PAGE機(jī)密檔案室管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司機(jī)密檔案室的管理，確保公司機(jī)密文件、資料和檔案的安全與完整，防止機(jī)密信息泄露，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)所有涉及機(jī)密檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，對機(jī)密檔案采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.完整性原則：確保機(jī)密檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)的完整性，保證檔案資料的真實、準(zhǔn)確和完整。3.安全性原則：建立健全安全防護(hù)機(jī)制，保障機(jī)密檔案室的物理安全、信息安全和人員安全。4.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行機(jī)密檔案管理，確保管理工作合法合規(guī)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)密檔案室管理規(guī)章制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司機(jī)密檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對機(jī)密檔案室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。4.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。5.對違反機(jī)密檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門機(jī)密文件、資料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定及時移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案的整理、歸檔和利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.負(fù)責(zé)對本部門員工進(jìn)行保密教育，確保員工了解并遵守機(jī)密檔案管理規(guī)定。（三）檔案利用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，合理利用檔案信息。2.對查閱、借閱過程中接觸到的機(jī)密檔案負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。3.及時歸還所借檔案，并確保檔案的完好無損。（四）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守機(jī)密檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，并定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全與完整。3.按照檔案整理規(guī)范，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。4.根據(jù)檔案利用需求，及時提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有機(jī)密性的文件、資料、合同、協(xié)議、報表、圖紙、技術(shù)資料等。2.上級主管部門下發(fā)的涉及公司機(jī)密的文件、通知、指示等。3.公司與外部單位簽訂的涉及機(jī)密的合作協(xié)議、保密協(xié)議等。4.其他需要納入機(jī)密檔案室管理的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門機(jī)密文件、資料的收集工作，確保文件、資料的及時、完整收集。2.收集的文件、資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對于重要的機(jī)密文件、資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)和地點。（三）整理原則1.遵循文件、資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件、資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理、便于查找和利用。3.對每份文件、資料進(jìn)行編號、編目，建立完整的檔案目錄體系。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，將檔案分為不同的類別，如行政類、財務(wù)類、業(yè)務(wù)類、技術(shù)類等。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.文件、資料整理完畢后，應(yīng)及時移交檔案室進(jìn)行歸檔。2.歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案室應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對歸檔的檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）保管措施1.物理安全機(jī)密檔案室應(yīng)設(shè)置在安全可靠的地點，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。檔案室門窗應(yīng)安裝防盜門窗，配備監(jiān)控設(shè)備，確保檔案室24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。檔案室應(yīng)配備滅火器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。2.信息安全對機(jī)密檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲時，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。定期對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行備份，并將備份存儲在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格限制檔案管理人員對檔案信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理檔案信息。3.人員安全對檔案管理人員進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。制定應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理措施，確保檔案管理人員能夠迅速、有效地應(yīng)對突發(fā)事件。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱機(jī)密檔案。2.公司外部單位因合作、審計、調(diào)查等需要查閱、借閱公司機(jī)密檔案，但必須經(jīng)過公司相關(guān)部門的批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（二）利用流程1.查閱申請：公司內(nèi)部人員查閱機(jī)密檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案室。2.查閱審批：檔案室收到查閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，對于符合查閱條件的申請，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱登記：經(jīng)審批同意后，檔案室應(yīng)安排專人陪同查閱，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.借閱申請：公司內(nèi)部人員借閱機(jī)密檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案室。5.借閱審批：檔案室收到借閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的申請，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。6.借閱登記：經(jīng)審批同意后，檔案室應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱人員姓名、借閱時間、借閱期限、歸還時間等信息，并收取借閱保證金。7.檔案歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案室應(yīng)進(jìn)行核對，確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用限制1.查閱、借閱機(jī)密檔案時，必須在檔案室指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄機(jī)密檔案內(nèi)容。3.對于涉及公司核心機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍，只有經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員才能查閱、借閱。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且已無保存價值的。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且已無保存價值的。3.檔案涉及的事項已經(jīng)結(jié)束，且已無保密必要的。（二）銷毀程序1.鑒定：由檔案管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否符合銷毀條件。2.審批：經(jīng)鑒定符合銷毀條件的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.銷毀實施：審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.監(jiān)銷：檔案銷毀時，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案：采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.電子檔案：采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保存儲介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對機(jī)密檔案室管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案管理工作的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，包括工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、保密意識等。3.檔案存儲環(huán)境的安全情況，包括防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備的運行情況。4.檔案信息的安全情況，包括檔案數(shù)字化存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施的落實情況。（三）檢查頻率1.檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)定期對機(jī)密檔案室管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行兩次全面檢查。2.對于重要檔案管理環(huán)節(jié)或發(fā)現(xiàn)問題較多的部門，應(yīng)增加檢查頻率。（四）問題整改1.檢查結(jié)束后，監(jiān)督小組應(yīng)及時出具檢查報告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提出整改意見和建議。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檢查報告，制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，并及時進(jìn)行整改