PAGE安徽人事檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安徽地區(qū)人事檔案管理，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效利用，特制定本數(shù)字化制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省內(nèi)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織的人事檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保數(shù)字化人事檔案信息與原始檔案內(nèi)容一致，真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面、完整地對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保障人事檔案信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化操作，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量和兼容性。5.便利性原則：以方便檔案利用和管理為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化數(shù)字化流程，提高服務(wù)效率。二、檔案數(shù)字化管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）成立數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由組織的主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)人事檔案數(shù)字化工作。審議數(shù)字化工作規(guī)劃、方案、預(yù)算等重要事項(xiàng)。解決數(shù)字化工作中出現(xiàn)的重大問題。（二）設(shè)立數(shù)字化工作辦公室1.組成：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人兼任辦公室主任，配備專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員若干。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)制定具體的數(shù)字化工作計(jì)劃和實(shí)施方案。組織實(shí)施人事檔案數(shù)字化工作，包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。對(duì)數(shù)字化工作過程進(jìn)行監(jiān)督和質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案符合標(biāo)準(zhǔn)要求。建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的錄入、審核、維護(hù)和管理。負(fù)責(zé)與相關(guān)部門和單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，保障數(shù)字化工作順利進(jìn)行。（三）明確各部門職責(zé)1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)提供原始人事檔案，對(duì)檔案進(jìn)行初步整理和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。參與數(shù)字化工作方案的制定和審核，對(duì)數(shù)字化過程進(jìn)行監(jiān)督。根據(jù)工作需要，配合數(shù)字化工作辦公室開展相關(guān)工作。2.信息技術(shù)部門：提供數(shù)字化工作所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備等。負(fù)責(zé)數(shù)字化軟件系統(tǒng)的選型、安裝、調(diào)試和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核數(shù)字化工作預(yù)算，保障數(shù)字化工作所需的經(jīng)費(fèi)。對(duì)數(shù)字化工作經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。4.其他相關(guān)部門：根據(jù)數(shù)字化工作需要，提供必要的協(xié)助和支持，如提供檔案借閱、查詢等服務(wù)。配合做好數(shù)字化工作中的人員培訓(xùn)、宣傳等工作。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案整理1.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)原始人事檔案進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色、字跡模糊等問題的檔案進(jìn)行修復(fù)或處理。3.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、姓名、出生日期、檔案內(nèi)容等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于后續(xù)查詢和管理。（二）檔案掃描1.根據(jù)檔案整理情況，確定掃描范圍和順序。2.選擇合適的掃描設(shè)備和掃描參數(shù)，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。3.對(duì)掃描圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于識(shí)別和管理。4.掃描過程中，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)記錄并處理，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容不清晰或有疑問，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門溝通核實(shí)。（三）圖像處理1.對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對(duì)比度等處理，提高圖像質(zhì)量。2.采用專業(yè)的圖像處理軟件，對(duì)圖像進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保圖像格式符合數(shù)字化存儲(chǔ)要求。3.對(duì)圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保處理后的圖像清晰可讀，無明顯瑕疵。（四）數(shù)據(jù)掛接1.將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。2.對(duì)掛接的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)掛接的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)1.選擇安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，如磁盤陣列、磁帶庫等，對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)。2.建立存儲(chǔ)管理制度，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。3.對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域和權(quán)限，便于數(shù)據(jù)的查詢和使用。四、數(shù)字化檔案質(zhì)量控制（一）制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.掃描圖像質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：圖像清晰、完整，分辨率不低于[X]dpi，色彩模式為[具體模式]，無明顯污漬、黑邊、白邊等。