PAGE招標(biāo)采購(gòu)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招標(biāo)采購(gòu)部在招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招標(biāo)采購(gòu)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不泄露、不丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)采購(gòu)部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀和移交工作。4.負(fù)責(zé)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)提供信息支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的檢索和利用工作，為利用者提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)n案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。（三）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理和移交工作。2.配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作，提供必要的檔案信息。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、審批文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。2.招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、訂單等。3.招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算文件、結(jié)算文件、付款憑證等。4.招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、備忘錄等。5.招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。6.其他與招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將本部門在招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中形成的文件、資料、記錄等收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理制度對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，符合要求的予以歸檔。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。（二）保管期限1.招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括：招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、審批文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、合同等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括：招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算文件、結(jié)算文件、付款憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、備忘錄等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記制度，對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則。2.鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門的組織下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同進(jìn)行。（二）鑒定方法1.對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。2.在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的依據(jù)。六、檔案的利用與查詢（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外部單位因?qū)徲?jì)、檢查、訴訟等需要查閱檔案。（二）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、偽造、撕毀檔案。（三）查詢方式1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查詢系統(tǒng)，方便利用者查詢檔案信息。2.利用者可以通過(guò)檔案編號(hào)、名稱、日期等信息進(jìn)行查詢。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）移交工作1.檔案管理部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)