PAGE保交房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強保交房項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為保交房工作提供有力支持，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有保交房項目從項目啟動至交房完成后全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映項目建設、交付過程中的實際情況。2.完整性原則：涵蓋項目各個環(huán)節(jié)的相關資料，確保無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有內在邏輯性。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案嚴格保密。5.便利性原則：便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善保交房檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃保交房項目檔案管理工作，明確各階段檔案管理要求。3.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.對檔案管理人員進行培訓和指導。5.定期對檔案管理工作進行檢查和評估。（二）項目部門職責1.負責本部門在保交房項目中形成檔案資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.在項目建設和交付過程中，配合檔案管理部門做好檔案管理相關工作。（三）檔案管理人員職責1.認真執(zhí)行檔案管理制度，負責檔案的具體收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.對接收的檔案資料進行審核，確保符合歸檔要求。3.做好檔案的分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。4.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案安全。5.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證等。2.工程建設文件：施工圖紙、施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、工程質量驗收記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件、工程進度報表等。3.竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工備案表、房屋實測報告、消防驗收合格證明、環(huán)保驗收合格證明、規(guī)劃驗收合格證明等。4.交房相關文件：交房通知書、業(yè)主信息登記表、房屋交付清單、業(yè)主簽收記錄、房屋質量保證書、房屋使用說明書等。5.其他相關文件：與項目有關的會議紀要、往來函件、合同協(xié)議、照片、影像資料等。（二）收集要求1.項目各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保資料及時、準確收集。2.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質文件應使用耐久性強的書寫材料。3.對于電子文件，應確保格式規(guī)范、內容完整，并定期進行備份。（三）收集時間1.項目前期文件應在文件形成后及時收集整理。2.工程建設過程中的檔案資料應隨工程進度同步收集，每月定期整理歸檔。3.竣工驗收文件應在驗收合格后[X]個工作日內收集齊全。4.交房相關文件應在交房過程中實時收集，交房結束后[X]個工作日內完成整理歸檔。四、檔案整理（一）分類標準及方法1.按照項目前期、工程建設、竣工驗收、交房等階段進行一級分類。2.在每個一級分類下，根據文件的性質、內容等進行二級分類，如工程建設文件可分為施工管理、質量管理、安全管理等類別。3.采用年度機構保管期限分類法進行編號，例如：[年份][部門代碼][保管期限代碼]。（二）整理要求1.對收集到的檔案資料進行分類、排序，去除重復、無效的文件。2.對破損或褪色的文件進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.編制檔案目錄，包括文件題名、日期、編號、保管期限等信息，目錄應清晰準確。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.項目部門將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，符合要求的予以接收，并按照分類編號規(guī)則進行歸檔上架。3.對不符合歸檔要求的檔案資料，檔案管理部門應及時反饋給項目部門，要求其補充或修正后重新移交。（二）歸檔時間項目部門應在每個階段工作結束后[X]個工作日內完成檔案資料的整理并移交歸檔。檔案管理部門應在收到移交檔案后的[X]個工作日內完成歸檔工作。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行排列。（二）保管要求1.對紙質檔案應定期進行檢查，發(fā)現問題及時處理，如對受潮的檔案進行晾曬，對破損的檔案進行修復。2.對電子檔案應定期進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數據安全。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況。（三）保管期限1.項目前期文件、竣工驗收文件等重要檔案應永久保管。2.工程建設過程中的一般性文件保管期限為[X]年。3.交房相關文件保管期限為[X]年。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案資料。2.相關單位因審計、檢查、糾紛處理等需要查閱檔案資料。3.業(yè)主因自身權益需要查閱與房屋相關的檔案資料，但應按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用流程1.查閱、借閱檔案資料應填寫申請表，注明查閱或借閱的目的、內容、期限等信息，經部門負責人審批后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合要求的予以辦理查閱或借閱手續(xù)，并提供相應的檔案資料。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案應按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.利用檔案資料后，利用者應及時歸還，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用限制1.涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案資料，未經公司批準，不得對外提供查閱或借閱。2.重要檔案資料的查閱、借閱應經公司高層領導審批。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門人員、項目部門相關人員等。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。（二）銷毀流程1.經鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應包括檔案題名、日期、編號、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經檔案管理部門負責人審核、公司領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案