2.圖像處理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：圖像去污徹底，裁剪準(zhǔn)確，糾偏無誤，亮度對(duì)比度適中，格式轉(zhuǎn)換正確。3.數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：索引關(guān)系準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)與圖像一一對(duì)應(yīng)，無錯(cuò)掛、漏掛現(xiàn)象。4.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行正常，數(shù)據(jù)備份及時(shí)，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)安全可靠，可隨時(shí)訪問和查詢。（二）建立質(zhì)量檢查機(jī)制1.設(shè)立質(zhì)量檢查崗位，配備專業(yè)的質(zhì)量檢查人員。2.質(zhì)量檢查人員應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)記錄，并反饋給相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（三）質(zhì)量驗(yàn)收1.在數(shù)字化工作完成后，組織相關(guān)部門和人員對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、掃描圖像質(zhì)量、圖像處理質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)質(zhì)量等方面。3.驗(yàn)收合格后，出具質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，作為數(shù)字化檔案正式歸檔的依據(jù)。五、數(shù)字化檔案安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全數(shù)字化檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和流程。2.制定安全操作規(guī)程，規(guī)范數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)的操作行為，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致安全事故。3.建立安全審計(jì)制度，定期對(duì)數(shù)字化檔案安全情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）人員安全管理1.對(duì)參與數(shù)字化工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。2.與數(shù)字化工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)。3.限制數(shù)字化工作區(qū)域的人員訪問，對(duì)進(jìn)入工作區(qū)域的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和登記。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.采取加密技術(shù)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.建立數(shù)據(jù)訪問控制機(jī)制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格限制對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問范圍。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。（四）設(shè)備安全管理1.對(duì)數(shù)字化工作所需的設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備的使用情況和維護(hù)記錄。3.對(duì)設(shè)備的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期清理和檢查，防止存儲(chǔ)介質(zhì)損壞或數(shù)據(jù)丟失。4.在設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況時(shí)，及時(shí)進(jìn)行維修和處理，確保設(shè)備安全。六、數(shù)字化檔案利用與服務(wù)（一）建立數(shù)字化檔案利用平臺(tái)1.開發(fā)或選用適合本地區(qū)的數(shù)字化檔案利用軟件系統(tǒng)，搭建數(shù)字化檔案利用平臺(tái)。2.平臺(tái)應(yīng)具備檔案查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便用戶快速準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。3.對(duì)平臺(tái)進(jìn)行安全防護(hù)，確保用戶信息和檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）規(guī)范檔案利用流程1.用戶提出檔案利用申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)表，注明利用目的、所需檔案內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)用戶權(quán)限和檔案管理規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。3.批準(zhǔn)申請(qǐng)后，由檔案管理人員在數(shù)字化檔案利用平臺(tái)上進(jìn)行操作，為用戶提供檔案查閱、下載、打印等服務(wù)。4.用戶利用檔案完畢后，及時(shí)歸還檔案，并在平臺(tái)上進(jìn)行確認(rèn)。（三）拓展檔案服務(wù)功能1.根據(jù)用戶需求，提供檔案信息咨詢服務(wù)，解答用戶在檔案利用過程中遇到的問題。2.開展檔案數(shù)據(jù)分析服務(wù)，為組織的人才選拔、培訓(xùn)、考核等工作提供數(shù)據(jù)支持。3.利用數(shù)字化檔案資源，開展檔案編研工作，如編寫組織史、人物傳記等，為組織發(fā)展提供歷史參考。七、人員培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.根據(jù)數(shù)字化工作的需要和人員的實(shí)際情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等方面的內(nèi)容。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理知識(shí)：包括人事檔案管理的法律法規(guī)、政策制度、業(yè)務(wù)流程等。2.數(shù)字化技術(shù)知識(shí)：如掃描設(shè)備操作、圖像處理軟件使用、數(shù)據(jù)庫管理等。3.安全保密知識(shí)：數(shù)字化檔案安全管理的相關(guān)規(guī)定和操作技能。4.服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)：提高工作人員為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識(shí)和能力。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由本單位的業(yè)務(wù)骨干或邀請(qǐng)專家進(jìn)行授課，培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)，能夠結(jié)合實(shí)際工作進(jìn)行講解。2.外部培訓(xùn)：組織人員參加專業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供的在線課程，讓工作人員自主學(xué)習(xí)，方便快捷