PAGE檔案管理制度期限為幾年檔案管理制度期限規(guī)范一、總則（一）制定目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，明確檔案管理期限，確保檔案的完整性、準確性和安全性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)以及行業(yè)標準中關(guān)于檔案管理的規(guī)定。2.集中統(tǒng)一原則：檔案管理工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負責統(tǒng)籌管理。3.完整準確原則：確保檔案內(nèi)容完整、準確反映公司/組織各項工作的真實情況。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和使用。二、檔案分類及期限規(guī)定（一）行政檔案1.公司/組織設(shè)立及變更文件公司章程、設(shè)立批復(fù)、營業(yè)執(zhí)照副本等：永久保存。這些文件是公司/組織合法存在的基礎(chǔ)依據(jù)，對公司/組織的整體架構(gòu)、運營范圍等具有根本性的規(guī)定作用，在公司/組織存續(xù)期間及涉及重大事項決策、股權(quán)變更、企業(yè)重組等情況下均需查閱參考。變更登記申請書、變更事項證明文件等：長期保存，期限為30年。記錄了公司/組織在發(fā)展過程中的重要變更信息，對于了解公司/組織的發(fā)展歷程、適應(yīng)法律法規(guī)要求以及處理相關(guān)業(yè)務(wù)具有重要價值。2.行政會議文件董事會會議、股東會會議、管理層會議等重要會議的決議、紀要：永久保存。這些會議決策涉及公司/組織的重大戰(zhàn)略、經(jīng)營方針、人事任免、財務(wù)決策等關(guān)鍵事項，對公司/組織的發(fā)展方向和運營管理起著決定性作用，是公司/組織運營管理的核心依據(jù)。一般性行政會議記錄：保存10年。作為日常行政工作溝通、協(xié)調(diào)和決策的記錄，有助于回顧工作過程、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，在一定時期內(nèi)對相關(guān)工作的開展和問題的解決具有參考價值。3.行政公文上級機關(guān)下發(fā)的重要文件、指示：永久保存。此類文件傳達了上級的政策導(dǎo)向、工作要求等重要信息，對公司/組織的整體運營和發(fā)展具有宏觀指導(dǎo)意義，需長期留存以備查閱。公司/組織內(nèi)部發(fā)布的規(guī)章制度、通知、通報等：根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定保存期限。重要規(guī)章制度長期保存，期限為30年；一般性通知、通報保存10年。重要規(guī)章制度是公司/組織規(guī)范內(nèi)部管理、約束員工行為的準則，長期有效；一般性通知、通報主要針對特定時期的工作安排或事項傳達，時效性較強，保存一定期限后可根據(jù)實際情況進行清理。（二）人事檔案1.員工入職檔案入職申請表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動合同等：永久保存。這些文件是員工與公司/組織建立勞動關(guān)系的基礎(chǔ)資料，記錄了員工的基本信息、入職條件等關(guān)鍵內(nèi)容，在員工整個在職期間以及離職后的相關(guān)手續(xù)辦理、勞動糾紛處理等方面都具有重要依據(jù)作用。員工入職體檢報告：保存10年。用于了解員工入職時的身體狀況，為后續(xù)的職業(yè)健康管理、工傷認定等提供參考，隨著時間推移，員工身體狀況可能發(fā)生變化，保存一定期限后可根據(jù)實際情況進行評估是否繼續(xù)留存。2.員工培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核成績等：保存至員工離職后5年。記錄了員工參加各類培訓(xùn)的情況，反映了員工的職業(yè)發(fā)展歷程和能力提升過程，對于公司/組織了解員工培訓(xùn)需求、評估培訓(xùn)效果以及員工自身回顧職業(yè)成長經(jīng)歷具有重要意義。在員工離職后的一段時間內(nèi)，仍可能因涉及勞動糾紛、職業(yè)資格認證等問題需要查閱相關(guān)培訓(xùn)檔案。3.員工績效考核檔案績效考核方案、考核記錄、考核結(jié)果等：保存至員工離職后5年。績效考核是公司/組織對員工工作表現(xiàn)進行評價和激勵的重要手段，相關(guān)檔案記錄了員工在不同時期的工作業(yè)績和表現(xiàn)，對于員工的薪酬調(diào)整、晉升、辭退等決策具有重要依據(jù)作用。在員工離職后的一定期限內(nèi)，可能因勞動糾紛、職業(yè)聲譽等問題需要查閱績效考核檔案。4.員工薪酬福利檔案工資表、獎金發(fā)放記錄、福利申請及發(fā)放記錄等：保存至員工離職后10年。這些檔案記錄了員工的收入情況以及享受的福利政策，對于員工個人的財務(wù)規(guī)劃、稅務(wù)申報等具有重要參考價值，同時也是公司/組織進行薪酬管理、成本核算的重要依據(jù)。在員工離職后的較長時間內(nèi)，可能因涉及勞動糾紛、個人財務(wù)問題等需要查閱相關(guān)薪酬福利檔案。5.員工離職檔案離職申請表、離職審批記錄、離職交接清單等：永久保存。離職檔案記錄了員工離職的原因、流程以及工作交接情況，對于公司/組織了解員工離職動態(tài)、保障工作的順利過渡以及后續(xù)可能出現(xiàn)的勞動糾紛處理等具有重要意義。（三）財務(wù)檔案1.會計憑證原始憑證和記賬憑證：保存30年。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責任的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。按照國家規(guī)定，會計憑證需保存一定期限，以便進行財務(wù)審計、稅務(wù)檢查以及經(jīng)濟業(yè)務(wù)追溯等工作。2.會計賬簿總賬、明細賬、日記賬等各類賬簿：保存30年。會計賬簿全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄了公司/組織的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，是財務(wù)核算的重要載體，對于分析公司/組織財務(wù)狀況、編制財務(wù)報表以及進行財務(wù)決策具有重要作用。3.財務(wù)報表月度、季度、年度財務(wù)報表：永久保存。財務(wù)報表反映了公司/組織在特定時期的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等重要信息，是公司/組織對外披露財務(wù)信息的主要形式，也是投資者、債權(quán)人、監(jiān)管機構(gòu)等了解公司/組織財務(wù)狀況的重要依據(jù)，需長期留存。4.稅務(wù)申報資料納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告等：保存10年。稅務(wù)申報資料記錄了公司/組織的納稅情況，是遵守國家稅收法規(guī)、履行納稅義務(wù)的重要憑證，同時也是稅務(wù)機關(guān)進行稅務(wù)檢查、評估公司/組織納稅合規(guī)性的重要依據(jù)。在規(guī)定的保存期限內(nèi)，公司/組織需妥善保管，以備稅務(wù)機關(guān)查閱。（四）業(yè)務(wù)檔案1.