PAGE檔案室制度上墻設(shè)計(jì)圖紙一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案室制度。本制度適用于公司各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度涵蓋公司各類檔案的收集、整理、保管、借閱、利用及銷毀等環(huán)節(jié)，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類檔案，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、記錄等均應(yīng)收集歸檔。2.上級機(jī)關(guān)、行業(yè)主管部門發(fā)來的與公司有關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、意向書等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等。5.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等專項(xiàng)檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將檔案整理移交檔案室。3.對于重要文件、緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集歸檔，并及時(shí)通知檔案室。（三）收集流程1.檔案形成部門收集文件資料后，進(jìn)行初步整理，填寫《檔案移交清單》，注明文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并移交檔案室。3.檔案室接收人員對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案存入相應(yīng)的檔案柜。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家及行業(yè)檔案整理規(guī)范要求。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。2.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類整理。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理。（三）整理方法1.文書檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對文件進(jìn)行裝訂、編頁、編號、編目等操作，編制《文書檔案目錄》。2.人事檔案：對檔案材料進(jìn)行鑒別、整理、分類、編目，建立人事檔案信息系統(tǒng)。3.財(cái)務(wù)檔案：對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理、裝訂，編制《財(cái)務(wù)檔案目錄》。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容，進(jìn)行分類、編號、編目，建立業(yè)務(wù)檔案索引。（四）整理流程1.檔案室接收檔案后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對分類后的檔案進(jìn)行整理，包括裝訂、編頁、編號等操作。3.編制檔案目錄，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將整理好的檔案上架存放，并建立檔案存放索引。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案排列上架存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、章程等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括公司的臨時(shí)性文件、一般性資料等。（四）保管期限變更1.檔案保管期限需要變更的，由檔案室提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。2.變更后的檔案保管期限應(yīng)在檔案目錄及檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。五、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可以借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還日期等信息。2.借閱檔案一般應(yīng)在檔案室現(xiàn)場查閱，如需帶出檔案室，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。4.需要復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案室進(jìn)行復(fù)印。（三）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人員到檔案室辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室進(jìn)行登記，經(jīng)檔案室工作人員檢查無誤后，辦理歸還手續(xù)。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。2.重要檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，須重新辦理借閱申請手續(xù)。六、檔案利用（一）利用方式1.為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，支持公司各項(xiàng)工作的開展。2.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門的要求，提供檔案資料匯編、數(shù)據(jù)分析等服務(wù)。3.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司的決策提供參考依據(jù)。（二）利用要求1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露公司機(jī)密信息。2.檔案利用應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。3.檔案利用過程中形成的記錄、報(bào)告等資料，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。（三）利用流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要利用檔案的，填寫《檔案利用申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案室工作人員根據(jù)利用需求提供檔案資料，并做好利用記錄。4.利用結(jié)束后，利用人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并將利用過程中形成的記錄、報(bào)告等資料提交檔案室歸檔。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家及行業(yè)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織與人員1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整，是否反映公司的主要活動。2.評估檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限是否合理。3.檢查檔案的載體是否安全，是否存在損壞、霉變、蟲蛀等情況。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。3