PAGE森林消防檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)森林消防檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在森林消防工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于森林消防部門各單位及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則森林消防檔案室對(duì)本單位各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。3.安全保密原則確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，維護(hù)檔案的保密性。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為森林消防工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理規(guī)定，定期向檔案室移交本部門的檔案。3.配合檔案室做好檔案的利用、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理技能，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案信息化管理。4.積極開展檔案利用工作，為森林消防工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.森林消防工作中形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.森林火災(zāi)撲救過程中形成的各類資料和文件，包括火災(zāi)報(bào)告、撲救方案、現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像等。3.森林消防隊(duì)伍建設(shè)、培訓(xùn)、考核等方面的文件和資料。4.森林消防裝備、物資管理方面的文件和資料。5.與森林消防工作相關(guān)的其他文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造和損毀。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容，方便檔案的檢索和利用。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度開展檔案利用工作。2.服務(wù)大局原則圍繞森林消防工作大局，積極提供檔案服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作指導(dǎo)、業(yè)務(wù)開展等提供支持。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)提前向本單位提出申請(qǐng)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。查閱、借閱時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱登記表，并由專人陪同。3.司法機(jī)關(guān)查閱、借閱本單位檔案應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照法律程序辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和利用范圍。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為森林消防工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立檔案信息化管理平臺(tái)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.制定檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化加工、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)的操作流程。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.單位內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。