銷售業(yè)務(wù)檔案銷售合同、訂單、客戶信息、銷售報表等：保存至合同履行完畢后5年。銷售業(yè)務(wù)檔案記錄了公司/組織與客戶之間的交易往來，對于跟蹤銷售進度、維護客戶關(guān)系、進行銷售數(shù)據(jù)分析以及處理可能出現(xiàn)的合同糾紛等具有重要作用。在合同履行完畢后的一定期限內(nèi)，仍可能因售后服務(wù)、客戶投訴、法律糾紛等問題需要查閱相關(guān)銷售業(yè)務(wù)檔案。2.采購業(yè)務(wù)檔案采購合同、采購訂單、供應(yīng)商信息、采購發(fā)票等：保存至合同履行完畢后5年。采購業(yè)務(wù)檔案反映了公司/組織的采購活動情況，對于確保采購物資的質(zhì)量、控制采購成本、維護供應(yīng)商關(guān)系以及進行財務(wù)核算等具有重要意義。在合同履行完畢后的一段時間內(nèi)，可能因物資質(zhì)量問題、付款糾紛、審計檢查等需要查閱相關(guān)采購業(yè)務(wù)檔案。3.項目業(yè)務(wù)檔案項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等：根據(jù)項目性質(zhì)和重要程度確定保存期限。一般項目保存至項目結(jié)束后10年，重大項目永久保存。項目業(yè)務(wù)檔案記錄了項目從啟動到結(jié)束的全過程，對于總結(jié)項目經(jīng)驗教訓(xùn)、評估項目績效、為后續(xù)項目提供參考以及應(yīng)對可能出現(xiàn)的項目糾紛等具有重要價值。重大項目對公司/組織的發(fā)展具有重大影響，需長期留存以備查閱。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時將形成的檔案資料整理歸集，移交至本部門檔案收集責任人。3.檔案收集責任人應(yīng)定期對收集到的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對于不符合要求的檔案及時反饋給相關(guān)人員進行補充或修正。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標準進行分類、編號。2.對每份檔案進行編目，編制檔案目錄索引，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便于快速檢索和查閱。3.對檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀和安全。（三）檔案存儲1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境的安全、適宜。2.按照檔案類別和保管期限，對檔案進行分區(qū)存放，便于管理和查找。3.建立檔案存儲臺賬，記錄檔案的入庫時間、存放位置、保管期限等信息，定期對檔案存儲情況進行盤點核對。（四）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并安排專人負責陪同查閱，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。（五）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，要求借閱人員妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門對歸還的檔案進行嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責任。（六）檔案銷毀1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，附上鑒定報告，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.嚴禁擅自銷毀檔案，確保檔案銷毀工作符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的程序。四、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司/組織檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負責檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、銷毀等工作。3.建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平和工作效率。4.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，提出改進措施和建議，不斷提升檔案管理工作質(zhì)量。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織和督促本部門人員做好檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門指定專人負責本部門檔案的日常管理工作，確保檔案資料的完整、準確和安全，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）員工職責1.員工在工作過程中應(yīng)及時將形成的檔案資料整理歸檔，確保檔案的真實性和完整性。2.嚴格遵守公司/組織檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。3.配合檔案管理部門和本部門做好檔案的查閱、借閱等工作，如實提供相關(guān)信息。五、檔案管理信息化建設(shè)（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.選用適合公司/組織檔案管理需求的信息化軟件，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息、目錄索引、保管期限等內(nèi)容，方便快速檢索和查詢。3.利用信息化手段對檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、銷毀等流程進行管理，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、自動化和信息化。（二）電子檔案管理1.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的有序管理。2.對電子檔案進行加密處理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，保障電子檔案的安全性和保密性。3.定期對電子檔案進行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同的地點，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。4.建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理機制，對電子檔案的形成背景、來源、格式、版本等元數(shù)據(jù)進行詳細記錄，便于電子檔案的長期保存和利用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。3.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的合規(guī)性以及檔案資料的真實性、完整性和安全性等。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入各部門和員工的績效考核體系