PAGE扶貧辦財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)扶貧辦財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合扶貧辦實(shí)際工作情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于扶貧辦在開展扶貧項(xiàng)目資金管理、財(cái)務(wù)收支核算等工作過(guò)程中形成的各類財(cái)務(wù)檔案。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：財(cái)務(wù)檔案由扶貧辦指定的專門部門或人員統(tǒng)一進(jìn)行管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映扶貧辦的財(cái)務(wù)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得偽造、篡改或遺漏。3.安全保密原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，限制無(wú)關(guān)人員接觸財(cái)務(wù)檔案。4.有效利用原則：建立健全財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱制度，方便內(nèi)部管理和監(jiān)督檢查，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在扶貧工作決策、項(xiàng)目管理等方面的作用。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括與扶貧項(xiàng)目相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、合同協(xié)議、審批文件等。原始憑證應(yīng)按業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序整理，粘貼整齊，并加蓋相關(guān)人員印章或簽字。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的記賬憑證，應(yīng)注明日期、編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由制單人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管等簽字或蓋章。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類設(shè)置，全面記錄扶貧辦財(cái)務(wù)收支的總括情況。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，如扶貧項(xiàng)目資金明細(xì)賬、往來(lái)款項(xiàng)明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，逐日逐筆記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助賬簿：如固定資產(chǎn)臺(tái)賬、項(xiàng)目成本核算賬等，用于對(duì)特定業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)核算和管理。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映扶貧辦月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.年度財(cái)務(wù)報(bào)表：除月度報(bào)表外，還應(yīng)編制年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等，全面反映扶貧辦年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況。3.財(cái)務(wù)分析報(bào)告：定期對(duì)扶貧辦財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析，撰寫財(cái)務(wù)分析報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。財(cái)務(wù)分析報(bào)告應(yīng)包括財(cái)務(wù)指標(biāo)分析（如償債能力、營(yíng)運(yùn)能力、盈利能力等）、預(yù)算執(zhí)行情況分析、資金使用效益分析等內(nèi)容。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算資料：包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算編制、調(diào)整及執(zhí)行情況報(bào)告等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等，反映扶貧辦財(cái)務(wù)工作的合規(guī)性和真實(shí)性。3.稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿、稅務(wù)檢查記錄等。4.財(cái)務(wù)制度文件：包括扶貧辦制定的財(cái)務(wù)管理制度、內(nèi)部控制制度、財(cái)務(wù)審批流程等文件。5.其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的資料：如財(cái)務(wù)工作會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)工作請(qǐng)示與批復(fù)、財(cái)務(wù)工作交接清單等。（五）歸檔要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，并按照一定的順序編號(hào)排列，便于查找和管理。同時(shí)應(yīng)在檔案封面注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。4.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。單位應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性及完整性進(jìn)行檢測(cè)，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。三、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)預(yù)算資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)制度文件等保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.扶貧辦應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，以保證財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量不受損壞。（三）保管措施1.建立財(cái)務(wù)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的名稱、年度、保管期限、存放位置等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤管理。2.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，每年至少一次，檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。4.對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的可讀性和可用性。四、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.扶貧辦內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的查閱地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出保管庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)財(cái)務(wù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，重要檔案還需報(bào)扶貧辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。五、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且確無(wú)保存價(jià)值，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.在銷毀財(cái)務(wù)檔案前，應(yīng)進(jìn)行鑒定，由扶貧辦檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)，并報(bào)扶貧辦領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)在檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。2.銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，將檔案逐份清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、銷毀時(shí)間及銷毀人員等信息，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由財(cái)務(wù)部門留存。（三）特殊情況處理1.對(duì)于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，在保管期滿不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。2.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.扶貧辦應(yīng)建立健全財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作符合本制度要求。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的日常監(jiān)督，檢查檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改