè)備檔案：自設(shè)備報(bào)廢后保管[X]年。4.人員檔案：長(zhǎng)期保存。5.行政管理檔案：根據(jù)文件性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限，一般為[X]年至長(zhǎng)期。6.安全環(huán)保檔案：按照相關(guān)法律法規(guī)要求確定保管期限，一般不少于[X]年。(四)檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題提出改進(jìn)建議。六、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.本實(shí)驗(yàn)室工作人員因工作需要可借閱相關(guān)檔案。2.外單位因科研合作、學(xué)術(shù)交流等需要查閱本實(shí)驗(yàn)室檔案的，須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.本實(shí)驗(yàn)室工作人員借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，需提交單位介紹信和查閱申請(qǐng)，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)制。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁將檔案帶出檔案庫(kù)房，確需帶出的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。4.檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及機(jī)密或敏感信息，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理部門(mén)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)實(shí)