PAGE幼兒園后勤管理檔案制度一、總則（一）目的為加強幼兒園后勤管理檔案工作，確保后勤管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，提高后勤服務(wù)質(zhì)量和管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本幼兒園實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園后勤管理工作中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于物資采購與管理、設(shè)施設(shè)備維護、食品安全管理、環(huán)境衛(wèi)生管理、人員考勤與考核等方面的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映后勤管理工作的實際情況，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集后勤管理工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及幼兒園機密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢、檢索和使用，提高檔案利用效率，為后勤管理決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立幼兒園后勤管理檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)后勤管理檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉后勤管理業(yè)務(wù)流程。（二）各部門職責(zé)1.后勤管理部門負(fù)責(zé)制定和完善后勤管理檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)科室做好檔案資料的收集、整理和移交工作。定期對后勤管理檔案進行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為后勤管理工作提供決策依據(jù)。2.各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)本科室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案資料的收集、整理、分類和保管工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理室移交。明確本科室兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室檔案管理的具體工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。積極配合檔案管理部門做好檔案管理的各項工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物資采購與管理檔案：包括物資采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、物資驗收記錄、庫存盤點表、物資領(lǐng)用記錄等。2.設(shè)施設(shè)備維護檔案：設(shè)施設(shè)備臺賬、維護保養(yǎng)計劃、維修記錄、設(shè)備更新改造資料、設(shè)備報廢審批文件等。3.食品安全管理檔案：食品采購索證索票記錄、食品進貨查驗記錄、食品加工過程記錄、食品留樣記錄、食品安全自查報告、從業(yè)人員健康證明、培訓(xùn)記錄等。4.環(huán)境衛(wèi)生管理檔案：環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、消毒記錄、垃圾清運記錄、衛(wèi)生設(shè)施維護記錄等。5.人員考勤與考核檔案：員工考勤表、請假記錄、考核方案、考核結(jié)果記錄等。6.其他與后勤管理相關(guān)的檔案資料：如會議記錄、工作計劃與總結(jié)、投訴處理記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.檔案資料應(yīng)使用原件，如無法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，具備有效日期和編號等必要信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和時間順序進行分類，確保同一類檔案資料集中存放，便于查找和管理。例如，物資采購與管理檔案可分為辦公用品采購、食品采購、設(shè)備采購等類別；設(shè)施設(shè)備維護檔案可按照不同的設(shè)施設(shè)備類型進行分類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了，便于記憶和查詢。編號可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等方式，如“WZCG001”表示物資采購類的第1份檔案。3.裝訂：對紙張較多、需要長期保存的檔案資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于翻閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂厚度不宜過厚，以方便檔案的存放和管理。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨存放，便于快速查找檔案信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各業(yè)務(wù)科室兼職檔案管理人員按照整理要求對本科室的檔案資料進行初步整理后，填寫檔案移交清單，將檔案資料移交至后勤管理檔案管理室。2.檔案管理室專職檔案管理人員對移交的檔案資料進行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案資料退回原科室進行補充或更正。3.審核通過的檔案資料按照分類編號順序進行排列上架，完成歸檔工作。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及幼兒園重大決策、重要歷史事件、財務(wù)審計、法律糾紛等具有長遠(yuǎn)歷史價值和查考利用價值的檔案。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對后勤管理工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對后勤管理工作有參考價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（三）保管要求1.檔案庫房：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存放。庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.檔案裝具：采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。3.檔案標(biāo)識：在檔案裝具上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息，便于快速定位和查找檔案。4.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、褪色等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。同時，對檔案的保管期限進行審查，對已到保管期限的檔案進行鑒定，及時清理銷毀。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為幼兒園后勤管理工作提供決策依據(jù)，如通過查閱物資采購檔案，了解采購成本和物資使用情況，為制定采購計劃提供參考；通過設(shè)施設(shè)備維護檔案，掌握設(shè)備運行狀況，合理安排設(shè)備維護和更新改造工作。2.為解決后勤管理工作中的實際問題提供參考，如在處理食品安全事故時，查閱食品安全管理檔案，了解事故發(fā)生的原因和處理過程，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，加強食品安全管理。3.為幼兒園內(nèi)部管理和考核提供依據(jù)，如通過人員考勤與考核檔案，了解員工的工作表現(xiàn)和出勤情況，作為績效考核和獎懲的重要依據(jù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.復(fù)制：如利用者需要復(fù)制檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行辦理。復(fù)制檔案資料應(yīng)使用復(fù)印件，并注明“復(fù)印件與原件核對無誤”字樣，加蓋檔案管理部門印章。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復(fù)制、借閱等利用情況進行詳細(xì)記錄，包括利用日期、利用者姓名、利用內(nèi)容、利用方式、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由后勤管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.失去保存價值的檔案主要包括：已過保管期限且無查考利用價值的檔案；重復(fù)、冗余、內(nèi)容不完整且無法補充的檔案；已被新的檔案資料替代且原檔案無特殊保存意義的檔案等。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)后勤管理部門負(fù)責(zé)人和幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進行，并采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，注明