PAGE人事檔案管理員保密制度一、總則（一）目的為加強公司人事檔案管理，確保人事檔案信息的安全與保密，維護公司和員工的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體人事檔案管理員以及涉及人事檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對人事檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.完整性原則：保證人事檔案內(nèi)容的完整，不得擅自篡改、銷毀檔案材料。4.安全性原則：采取有效措施確保人事檔案的存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的安全。二、人事檔案管理流程中的保密要求（一）檔案收集1.人事檔案管理員在接收員工檔案材料時，應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。2.對新入職員工的檔案材料進行審核，重點檢查材料是否真實、齊全，如有疑問及時與相關(guān)部門或人員核實。3.在收集檔案過程中，注意保護檔案材料的原始性和保密性，不得私自拆閱、抽取或損壞檔案內(nèi)容。（二）檔案整理1.按照檔案管理的規(guī)范要求，對收集到的檔案材料進行分類、排序、編目等整理工作。2.在整理過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容透露給無關(guān)人員。3.對檔案中的敏感信息，如員工的薪資待遇、健康狀況等，要特別注意保密，防止泄露。（三）檔案存儲1.設(shè)立專門的人事檔案存儲場所，確保場所安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.采用適當(dāng)?shù)拇鎯υO(shè)備，如檔案柜、硬盤等，并定期進行維護和檢查，保證檔案存儲的安全性。3.對電子檔案要進行加密存儲，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格限制檔案存儲場所的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進入。（四）檔案查閱1.建立嚴(yán)格的檔案查閱審批制度，明確查閱范圍、審批流程和查閱要求。2.因工作需要查閱人事檔案的，必須填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱檔案時，必須在指定地點進行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還，并由檔案管理員核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（五）檔案借閱1.確因工作需要借閱人事檔案的，必須辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理員方可將檔案借出，并要求借閱人在借閱登記表上簽字確認(rèn)。3.借閱人必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（六）檔案傳遞1.人事檔案在公司內(nèi)部傳遞時，應(yīng)通過專人負(fù)責(zé)，確保檔案傳遞過程中的安全和保密。2.傳遞檔案時，要填寫檔案傳遞登記表，注明傳遞時間、地點、傳遞人等信息。3.嚴(yán)禁通過公共網(wǎng)絡(luò)或不可信渠道傳遞人事檔案信息。（七）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的人事檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.制定檔案銷毀計劃，明確銷毀檔案的范圍、時間和方式。3.在銷毀檔案前，必須進行嚴(yán)格的審核和審批，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。4.檔案銷毀過程要有專人監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。三、保密措施（一）人員管理1.對人事檔案管理員進行定期的保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.與人事檔案管理員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.加強對涉及人事檔案管理工作的相關(guān)人員的管理，要求其遵守保密制度。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.配備必要的保密設(shè)施設(shè)備，如保險柜、加密軟件等，并定期進行維護和更新。2.對檔案存儲場所的安全設(shè)施進行定期檢查，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。3.限制非授權(quán)人員對保密設(shè)施設(shè)備的訪問，防止設(shè)施設(shè)備被非法使用。（三）信息安全管理1.建立人事檔案信息安全管理制度，規(guī)范信息的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)。2.對人事檔案信息進行分類分級管理，根據(jù)信息的敏感程度采取不同的保密措施。3.加強對網(wǎng)絡(luò)安全的管理，防止人事檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)被竊取或泄露。（四）監(jiān)督檢查1.定期對人事檔案管理工作進行保密檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對違反保密制度的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。3.對違反保密制度的行為，要依法依規(guī)進行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、法律責(zé)任1.人事檔案管理員及相關(guān)人員如違反本保密制度，導(dǎo)致人事檔案信息泄露，給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相