PAGE檔案室管理制度上墻展板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理公司各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、分類準(zhǔn)確、編號(hào)有序。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記工作，及時(shí)催還借出的檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于：行政管理文件，如公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。業(yè)務(wù)管理文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。財(cái)務(wù)管理文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。人力資源管理文件，如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。技術(shù)管理文件，如技術(shù)圖紙、技術(shù)報(bào)告、科研成果等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、外單位發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的文件、資料等。3.公司對(duì)外交往中形成的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔，并移交檔案室。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.將整理好的檔案按照分類編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。2.編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為低于15年。2.具體檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（四）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。3.定期對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保溫濕度適宜，設(shè)備運(yùn)行正常。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人協(xié)助查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。2.利用檔案時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率較低、已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出檔案銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)索引。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防