PAGE完整版企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。5.參與公司重大活動和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交檔案。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案信息化管理技術(shù)，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、銷毀或泄露檔案信息。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政事務(wù)、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、規(guī)章制度等文件材料。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：包括公司經(jīng)營決策、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司生產(chǎn)工藝、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、設(shè)備管理等方面的文件材料。5.產(chǎn)品研發(fā)類：包括公司新產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)資料等方面的文件材料。6.基本建設(shè)類：包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等文件材料。7.設(shè)備儀器類：包括公司設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等方面的文件材料。8.會計(jì)檔案類：包括公司會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件材料。9.聲像檔案類：包括公司照片、錄音、錄像等聲像資料。10.電子檔案類：包括公司以電子形式存在的各類文件材料。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編制。具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位數(shù)字表示各類檔案，如“行政管理類”用“01”表示，“黨群工作類”用“02”表示，以此類推。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年形成的第一份行政管理類檔案編號為“202301001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等文件材料。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的具有代表性的文件材料，如科研成果、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號：對每一份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與檔案編號一致。3.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.堅(jiān)持以辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)，正確區(qū)分檔案的精華與糟粕。（二）鑒定組織成立公司檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）保管期限劃分公司檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐份審查，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限和處理意見。3.對鑒定小組確定的銷毀檔案清單進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無異議后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對擬銷毀檔案進(jìn)行銷毀處理。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類存放，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。4.做好檔案庫房的安全防范工作，定期檢查消防器材、防盜設(shè)施等設(shè)備的運(yùn)行情況，確保檔案庫房的安全。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.方便利用原則，簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。3.依法利用原則，檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等需要查閱本人檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司員工查閱本人檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等信息。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點(diǎn)查閱。（四）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供必要的檔案復(fù)印件或電子文檔。提供的復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，確保其與原件一致。3.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交檔案。移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.公司與外部單位進(jìn)行合作或項(xiàng)目結(jié)束后，涉及檔案移交的，應(yīng)按照合同約定或相關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。移交時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案編號進(jìn)行分類存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.電子檔案存儲與備份：電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存