PAGE基建處資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基建處資料檔案管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本基建處實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基建處所有與工程項(xiàng)目相關(guān)的資料檔案管理工作，包括項(xiàng)目前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、施工過(guò)程資料、竣工驗(yàn)收資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基建處設(shè)立專門的資料檔案室，對(duì)所有工程項(xiàng)目資料檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保資料檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則資料檔案應(yīng)如實(shí)反映工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則采取有效措施確保資料檔案的安全，防止資料檔案的損壞、丟失和泄露。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的資料檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的資料檔案分類體系和檢索系統(tǒng)，便于資料檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、資料檔案管理職責(zé)（一）基建處負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)基建處資料檔案管理工作，確保資料檔案管理工作符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.審批資料檔案管理工作計(jì)劃、制度和流程，為資料檔案管理工作提供必要的資源支持。3.監(jiān)督檢查資料檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)資料檔案管理工作中的重大問(wèn)題進(jìn)行決策。（二）資料檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善資料檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，建立資料檔案管理工作體系。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和利用基建處所有工程項(xiàng)目資料檔案，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.負(fù)責(zé)對(duì)資料檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等管理工作，建立資料檔案檢索系統(tǒng)，方便資料檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)對(duì)資料檔案的借閱、歸還、查閱等進(jìn)行登記和管理，嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案借閱制度，確保資料檔案的安全。5.定期對(duì)資料檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理資料檔案管理工作中的問(wèn)題。6.負(fù)責(zé)資料檔案室的安全管理工作，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，確保資料檔案的安全。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目資料檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目資料檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.對(duì)本項(xiàng)目資料檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，按照資料檔案管理要求，及時(shí)向資料檔案室移交項(xiàng)目資料檔案。3.配合資料檔案室做好項(xiàng)目資料檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（四）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程項(xiàng)目中形成的資料檔案的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定及時(shí)向資料檔案室移交。2.配合資料檔案室做好本部門相關(guān)資料檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、資料檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.工程設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工過(guò)程資料包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.竣工驗(yàn)收資料包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。5.其他與工程項(xiàng)目相關(guān)的資料如工程合同、招投標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照資料檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門和本項(xiàng)目在工程項(xiàng)目中形成的資料檔案，并確保資料檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.資料檔案應(yīng)使用原件，如因特殊原因無(wú)法提供原件的，應(yīng)提供復(fù)印件，并注明原件存放處。復(fù)印件應(yīng)加蓋提供單位公章，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。3.資料檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（三）整理要求1.資料檔案室應(yīng)按照資料檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.資料檔案應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一類資料檔案應(yīng)按照重要程度、時(shí)間先后等順序進(jìn)行排列。3.資料檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)應(yīng)包括項(xiàng)目編號(hào)、資料類別編號(hào)、順序編號(hào)等。4.資料檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括資料檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與資料檔案一同存放。5.資料檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。四、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在工程項(xiàng)目完成后，按照資料檔案管理要求，及時(shí)將本部門和本項(xiàng)目的資料檔案整理齊全，并向資料檔案室移交。2.資料檔案室應(yīng)在收到資料檔案后，對(duì)資料檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核合格后，辦理歸檔手續(xù)，并將資料檔案存入專門的檔案柜或檔案架。3.資料檔案應(yīng)按照年度、項(xiàng)目進(jìn)行歸檔，同一項(xiàng)目的資料檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。（二）保管要求1.資料檔案室應(yīng)配備專門的檔案柜、檔案架、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施和設(shè)備，確保資料檔案的安全。2.資料檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度適宜的環(huán)境中，避免陽(yáng)光直射和潮濕。3.資料檔案應(yīng)定期進(jìn)行清查、盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理資料檔案管理工作中的問(wèn)題。對(duì)損壞、丟失的資料檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修復(fù)。4.資料檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管期限的劃分，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。對(duì)保管期限已滿的資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、資料檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資料檔案的，應(yīng)填寫《資料檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到資料檔案室借閱。2.資料檔案室應(yīng)按照《資料檔案借閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱規(guī)定的，辦理借閱手續(xù)，并將資料檔案借給借閱人。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還資料檔案，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。逾期未還的，資料檔案室應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如因保管不善造成資料檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱資料檔案的，應(yīng)填寫《資料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到資料檔案室查閱。2.資料檔案室應(yīng)按照《資料檔案查閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱規(guī)定的，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并提供必要的協(xié)助和支持。3.查閱人應(yīng)在資料檔案室指定的地點(diǎn)查閱資料檔案，不得將資料檔案帶出資料檔案室。如需復(fù)印資料檔案的，應(yīng)經(jīng)資料檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)資料檔案，不得在資料檔案上涂改、標(biāo)記、污損。查閱完畢后，應(yīng)將資料檔案歸還資料檔案室，并辦理查閱手續(xù)。（三）利用登記資料檔案室應(yīng)建立資料檔案利用登記制度，對(duì)資料檔案的借閱、查閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括利用時(shí)間、利用人、利用資料檔案名稱、編號(hào)、利用目的、歸還時(shí)間等信息。利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)。六、資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.資料檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本基建處的實(shí)際情況，對(duì)資料檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其保管期限。（二）鑒定組織1.成立資料檔案鑒定小組，由基建處負(fù)責(zé)人、資料檔案室負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)資料檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。2.鑒定小組應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議，對(duì)資料檔案的鑒定工作進(jìn)行研究和討論，確保鑒定工作的順利進(jìn)行。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)資料檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)其內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。2.間接鑒定法通過(guò)查閱資料檔案目錄、索引等，了解資料檔案的大致內(nèi)容和保存情況，對(duì)其保存價(jià)值進(jìn)行初步判斷。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的資料檔案，應(yīng)填寫《資料檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)基建處負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。2.資料檔案室應(yīng)按照《資料檔案銷毀申請(qǐng)表》的內(nèi)容，對(duì)擬銷毀的資料檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，并將登記冊(cè)報(bào)基建處負(fù)責(zé)人審核。3.審核通過(guò)后，資料檔案室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。銷毀工作應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保資料檔案徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀工作完成后，資料檔案室應(yīng)填寫《資料檔案銷毀記錄》，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、銷毀人等信息，并將銷毀記錄存檔。七、資料檔案管理的信息化建設(shè)（一）信息化管理目標(biāo)1.建立基建處資料檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料檔案的電子化管理，提高資料檔案管理工作的效率和水平。2.通過(guò)信息化管理，實(shí)現(xiàn)資料檔案的快速查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便利用，提高服務(wù)質(zhì)量。3.利用信息化手段，加強(qiáng)對(duì)資料檔案的安全管理，防止資料檔案的損壞、丟失和泄露。（二）信息化管理內(nèi)容1.資料檔案數(shù)字化對(duì)基建處現(xiàn)有的資料檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)資料檔案轉(zhuǎn)化為電子資料檔案，建立電子資料檔案庫(kù)。2.信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合基建處資料檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，確保資料檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。如設(shè)置用戶權(quán)