PAGE檔案管理員安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案信息的安全與完整，保障公司各項工作的正常開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本安全管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案管理人員以及涉及檔案管理工作的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案信息的泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。2.預防為主原則：強化安全防范意識，建立健全各項安全管理制度和操作規(guī)程，提前預防安全事故的發(fā)生。3.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法依規(guī)開展檔案管理工作。4.責任追究原則：對違反檔案安全管理制度的行為，依法追究相關(guān)人員的責任。二、檔案管理機構(gòu)與人員安全職責（一）檔案管理機構(gòu)職責1.負責制定和完善檔案管理員安全管理制度，明確安全管理目標和任務。2.組織開展檔案安全培訓和教育活動，提高全體員工的安全意識和技能。3.定期對檔案管理工作進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。4.協(xié)調(diào)處理檔案安全事故，配合有關(guān)部門進行調(diào)查和處理。5.負責檔案管理設施設備的配備、維護和更新，確保其安全可靠運行。（二）檔案管理人員安全職責1.嚴格遵守檔案管理員安全管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案信息的準確、完整和安全。3.對檔案管理設施設備進行日常維護和管理，定期檢查其運行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.加強對檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，確保檔案的流轉(zhuǎn)安全。6.積極參加檔案安全培訓和教育活動，不斷提高自身的安全意識和業(yè)務水平。7.發(fā)現(xiàn)檔案安全事故或隱患時，及時報告并采取相應的應急措施。三、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.明確檔案收集的范圍、渠道和方法，確保檔案收集的全面性和準確性。2.在檔案收集過程中，嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，保護檔案形成單位和個人的合法權(quán)益。3.對收集到的檔案進行初步審核，確保檔案的真實性、完整性和合法性。（二）整理安全1.按照檔案分類標準和整理規(guī)范，對收集到的檔案進行科學分類和整理。2.在整理檔案過程中，注意保護檔案的原始面貌，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對整理好的檔案進行編目、編號等標識，便于查找和管理。四、檔案保管安全（一）庫房建設與布局1.檔案庫房應選擇安全、干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地點。2.庫房應進行合理布局，分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開展。3.庫房內(nèi)應配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠設備等，確保檔案保管環(huán)境的安全。（二）檔案存儲1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.檔案存儲應遵循先進先出的原則，定期對檔案進行盤點和清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。（三）庫房管理1.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。2.檔案管理人員進入庫房時，應關(guān)閉門窗，確保庫房安全。3.定期對庫房進行巡查，檢查檔案存儲狀況、設施設備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。五、檔案利用安全（一）查閱與借閱1.建立健全檔案查閱、借閱制度,明確查閱、借閱的范圍、程序和審批權(quán)限。2.查閱、借閱檔案時，應填寫查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、時間等信息。3.檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行審批，對符合條件的查閱、借閱申請予以批準，并提供相應的檔案服務。4.查閱、借閱檔案時，應在指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理場所。5.查閱、借閱人員應愛護檔案，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。（二）復制與摘錄1.如需復制或摘錄檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復制或摘錄的內(nèi)容、用途等信息。2.復制或摘錄檔案時，應使用符合檔案保護要求的設備和材料，確保復制或摘錄的檔案信息與原件一致。3.復制或摘錄的檔案應按照檔案管理規(guī)定進行登記和保管。（三）歸還與注銷1.查閱、借閱、復制、摘錄檔案結(jié)束后，查閱、借閱、復制、摘錄人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。經(jīng)過批準的查閱、借閱、復制、摘錄申請，在完成相關(guān)操作后，應及時予以注銷。六、檔案信息化安全(一)系統(tǒng)建設與維護1.檔案信息化系統(tǒng)的建設應符合國家相關(guān)標準和規(guī)范，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復系統(tǒng)漏洞，防止病毒、黑客等攻擊。3.建立健全檔案信息化系統(tǒng)的備份機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的地點。(二)數(shù)據(jù)安全1.對檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行分類分級管理，設置不同的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.加強對檔案數(shù)據(jù)的加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.定期對檔案數(shù)據(jù)進行清理和校驗，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。(三)用戶管理1.建立檔案信息化系統(tǒng)用戶賬號管理制度，明確用戶的創(chuàng)建、修改、刪除等操作流程。2.用戶應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。3.定期對用戶賬號進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常賬號。七、檔案安全應急管理（一）應急預案制定1.制定檔案安全應急預案，明確應急處置的組織機構(gòu)、職責分工、應急響應程序、處置措施等內(nèi)容。2.應急預案應定期進行修訂和演練，確保其科學性、實用性和可操作性。（二）應急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應立即啟動應急預案，迅速采取措施進行處置，防止事故擴大。2.及時報告檔案安全事故情況，配合有關(guān)部門進行調(diào)查和處理。3.對事故造成的損失進行評估和統(tǒng)計，采取相應的措施進行恢復和重建。（三）后期處置1.對檔案安全事故進行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施，防止類似事故再次發(fā)生。2.對應急處置過程中涉及的檔案資料進行整理和歸檔，妥善保存。八、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案安全監(jiān)督機制，明確監(jiān)督部門和人員的職責分工。2.定期對檔案管理工作進行安全監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檔案安全檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理設施設備運行情況、檔案存儲狀況、檔案利用情況等等。2.檔案安全檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。（三）問題整改1.對檔案安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，明確整改要求和期限。2.被檢查部門和人員應按照整改通知書的要求，認真進行整改，并及時將整改情況報告檔案管理部門。3.檔案管理部門應對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底整改。九、檔案安全培訓與教育（一）培訓計劃1.制定檔案安全培訓計劃，明確培訓的對象、內(nèi)容、方式、時間等安排。2.培訓計劃應根據(jù)檔案管理工作的實際需要和人員的崗位特點進行制定，確保培訓的針對性和實效性。（二）培訓內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.檔案管理員安全管理制度。3.檔案管理業(yè)務知識和技能。4.檔案安全應急