PAGE檔案室資料保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室資料的保密管理，確保公司機(jī)密信息的安全，防止資料泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室所有資料的管理，包括但不限于文件、合同、圖紙、報(bào)表、數(shù)據(jù)等各類載體形式的資料。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)檔案室資料采取嚴(yán)格的保密措施，確保資料不被非法獲取、使用、披露或銷毀。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)資料的重要性和敏感性，對(duì)其進(jìn)行分級(jí)管理，采取相應(yīng)的保密措施。3.合法合規(guī)原則：本制度的制定和實(shí)施符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。二、保密職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括資料的收集、整理、歸檔、保管等。2.嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案室資料的安全保密。3.對(duì)進(jìn)入檔案室的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，防止無關(guān)人員進(jìn)入。4.定期對(duì)檔案室資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。5.發(fā)現(xiàn)資料有丟失、損壞或泄露跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（二）使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案室資料。2.在使用檔案室資料時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室管理人員。（三）審批人員職責(zé)1.對(duì)涉及保密資料的查閱、借閱、復(fù)制等申請進(jìn)行審批，確保申請的必要性和合法性。2.在審批過程中，應(yīng)嚴(yán)格審查申請內(nèi)容，防止機(jī)密資料被不當(dāng)使用。三、資料分類與分級(jí)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)合同類：涵蓋公司與客戶、供應(yīng)商簽訂的各類合同、協(xié)議等。3.技術(shù)資料類：如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)研發(fā)報(bào)告、工藝文件等。4.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)、預(yù)算資料等。5.人事檔案類：涉及員工的個(gè)人信息、簡歷、考核記錄等。（二）資料分級(jí)根據(jù)資料的重要性和敏感性，將資料分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別。1.絕密級(jí)：公司核心商業(yè)秘密，如未公開的重大戰(zhàn)略決策、關(guān)鍵技術(shù)配方、獨(dú)特商業(yè)模式等。一旦泄露，將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害。2.機(jī)密級(jí)：重要業(yè)務(wù)信息，如重要客戶名單、銷售策略、財(cái)務(wù)預(yù)決算等。泄露后可能對(duì)公司業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響。3.秘密級(jí)：一般性業(yè)務(wù)資料，如普通合同、日常工作報(bào)告等。泄露后可能對(duì)公司造成一定的不利影響。四、保密措施（一）檔案室安全管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置在安全可靠的區(qū)域，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.配備門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。進(jìn)入檔案室的人員需進(jìn)行身份驗(yàn)證并登記。3.檔案室應(yīng)保持整潔、干燥，溫度、濕度應(yīng)符合資料保管要求。（二）資料存儲(chǔ)管理1.對(duì)不同級(jí)別的資料應(yīng)分別存儲(chǔ)，采用加密存儲(chǔ)、專柜存放等方式，確保資料的安全。2.電子資料應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。3.紙質(zhì)資料應(yīng)分類裝訂成冊，標(biāo)注清晰的檔案編號(hào)和保密級(jí)別，存放在專門的檔案柜中。（三）資料查閱管理1.查閱檔案室資料，必須填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、級(jí)別等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、審批人員批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案室管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照等。如需復(fù)制，應(yīng)另行填寫《資料復(fù)制申請表》，經(jīng)審批后方可進(jìn)行。4.絕密級(jí)資料原則上不得查閱，確因工作需要查閱的，須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）資料借閱管理1.借閱檔案室資料，需填寫《資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、審批人員批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。4.機(jī)密級(jí)資料借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，秘密級(jí)資料借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）資料傳遞管理1.因工作需要傳遞檔案室資料時(shí)，應(yīng)采用加密方式進(jìn)行傳輸，如加密郵件、加密移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等。2.傳遞過程中，應(yīng)確保資料的完整性和保密性，防止資料在傳遞過程中被泄露。3.傳遞資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將資料傳遞給無關(guān)人員。（六）資料銷毀管理1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、級(jí)別等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、審批人員批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行，確保資料無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。4.絕密級(jí)資料的銷毀應(yīng)在檔案室管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案室資料保密管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查資料的管理是否符合規(guī)定要求。2.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案室資料進(jìn)行自查，確保資料的安全保密。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違反保密制度導(dǎo)致公司資料泄露，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門應(yīng)制定年度保密培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織公司員工進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技能等方面。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。2.對(duì)于涉及保密資料管理的關(guān)鍵