PAGE學校食堂信息檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校食堂信息檔案管理，確保食堂運營信息的完整性、準確性和安全性，提高食堂管理水平和服務質(zhì)量，保障師生飲食安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校食堂的所有信息檔案管理工作，包括但不限于食材采購、加工制作、人員管理、食品安全檢查、財務管理等方面的信息。（三）基本原則1.真實性原則：信息檔案應如實記錄食堂運營過程中的各項活動，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋食堂管理的各個環(huán)節(jié)，保證信息全面無遺漏。3.保密性原則：對涉及食堂機密的信息嚴格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行信息檔案的整理、歸檔和保管。二、信息檔案管理職責分工（一）食堂管理部門1.負責制定和完善信息檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織協(xié)調(diào)各崗位人員做好信息收集、整理和歸檔工作。3.定期對信息檔案進行檢查和評估，確保檔案質(zhì)量。（二）食材采購人員1.負責收集食材供應商的資質(zhì)證明、采購合同、送貨清單等相關(guān)信息，并及時歸檔。2.記錄食材采購的品種、數(shù)量、價格、采購日期等詳細信息。（三）加工制作人員1.記錄每餐的菜品名稱、制作過程、食材用量等信息。2.對食品加工過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如烹飪時間、溫度等進行記錄。（四）食品安全管理人員1.收集食品安全檢查記錄，包括日常檢查、專項檢查、整改情況等。2.整理食品安全事故的相關(guān)報告、處理記錄等信息。（五）財務人員1.負責食堂財務管理信息的記錄和歸檔，如收支明細、賬目報表等。2.保管財務相關(guān)憑證、發(fā)票等資料。三、信息收集與整理（一）食材采購信息收集1.供應商信息：包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證等資質(zhì)證明文件。2.采購合同：明確采購食材的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準等條款。3.送貨清單：記錄每次送貨的食材名稱、數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。4.采購記錄：詳細記錄采購日期、采購人員、采購金額等。（二）加工制作信息收集1.菜品信息：每餐的菜品名稱、原料配方、制作工藝、口味特點等。2.加工過程記錄：包括食材處理、烹飪步驟、烹飪時間、烹飪溫度等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的記錄。3.食材用量記錄：準確記錄每餐各類食材的使用量。（三）人員管理信息收集1.員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、崗位、入職時間等。2.健康證明：員工的健康體檢報告，確保員工持有效的健康證上崗。3.培訓記錄：員工參加食品安全、操作技能等培訓的時間、內(nèi)容、考核結(jié)果等。（四）食品安全信息收集1.日常檢查記錄：食堂食品安全管理人員每日對食堂環(huán)境衛(wèi)生、食品加工操作、食品儲存等方面的檢查情況。2.專項檢查記錄：針對食品安全重點環(huán)節(jié)或問題開展的專項檢查記錄。3.整改記錄：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行整改的過程記錄，包括整改措施、整改責任人、整改時間、整改結(jié)果等。4.食品安全事故記錄：詳細記錄事故發(fā)生的時間、地點、原因、涉及人員、處理過程及結(jié)果等信息。（五）財務管理信息收集1.收支明細：記錄食堂每日的收入和支出情況，包括食材采購費用、人員工資、水電費、設(shè)備采購等各項費用。2.賬目報表：定期編制的資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財務報表。3.財務憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單等各類財務票據(jù)。（六）信息整理要求1.對收集到的信息進行分類整理，按照不同的類別和時間段進行歸檔。2.確保信息的準確性和完整性，對不完整或不準確的信息及時進行核實和補充。3.將整理好的信息進行數(shù)字化存儲，建立電子檔案庫，同時保留紙質(zhì)檔案作為備份，便于查閱和管理。四、信息歸檔與保管（一）歸檔流程1.信息收集人員在完成信息整理后，填寫檔案移交清單，將信息檔案移交至食堂管理部門。2.食堂管理部門指定專人負責接收信息檔案，并按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂等處理。3.將歸檔后的信息檔案存入專門的檔案柜或檔案庫，并建立檔案索引，便于快速查找和檢索。（二）保管期限1.食材采購合同、供應商資質(zhì)證明等重要文件的保管期限為合同履行完畢后[X]年。2.食品安全檢查記錄、整改記錄等與食品安全相關(guān)的信息檔案永久保存。3.人員管理信息、加工制作信息、財務管理信息等檔案的保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲，確保檔案安全。2.建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，借閱人員需填寫借閱申請表，經(jīng)批準后方可借閱，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案數(shù)量準確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。五、信息查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.食堂管理部門工作人員因工作需要可查閱相關(guān)信息檔案，但需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后進行查閱。2.學校相關(guān)管理部門因工作需要查閱食堂信息檔案時，需出具正式的查閱函，經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準后，由食堂管理部門協(xié)助查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱食堂信息檔案的，必須經(jīng)學校主管部門批準，并嚴格按照規(guī)定的程序進行查閱，查閱過程中不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員在檔案管理人員的陪同下到指定地點查閱檔案。3.查閱人員如需復制檔案內(nèi)容，需另行填寫復制申請表，經(jīng)批準后按照規(guī)定的方式進行復制。復制的檔案應加蓋食堂管理部門的印章，并注明復制日期和用途。（三）信息使用規(guī)定1.查閱和使用信息檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.信息檔案僅用于學校食堂管理、食品安全監(jiān)督、財務管理等相關(guān)工作，不得用于其他任何非法或不當用途。3.如因工作需要對檔案信息進行引用或公開披露的，必須經(jīng)過嚴格的審核和批準程序，確保信息的合法性和準確性。六、信息安全與保密（一）安全措施1.加強對信息檔案存儲設(shè)備的管理，設(shè)置必要的安全防護措施，如密碼保護、防火墻、防病毒軟件等，防止信息被非法獲取或篡改。2.定期對信息檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對涉及食堂機密的信息，如食材采購底價、供應商特殊信息等，應進行加密處理，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。（二）保密制度1.食堂所有工作人員均有保密義務，不得向無關(guān)人員泄露食堂信息檔案中的任何內(nèi)容。2.在信息收集、整理、歸檔、保管、查閱等過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，對接觸到的機密信息進行妥善保管。3.對違反保密制度的人員，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，如造成嚴重后果的，將依法追究其法律責任。七、信息檔案的銷毀（一）銷毀條件1.信息檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法修復或補充的。3.經(jīng)學校主管部門批準，需要銷毀的其他信息檔案。（二）銷毀流程1.食堂管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準后，由食堂管理部門組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