PAGE小規(guī)模企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本小規(guī)模企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項工作活動的真實情況。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用企業(yè)各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的安全。5.參與企業(yè)重大活動和重要項目文件材料的收集、整理工作。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.明確一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照檔案管理部門的要求，及時將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會議記錄、決議，工作計劃、總結(jié)，規(guī)章制度等。2.人事管理類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎懲、任免、工資福利等文件材料。3.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、報表，會計憑證、賬簿，審計報告等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：合同協(xié)議、訂單、銷售記錄、采購文件、市場調(diào)研資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項目立項、方案、報告，技術(shù)圖紙、專利文件等。6.固定資產(chǎn)管理類：固定資產(chǎn)購置、驗收、使用、處置等文件。7.其他類：企業(yè)榮譽證書、資質(zhì)證明等文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確文件材料的收集責(zé)任人，確保文件材料及時收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點，進(jìn)行分類整理。2.分類可采用年度機構(gòu)保管期限等方法，如將檔案分為年度類，再按部門進(jìn)行細(xì)分，同時根據(jù)檔案的重要程度確定保管期限。3.對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，編制檔案盒封面和脊背信息。4.歸檔文件應(yīng)裝訂整齊，采用線裝或不銹鋼訂書釘裝訂，保持文件的原貌。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)按照保管期限順序排列，先永久，再長期，最后短期。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案。（四）檔案清查與盤點1.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，每年至少一次。2.清查盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。3.對清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，結(jié)合企業(yè)實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.填寫檔案鑒定審批表，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案采用焚毀或粉碎等方法進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并在存儲介質(zhì)上進(jìn)行消磁處理。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.企業(yè)員工因個人權(quán)益維護(hù)等合法原因查閱檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)后查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等功能。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全和完整。（三）電子檔案管理1.電子文件形成部門應(yīng)按照檔案管理要求，對電子文件進(jìn)行整理、歸檔，并及時移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期