PAGE工程檔案歸檔與保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于工程建設(shè)、維護(hù)、管理及日后查閱利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收等全過程中形成的各類文件材料的歸檔與保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則工程檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自留存、銷毀或據(jù)為己有。2.完整準(zhǔn)確原則工程檔案應(yīng)全面反映工程建設(shè)的全過程，確保文件材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與工程實(shí)際相符。3.同步歸檔原則工程文件材料的形成、積累、整理與工程建設(shè)進(jìn)度同步，做到隨工程進(jìn)度及時歸檔。4.便于利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱、檢索和利用，滿足公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位對工程檔案的需求。二、工程檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門工程檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司所有工程項(xiàng)目的檔案，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.負(fù)責(zé)對工程檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)工程檔案的鑒定、銷毀工作，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)提供工程檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。6.參與工程竣工驗(yàn)收，對工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保工程檔案符合驗(yàn)收要求。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程建設(shè)過程中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)項(xiàng)目各參建單位（勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等）做好工程文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，對檔案的整理質(zhì)量進(jìn)行自查自糾，及時整改存在的問題。4.在工程竣工驗(yàn)收前，向檔案管理部門提交完整、準(zhǔn)確的工程檔案，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核工作。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，并按照合同要求及時向建設(shè)單位移交。2.嚴(yán)格按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定及本制度要求，做好工程文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的質(zhì)量和規(guī)范。3.接受建設(shè)單位和檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對存在的問題及時整改。4.在工程竣工驗(yàn)收時，向建設(shè)單位提供齊全、完整、準(zhǔn)確的工程檔案，并配合做好檔案的審核工作。三、工程檔案歸檔范圍與內(nèi)容（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價報(bào)告及批復(fù)等。2.項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)文件。3.工程勘察、設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書，勘察、設(shè)計(jì)合同等。（二）工程設(shè)計(jì)文件1.初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件。2.設(shè)計(jì)交底記錄、圖紙會審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單等。（三）工程施工文件1.施工招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書，施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案等。2.工程開工報(bào)告、工程竣工報(bào)告、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測報(bào)告，施工試驗(yàn)記錄、施工日志等。4.工程進(jìn)度報(bào)表、工程計(jì)量支付憑證、工程變更簽證單、工程索賠文件等。（四）工程監(jiān)理文件1.監(jiān)理招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書，監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則等。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理季報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)，監(jiān)理通知單、監(jiān)理聯(lián)系單等。3.工程質(zhì)量評估報(bào)告、工程質(zhì)量監(jiān)理記錄、工程進(jìn)度監(jiān)理記錄、工程費(fèi)用監(jiān)理記錄等。（五）工程竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收備案表。2.工程竣工決算報(bào)告、工程竣工結(jié)算審核報(bào)告。3.工程質(zhì)量保修書、工程使用說明書等。（六）其他文件1.工程聲像資料，包括工程建設(shè)過程中的照片、錄像、錄音等。2.工程電子文件，包括各類文檔的電子版本、圖紙的CAD電子文件等。3.與工程建設(shè)有關(guān)的其他文件材料，如會議紀(jì)要、來往函件、調(diào)研報(bào)告等。四、工程檔案歸檔要求（一）文件材料的收集要求1.各部門和項(xiàng)目參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)工程文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全，字跡清晰，紙質(zhì)優(yōu)良。3.對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）文件材料的整理要求1.工程文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。2.每份文件材料應(yīng)編制頁碼，并在右上角或左上角標(biāo)注頁碼。3.工程圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章，簽字齊全?？⒐D應(yīng)與工程實(shí)際相符，如有變更應(yīng)在圖上標(biāo)注清楚。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，存儲在移動存儲設(shè)備或光盤等載體上，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。（三）文件材料的裝訂要求1.工程文件材料應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，不得使用金屬夾或訂書釘裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得漏頁、掉頁，文件材料的左側(cè)和上側(cè)應(yīng)留出適當(dāng)?shù)难b訂邊距。3.裝訂后的案卷應(yīng)平整、美觀，厚度適中，一般不宜超過40mm。（四）文件材料的編目要求1.工程檔案應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，便于查找和利用。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷編號、題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。五、工程檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放工程檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)、消防器材等。（二）保管方式1.工程檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類保管，分為永久、長期和短期三種保管期限。2.永久保管的檔案應(yīng)單獨(dú)存放，長期和短期保管的檔案可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行混存，但應(yīng)分別編制目錄。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份載體應(yīng)與原載體分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如工程立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，如工程設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司臨時性活動，在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的檔案，如工程進(jìn)度報(bào)表、工程計(jì)量支付憑證等，保管期限為10年。（四）檔案保管期限的鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到期的工程檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保管價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保管價值，提出鑒定意見。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。六、工程檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱工程檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上做好記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案，確保檔案完整無損。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工程檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請表，對借閱申請進(jìn)行審核，如同意借閱，應(yīng)在申請表上簽字，并注明借閱期限。3.借閱人員憑審批后的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請表提供相應(yīng)的檔案，并在借閱登記本上做好記錄，包括借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱內(nèi)容、借閱期限等。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司工程檔案，應(yīng)提前向公司提出申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時間等，并提供單位介紹信或相關(guān)證明材料。2.公司檔案管理部門對外部單位的查閱或借閱申請進(jìn)行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照本制度規(guī)定的查閱或借閱程序辦理相關(guān)手