PAGE石家莊城建檔案銷毀制度一、總則（一）目的為加強石家莊城建檔案管理，確保檔案信息的真實性、完整性和安全性，規(guī)范城建檔案銷毀工作，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于石家莊市行政區(qū)域內(nèi)從事城市建設(shè)活動所形成的各類城建檔案的銷毀管理。包括但不限于城市規(guī)劃、建設(shè)工程、市政設(shè)施、公用事業(yè)等領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，確保銷毀工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在銷毀過程中，要采取有效措施保障檔案信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。3.科學(xué)嚴謹原則：制定科學(xué)合理的銷毀流程和方法，確保銷毀工作徹底、有效。二、銷毀范圍（一）已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案1.根據(jù)國家和地方檔案保管期限規(guī)定，對超過保管期限的城建檔案進行清理。例如，城市建設(shè)項目竣工驗收備案后，相關(guān)的施工過程資料在規(guī)定保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存必要的。2.對于一些時效性較強的城建檔案，如短期的城市交通流量統(tǒng)計報表、臨時建設(shè)工程檔案等，在保管期限屆滿后，可進行銷毀。（二）重復(fù)、無效或錯誤的檔案1.經(jīng)核對發(fā)現(xiàn)存在重復(fù)記錄的城建檔案，如同一建設(shè)項目的多份內(nèi)容相同的施工圖紙、文件等，可保留一份，其余進行銷毀。2.因各種原因?qū)е聝?nèi)容無效或錯誤的檔案，如建設(shè)單位提供的錯誤規(guī)劃指標(biāo)文件、施工單位編制的錯誤施工方案等，經(jīng)核實后予以銷毀。（三）已被新檔案替代且原檔案無特殊價值的隨著城市建設(shè)的發(fā)展和檔案管理的更新，一些舊的城建檔案已被新的、更準確或更全面的檔案所替代，且原檔案在技術(shù)、歷史等方面無特殊價值的，可進行銷毀。例如，城市道路改造后，新的道路竣工檔案已涵蓋了原道路建設(shè)檔案的主要內(nèi)容，原檔案可考慮銷毀。三、銷毀鑒定（一）鑒定組織成立由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、技術(shù)人員等組成的城建檔案銷毀鑒定小組。檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，負責(zé)鑒定工作的組織和協(xié)調(diào)；業(yè)務(wù)專家和技術(shù)人員根據(jù)各自專業(yè)領(lǐng)域，對檔案的價值進行評估。（二）鑒定流程1.初步篩選：檔案管理部門定期對庫存城建檔案進行清查，按照保管期限和檔案類別進行初步分類，篩選出可能需要銷毀的檔案清單。2.詳細審查：鑒定小組對初步篩選出的檔案進行詳細審查。審查內(nèi)容包括檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、與現(xiàn)行工作的關(guān)聯(lián)度等。對于涉及城市重大建設(shè)項目、歷史文化保護等重要領(lǐng)域的檔案，要重點評估其價值。3.價值評估：根據(jù)審查結(jié)果，鑒定小組對每份檔案的價值進行評估。對于具有重要歷史價值、科研價值、憑證價值的檔案，判定為有保存價值，予以保留；對于符合銷毀范圍的檔案，判定為無保存價值，提出銷毀意見。4.形成鑒定報告：鑒定小組對鑒定工作進行總結(jié)，形成城建檔案銷毀鑒定報告。報告內(nèi)容包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果、銷毀檔案清單等。鑒定報告經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認后，報檔案管理部門負責(zé)人審核。四、銷毀審批（一）審批流程1.部門初審：檔案管理部門收到鑒定報告后，對銷毀檔案清單進行初審。初審內(nèi)容包括檔案的類別、數(shù)量、保管期限等是否準確無誤，銷毀意見是否符合本制度規(guī)定。初審?fù)ㄟ^后，將鑒定報告和銷毀檔案清單提交檔案管理部門負責(zé)人。2.負責(zé)人審核：檔案管理部門負責(zé)人對鑒定報告和銷毀檔案清單進行審核。審核重點包括鑒定工作程序是否合規(guī)、銷毀檔案的范圍和數(shù)量是否合理、安全保密措施是否落實等。審核通過后，報上級主管部門審批。3.上級審批：上級主管部門收到檔案管理部門提交的審批材料后，對銷毀事項進行最終審批。審批過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或存在疑問，可要求檔案管理部門進一步說明情況或補充相關(guān)材料。上級主管部門審批同意后，方可實施銷毀工作。（二）審批材料1.城建檔案銷毀鑒定報告：詳細說明鑒定工作的組織、流程、結(jié)果等情況。2.銷毀檔案清單：列出擬銷毀檔案的類別、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。五、銷毀實施（一）銷毀方式1.物理銷毀：對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的專門場所進行，確?；覡a無殘留信息；粉碎可使用專業(yè)的檔案粉碎設(shè)備，將檔案粉碎成無法恢復(fù)的細小顆粒。2.電子檔案銷毀：對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。擦除后的存儲介質(zhì)可進行物理銷毀，如粉碎硬盤、格式化存儲芯片等。（二）銷毀過程記錄1.記錄內(nèi)容：在銷毀過程中，要詳細記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。對于采用焚燒方式銷毀的紙質(zhì)檔案，要記錄焚燒的起始時間、結(jié)束時間、焚燒量等；對于采用粉碎方式銷毀的紙質(zhì)檔案，要記錄粉碎設(shè)備型號、粉碎時間、粉碎檔案數(shù)量等；對于電子檔案銷毀，要記錄數(shù)據(jù)擦除軟件名稱、擦除次數(shù)、存儲介質(zhì)銷毀情況等。2.記錄保存：銷毀過程記錄應(yīng)形成書面文件，由檔案管理部門妥善保存。保存期限不少于檔案保管期限的規(guī)定年限，以備日后查閱和審計。（三）監(jiān)督與安全保障1.監(jiān)督人員：檔案管理部門應(yīng)安排專人對銷毀工作進行現(xiàn)場監(jiān)督。監(jiān)督人員要全程參與銷毀過程，確保銷毀工作按照規(guī)定的方式和流程進行，防止出現(xiàn)違規(guī)操作和安全事故。2.安全措施：銷毀場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、通風(fēng)等設(shè)備。在銷毀過程中，要嚴格遵守安全操作規(guī)程，確保人員和環(huán)境安全。對于采用焚燒方式銷毀的，要防止火災(zāi)蔓延；對于采用電子檔案銷毀的，要防止電磁輻射對周邊設(shè)備和環(huán)境造成影響。六、銷毀后處置（一）檔案清單更新銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)及時對庫存檔案清單進行更新。將已銷毀的檔案信息從清單中刪除，并對檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)進行同步更新，確保檔案信息的準確性和完整性。（二）銷毀證明文件檔案管理部門應(yīng)制作銷毀證明文件，證明已銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。銷毀證明文件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并由檔案管理部門負責(zé)人簽字確認。銷毀證明文件一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交上級主管部門備案。（三）相關(guān)資料歸檔將銷毀鑒定報告、銷毀檔案清單、銷毀過程記錄、銷毀證明文件等相關(guān)資料進行整理歸檔。歸檔資料應(yīng)按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。歸檔資料的保管期限按照本制度規(guī)定執(zhí)行。七、附則